По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность этого отпуска определяется по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Однако есть случаи, когда работодатель обязан предоставить такой отпуск (ч. 2 ст. 128 ТК РФ):
- участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
- работающим пенсионерам (получающим пенсию по старости) – до 14 календарных дней в году;
- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечий, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, – до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней по каждому факту;
- в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором. Например, при совмещении работы и обучения (ст. 173-174 ТК РФ), при уходе за детьми (ст. 263 ТК РФ) и при совместительстве (ст. 286 ТК РФ).
В ч. 2 ст. 128 ТК РФ не указано, какой год брать для подсчета количества дней отпуска за свой счет, которые обязан предоставить работодатель – рабочий или календарный. Работодателям следует исходить из того, что максимальная продолжительность отпуска без сохранения зарплаты установлена за один рабочий (а не календарный) год. Рабочий год составляет 12 полных месяцев и, в отличие от календарного года, исчисляется не с 1 января, а со дня приема на работу к конкретному работодателю. Например, работодатель обязан предоставить работнику-инвалиду 60 календарных дней отпуска в течение рабочего года (письмо Минтруда России от 06.10.2016 № 14-2/ООГ-8948).
Законодательство не ограничивает срок, в течение которого работник имеет право взять отпуск без сохранения заработной платы (например, в связи с регистрацией брака). По мнению Роструда, работодатель может закрепить такой срок в коллективном договоре или локальном нормативном акте (письмо Роструда от 13.01.2023 № ПГ/32716-6-1).
Трудовой кодекс РФ не ограничивает минимальную продолжительность отпуска без сохранения заработной платы, а также не содержит требование о предоставлении такого отпуска в днях. По мнению Роструда, работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты любой продолжительности, в т. ч. на несколько часов (например, 4 часа) (письмо Роструда от 01.09.2023 № ПГ/18132-6-1). Однако не рекомендуем работодателям предоставлять работникам отпуска без сохранения заработной платы на несколько часов, поскольку в этом случае возникает риск неправильного подсчета стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (см. комментарий).
Отметим, что сотрудник может устроиться на работу по совместительству к другому работодателю в период отпуска без сохранения заработной платы по основному месту работы. Трудовое законодательство не содержит запрета (письмо Минтруда России от 18.10.2023 № 14-6/ООГ-6540).
Работодатель не вправе отозвать сотрудника из отпуска без сохранения заработной платы, поскольку трудовое законодательство не предусматривает такую возможность. При этом для изменения продолжительности отпуска за свой счет по заявлению сотрудника ГИТ по Москве рекомендует издать приказ о досрочном окончании (прекращении) такого отпуска (письмо ГИТ в г. Москве от 28.03.2024 № ПГ/04883/10-10318-ОБ/18-1277).
Порядок оформления отпуска за свой счет
1. Получить от работника заявление на отпуск
Сотрудник может составить заявление в свободной форме и представить работодателю в письменном виде (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
В этом заявлении должны быть указаны:
- причины, по которым работнику требуется отпуск;
- дата, с которой сотрудник хочет уйти в отпуск;
- продолжительность этого отпуска.
О том, включаются ли в продолжительность отпуска за свой счет выходные и праздничные дни, см. статью-рекомендацию.
2. Издать приказ о предоставлении отпуска
Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы можно издать по форме, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-6 и форма № Т-6а) или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Если работодатель использует унифицированные формы, то необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания).
В соответствии с Указаниями при заполнении приказа об отпуске в строке "за период" и графах 6-7 приказа отражается период, за который предоставляется отпуск. При заполнении приказа об отпуске без сохранения заработной платы эти графы можно оставить пустыми.
3. Ознакомить сотрудника с приказом под подпись
Работник ставит подпись об ознакомлении в самом приказе, а также указывает дату ознакомления.
Работодатель вправе урегулировать вопрос об издании приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и сроке ознакомления с ним работника в локальном нормативном акте. Такие условия можно включить в Правила внутреннего трудового распорядка или другой локальный нормативный акт работодателя (ст. 8, 189 ТК РФ). Это следует из письма Роструда от 16.08.2024 № ПГ/15852-6-1.
4. Внести сведения в личную карточку работника
Оформлять личную карточку работника не обязательно. Однако работодатель может по своему усмотрению оформить на работника личную карточку (письмо Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).
Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций,
- форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Если работодатель продолжает вести личные карточки по унифицированной форме, то в личной карточке необходимо заполнить раздел "Отпуск".
В графе 1 указывается вид отпуска – "Отпуск без сохранения заработной платы". Графы 2 и 3 не заполняются. В графе 4 указывается количество дней отпуска, а в графах 5 и 6 – начало и конец отпуска за свой счет соответственно.
Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанную самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
5. Оформить табель учета рабочего времени
Унифицированные формы этого табеля № Т-12 и № Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
В зависимости от вида отпуска в табеле нужно проставить соответствующий буквенный или цифровой код. Указанные коды приведены в форме № Т-12.
При предоставлении отпуска без сохранения зарплаты проставляется:
- "ДО" ("16") – если отпуск предоставляется по разрешению работодателя;
- "ОЗ" ("17") – если отпуск предоставляется в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Работодатель может разработать собственную форму табеля учета рабочего времени и условные обозначения для него, утвердив их приказом.
Статья-рекомендация: