В базу по взносам не включается возмещение командировочных расходов, в частности, оплата проезда до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее – Закон № 212-ФЗ). Однако непосредственно в месте командировки у работника также могут возникнуть расходы, связанные с проездом.

В письме от 13.05.2016 № 17-3/ООГ-764 Минтруд России рассмотрел вопрос о начислении взносов на стоимость аренды автомобиля в служебной поездке. Ведомство указало, что все выплаты по возмещению расходов на командировки признаются компенсационными и освобождаются от начисления взносов на основании пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ (как связанные с выполнением трудовых обязанностей), но при условии, что затраты, понесенные физлицом:

• экономически обоснованные;
• документально подтвержденные.

Так, расходы по аренде автомобиля в командировке являются обоснованными, если, к примеру, гостиница, где проживает работник, значительно удалена от места выполнения работ. При этом отсутствует возможность проезда общественным транспортом.

Конкретные подтверждающие документы в письме ведомства не поименованы.

На наш взгляд, в качестве таких документов могут выступать договор аренды автомобиля, платежные документы на оплату стоимости аренды, график и маршруты движения общественного транспорта в месте командировки и т.п.

Если оправдательных документов нет, взносы со стоимости аренды автомобиля организации потребуется исчислить в общем порядке.

О том, нужно ли удерживать НДФЛ с возмещения подобных затрат, см. справочник "Налог на доходы физических лиц".