В письме от 13.08.2014 № ПА-4-11/15988 ФНС России рассмотрела вопрос о том, должна ли организация представлять в налоговый орган новую справку 2-НДФЛ при возврате работнику налога, излишне удержанного с его доходов в прошлом налоговом периоде.

Налоговое ведомство разъяснило, что согласно разделу I Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@) в случае перерасчета НДФЛ в связи с уточнением налоговых обязательств физического лица налоговый агент оформляет новую справку, в которой указывается дата составления этой справки и номер ранее представленной справки. Таким образом, если организация излишне удержала с доходов работника НДФЛ в прошлом налоговом периоде, а вернула его в текущем налоговом периоде, то в отношении такого работника следует оформить уточненную справку за прошлый период, отразив в п.п. 5.3 - 5.5 этой справки показатели, образовавшиеся после перерасчета. При этом п. 5.6 в данной справке не заполняется.

Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ возврат работнику излишне удержанной суммы НДФЛ организация производит за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей по указанному налогоплательщику, а также по иным налогоплательщикам, с доходов которых удержан налог. Если этой суммы для возврата налога недостаточно, то организация должна подать в налоговый орган заявление на возврат излишне удержанной суммы НДФЛ.

В письме ФНС России указала, что если организации необходимо осуществить такой возврат, то помимо заявления она должна представить в налоговый орган выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы НДФЛ в бюджет (бухгалтерские справки, пояснения, расчетно-платежные ведомости с исправлением ошибки). При этом до возврата налога из бюджета организация вправе вернуть НДФЛ работнику за счет собственных средств.

Подробнее о возврате излишне удержанного НДФЛ см. справочник "Налог на доходы физических лиц".