Когда задолженность, которая числится за физлицом, становится безнадежной к взысканию (например, в связи с истечением срока давности), организация вправе списать ее с баланса. С этого момента величина списанного долга признается доходом физлица, с которого налоговый агент должен удержать и уплатить НДФЛ (пп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если каких-либо денежных выплат в пользу физлица организация не производит, необходимо в срок не позднее 1 марта следующего года сообщить налоговому органу и налогоплательщику о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). В таком случае налогоплательщик-должник обязан самостоятельно уплатить НДФЛ.

Если впоследствии физлицо погасит задолженность перед организацией, у него возникнет излишне уплаченный НДФЛ. В подобной ситуации возвращает налог:

• налоговый агент по правилам ст. 231 НК РФ – если ранее организация удержала НДФЛ с выплат в пользу физлица;
• налоговая инспекция по заявлению физлица по правилам ст. 78 НК РФ – если ранее налогоплательщик самостоятельно перечислил налог.

Это подтверждают контролирующие органы (см. письма Минфина России от 15.02.2017 № 03-04-05/8578, ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507).

Также специалисты налоговой службы в упомянутом разъяснении от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507 указывали, что при погашении физлицом задолженности организации потребуется представить в инспекцию уточненные сведения по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Подробнее об обязанностях налоговых агентов см. справочник "Налог на доходы физических лиц".