В соответствии с инструкцией, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция № 157н), для учета движения наличных денежных средств в кассе учреждения предназначен счет 201 34, для учета операций по счетам казенных учреждений, открытых в финансовом органе, - счет 304 05 (пп. 166, 279 Инструкции № 157н).

Согласно пп. 365, 367 Инструкции № 157н к счетам 201 00 "Денежные средства учреждения" и 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" открываются забалансовые счета 17 "Поступления денежных средств" и 18 "Выбытия денежных средств".

Счет 17 предназначен для аналитического учета поступлений денежных средств на банковские счета учреждения, на лицевой счет, открытый ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), на счет операций с наличными денежными средствами, в кассу, а также для учета возврата излишне полученных доходов (доходов от авансов). Исключение составляют поступления от возвратов расходов текущего финансового года, а также возврат остатков неиспользованных субсидий (грантов) прошлых лет. Они отражаются на счете 18.

Счет 18 предназначен для аналитического учета выбытий денежных средств с банковских счетов учреждения, с лицевого счета, открытого ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), со счета операций с наличными денежными средствами, из кассы, а также для учета возвратов расходов (излишне произведенных перечислений) текущего года. Исключение составляют выбытия, которые отражаются на счете 17.

В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" операции по движению денег между кассой и лицевым счетом отражаются на забалансовых счетах несколько иначе - автоматически ставится забалансовый счет 18 с КПС вида расходов. Это показано в новых практических статьях справочника хозяйственных операций по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений:

• Поступление денег в кассу с лицевого счета, открытого в органе казначейства
• Возврат денег из кассы на лицевой счет