Отпускные в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ выплачиваются работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Такие суммы являются налогооблагаемым доходом, поэтому при их выплате организация как налоговый агент удерживает и уплачивает с них НДФЛ (ст. 209, 226 НК РФ).

Нередки ситуации, когда работник увольняется до окончания года, в счет которого ему предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В таком случае отпускные за неотработанные дни отпуска признаются излишне выплаченными.

В соответствии с ч. 2 ст. 137 ТК РФ работодатель вправе удержать данные суммы при окончательном расчете с сотрудником. В то же время работник может в добровольном порядке вернуть излишек средств в кассу организации. Данную ситуацию рассмотрел Минфин России в письме от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 (доведено до сведения налоговых органов письмом ФНС России от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@). Ведомство отметило, что возвращенные суммы отпускных перестают быть доходом физлица. А поскольку ранее организация с этих средств уже перечислила в бюджет НДФЛ, то налог в этой части является излишне уплаченным. Организация вправе обратиться в инспекцию за возвратом переплаты в порядке, предусмотренном ст. 78 НК РФ.

На основании п. 7 ст. 78 НК РФ заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня уплаты. При этом налоговый орган обязан произвести возврат средств в течение месяца с момента получения заявления от налогового агента (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Подробнее об удержании НДФЛ с выплат при отпуске см. справочник "Налог на доходы физических лиц".