Затраты на проведение переговоров с физлицами, как с фактическими, так и с потенциальными клиентами, включаются в представительские расходы.
Минфин России в письме от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149 рассмотрел вопрос о том, можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами. Финансовое ведомство указало, что на основании пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ налоговую базу уменьшают затраты на официальный прием представителей других организаций. Однако, по мнению Министерства, к представительским расходам можно отнести и затраты на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами налогоплательщика. Следовательно, такие расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Подробнее о представительских расходах см. Справочник "Налог на прибыль организаций".