Заказчики вправе оплачивать обязательства, связанные с закупкой товаров, работ и услуг, в наличной форме (в т.ч. путем выдачи работникам подотчетных сумм) с учетом предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке. Разъяснения по этому вопросу содержатся, в частности, в письме Минэкономразвития России от 06.05.2016 № ОГ-Д28-6328, письме Минэкономразвития России № 18505-ЕЕ/Д28и, Минфина России № 02-02-04/39043 от 05.08.2014.

Выдавать сотруднику денежные средства под отчет можно как по его письменному заявлению, утвержденному руководителем, так и по распоряжению организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). На основании этих документов учреждение принимает обязательства.

При оплате товаров, работ, услуг через подотчетное лицо расходы отражаются по соответствующим кодам бюджетной классификации в зависимости от экономического содержания операции.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет и подтверждающие документы.

Как провести в программе приобретение и оплату услуг через подотчетное лицо, показано в новых практических статьях справочников хозяйственных операций:

• по "1С:БГУ 8" - для бюджетных и автономных учреждений;
• по "1С:БГУ 8" - для казенных учреждений.