В бухгалтерском учете долг работника по невозвращенной сумме подотчетных средств списывается в прочие расходы предприятия.

Для целей исчисления налога на прибыль долг по невозвращенной сумме можно признать безнадежным и включить в состав внереализационных расходов только по истечении срока исковой давности. Ранее истечения срока исковой давности это сделать нельзя.

Подробнее о том, как отразить списание подотчетной суммы, которую работник не вернул, см. в актуализированной статье "Справочника хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8":

• Списание задолженности по подотчетным суммам при увольнении сотрудника.