Налоговый кодекс РФ позволяет организации учитывать расходы на топливо и другие горюче-смазочные материалы (далее – ГСМ) как для собственного автомобиля, так и арендованного (у сотрудника организации или у третьих лиц).
При аренде автомобиля признание расходов на ГСМ зависит от того, какой именно договор заключен с арендатором. Причем расходы на ГСМ арендатор сможет учесть в том случае, если он несет их согласно договору.
Если с арендодателем заключен договор аренды ТС с экипажем, обязанность содержать автомобиль и заправлять его ГСМ ложится на арендодателя (ст. 632, ст. 634, 636 ГК РФ). В этом случае стоимость ГСМ и обслуживания покрываются арендодателем за счет арендной платы, которая учитывается арендатором (налогоплательщиком) в расходах на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Если с арендодателем заключен договор аренды ТС без экипажа, обязанность обеспечивать его ГСМ и обслуживать возлагается на арендатора (п. 1 ст. 642, 646 ГК РФ).
Вместе с тем нормы ГК РФ, регулирующие договор аренды ТС, позволяют сторонам урегулировать эти положения по своему усмотрению.
НК РФ позволяет учитывать ГСМ:
- как материальные расходы, если организация является транспортной компанией (т. е. транспортные услуги для нее – основной вид деятельности) (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ);
- как прочие расходы на содержание служебного транспортного средства - для прочих организаций (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Основным документом, подтверждающим расходы организации на ГСМ за определенный период времени (например, за месяц), является путевой лист. Форму путевого листа организация может разработать самостоятельно. Однако, такая форма должна содержать необходимые реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (до 01.03.2023 – приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
В частности, путевой лист должен включать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством).
Приобретение ГСМ через подотчетное лицо
В такой ситуации топливо для автомобиля приобретает на АЗС работник на деньги, которые выдает ему организация.
Соответствующий порядок должен быть закреплен в локальном нормативном акте. В таком ЛНА рекомендуется предусмотреть:
- список работников, которым будут выдаваться деньги на оплату;
- срок, на который такая сумма выдана;
- размер выдаваемой суммы или порядок ее расчета.
Потраченные суммы на содержание автомобиля работник должен отразить в авансовом отчете, который необходимо представить в течение установленного руководителем организации срока (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Оформить авансовый отчет работник может по форме № АО-1 или иной самостоятельно разработанной организацией форме.
Вместе с авансовым отчетом работник должен передать организации подлинники документов, подтверждающих приобретение ГСМ (в частности, чеки ККТ).
При этом стоимость топлива учитывается в расходах на основании путевых листов, подтверждающих конкретное количество потраченного топлива.
Приобретение ГСМ по топливным картам
Топливная карта – это карта с магнитной полоской или электрочипом, хранящая информацию о количестве предоплаченного топлива, его ассортименте и лимитах на отпуск. Топливная карта позволяет получить ГСМ на АЗС, не прибегая к наличному расчету.
Организация получает топливную карту после заключения договора с поставщиком ГСМ, в котором указывается ряд условий:
- наименование и стоимость приобретаемых ГСМ;
- вид топливной карты;
- условия оплаты ГСМ;
- дата перехода права собственности на ГСМ и т. д.
По окончании месяца налогоплательщик должен получить от поставщика ГСМ:
- товарную накладную на объем и стоимость полученных ГСМ;
- счет-фактуру;
- детализированный отчет о производимых операциях с использованием топливных карт.
Сама топливная карта может быть как платной, так и бесплатной. Если организация получила топливную карту за плату, то ее стоимость можно учесть единовременно, как иные прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
По договору организация может получить одну или несколько топливных карт, которые выдаются сотрудникам, список которых устанавливается в локальном нормативном акте.
При использовании топливной карты авансовый отчет работник не составляет, поскольку карта не является денежным документом. Однако он должен предоставить организации оригиналы кассовых чеков, выданных ему на АЗС при заправке по топливной карте.
При этом стоимость топлива учитывается в расходах на основании путевых листов, подтверждающих конкретное количество потраченного топлива.
Приобретение ГСМ по талонам
Топливные талоны приобретаются организацией по договору с поставщиком ГСМ. Налогоплательщик, избравший такой способ приобретения топлива, оплачивает поставщику определенное количество ГСМ, а поставщик выдает на него талоны. На основании этих талонов автомобили будут заправляться на то количество бензина, которое указано в талоне.
Талоны, как и наличные денежные средства, выдаются водителям под отчет. В локальном нормативном акте следует закрепить:
- список работников, которым будут выданы карты;
- срок, на который будут выданы талоны
- количество выдаваемых талонов.
О потраченных талонах работник должен предоставить авансовый отчет (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
При этом стоимость топлива учитывается в расходах на основании путевых листов, подтверждающих конкретное количество потраченного топлива.
Статьи-рекомендации: