Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившее в силу 08.01.2015, отменило обязанность работодателя заполнять командировочное удостоверение.

Теперь фактический срок нахождения в командировке определяется по проездным документам, которые работник должен предоставить по возвращении из поездки.

Если работник едет на личном транспорте, такой срок указывается в служебной записке, к которой прилагаются оправдательные документы.

Это прямо предусмотрено п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).

Однако положение о командировках не регулирует ситуацию, когда работник едет в командировку на служебном транспорте.

Комментируя данный вопрос Роструд письме от 10.04.2015 № 831-6-1 отметил, что п. 7 Положения о командировках на такие случаи не распростроняется.

Следовательно, работодатель может самостоятельно установить правила проезда в командировку в этих случаях локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 ТК РФ.

Вместе с тем, организация может учесть в прочих расходах стоимость проезда работника к месту командировки и обратно (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). По правилам п. 1 ст. 252 НК РФ принимаемые к учету расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

В письме от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840 Минфин России рассмотрел вопрос о том, какие документы понадобятся работодателю для подтверждения фактического срока командировки в этой ситуации.

Финансовое ведомство указало, что при возвращении из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет, к которому прилагаются документы, связанные с командировкой. Так, работник должен предоставить документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах (п. 26 Положения о командировках). Перечень таких документов не закрыт. Поэтому подтвердить фактический срок нахождения работника в командировке можно любыми первичными документами, которые оформлены в соответствии с требованиями бухучета и свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно.

Например, это могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. документы, подтверждающие использование служебного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Подробнее об учете командировочных расходов см. справочник "Налог на прибыль организаций".