Сотрудникам с разъездным характером работы необходимо выплачивать суточные, возмещать расходы на проезд, наём жилья, а также иные расходы, осуществленные с ведома и разрешения работодателя (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). Размеры перечисленных выплат устанавливаются коллективным, трудовым договором или иным локальным актом по организации (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Именно в этих размерах суточные и иные возмещаемые затраты освобождены от обложения НДФЛ, страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). К тому же такие суммы в полном объеме учитываются в расходах по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 255 НК РФ). Это пояснил Минфин России в письме от 19.06.2017 № 03-04-06/38080.

В ведомстве обратили внимание плательщиков на то, что при расчете НДФЛ и страховых взносов нужно различать суточные для сотрудников с разъездным характером работы и командированных работников. Это связано с тем, что суточные при командировках не облагаются НДФЛ и взносами в пределах лимитов – 700 рублей в день при командировках по России и 2 500 рублей в день при загранкомандировках (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Суточные при разъездной работе освобождены от НДФЛ и взносов в полной сумме.

Заметим, что Минфин России ранее также давал аналогичные пояснения (см. письма от 14.04.2017 № 03-04-06/22286, от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).

Подробнее о налогообложении компенсаций при разъездном характере работы см. справочники "Налог на доходы физических лиц" и "Налог на прибыль организаций".