Обязанность удержать НДФЛ со стоимости аренды автомобиля или оплаты такси для работника зависит от целей поездок физлица. Такие выводы содержатся в письме Минфина России от 20.03.2017 № 03-04-06/15815.

Если поездки связаны с производственной необходимостью, они осуществляются в интересах работодателя, следовательно, у сотрудника не возникает облагаемого НДФЛ дохода. При этом должны быть документы, подтверждающие цель поездки.

Финансовое ведомство не уточняет, что это за документы. На наш взгляд, к ним можно отнести ведомости учета поездок работников, служебные записки сотрудников о необходимости использования арендованного автомобиля или такси (например, для поездки на переговоры с контрагентами), приказ руководителя об использовании арендованного транспорта в служебных целях и т.п.

Отсутствие оправдательных документов свидетельствует о том, что сотрудник использовал транспорт в личных целях. В таком случае организация должна удержать и уплатить НДФЛ со стоимости аренды автомобиля или проезда на такси, поскольку такая оплата будет доходом физлица в натуральной форме (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Подробнее об обязанностях налоговых агентов см. справочник "Налог на доходы физических лиц".