В соответствии с п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У) разрешено хранить в кассах наличные деньги в суммах, превышающих установленные лимиты остатка кассы, только в дни выплат заработной платы, стипендий, других выплат, включенных в фонд заработной платы и выплаты социального характера.

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных денег со счета (п. 6.5 Указания № 3210-У). Суммы неполученной заработной платы депонируются на расчетном счете в банке.

Если заработная плата не была получена в сроки, кассир должен:

• проставить в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или Платежной ведомости (ф. 0504403) оттиск печати (штампа) или сделать запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не выплачены деньги;
• подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной или платежной ведомости;
• поставить подпись на расчетно-платежной или платежной ведомости и передать ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю);
• оформить Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) на фактически выданные по расчетно-платежной или платежной ведомости суммы наличных денег.

Для учета сумм оплаты труда, пособий, пенсий, компенсаций, стипендий, не полученных в установленный срок, предназначен счет 304 02. Как отразить в программе расчеты с депонентами, показано в новых практических статьях справочников хозяйственных операций:

• по "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений;
• по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений.