Согласно п. 4 ст. 170 НК РФ налогоплательщик обязан вести раздельный учет сумм НДС по приобретенным товарам (работам, услугам), если он осуществляет одновременно облагаемые и освобождаемые операции. При этом раздельный учет можно не вести в тех налоговых периодах, в которых расходы на приобретение, производство и реализацию товаров (работ, услуг), которые не подлежат налогообложению, не превышают 5 процентов общей суммы расходов. В указанных налоговых периодах весь предъявленный НДС налогоплательщик может принять к вычету из бюджета.

При определении суммы расходов для расчета процента налогоплательщик может учитывать не только расходы, которые относятся конкретно к облагаемым или освобождаемым операциям, но и расходы, которые отнести конкретно к тому или иному виду операции невозможно (в частности, общехозяйственные расходы). Такие расходы следует распределять между облагаемыми и освобождаемыми операциями.

В письме от 03.07.2017 № 03-07-11/41701 Минфин России разъяснил, что порядок распределения общих расходов налогоплательщик вправе установить самостоятельно. При этом для определения пропорции могут быть использованы такие показатели, как сумма прямых расходов, численность персонала, фонд оплаты труда, стоимость основных фондов и иные показатели, утвержденные учетной политикой для целей налогообложения.

Подробнее о расходах, распределяемых для вычета НДС, см. в справочнике "Налог на добавленную стоимость".