Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов учитываются представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, которые участвуют в переговорах с целью установить и поддерживать сотрудничество.

В письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин России рассмотрел вопрос о том, какими документами организация может подтвердить указанные расходы.

Финансовое ведомство отметило, что на основании ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли учитываются любые обоснованные расходы, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, главой 25 НК РФ не установлен. Поэтому такими документами могут быть любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере понесенных расходов. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в этом отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Подробнее о представительских расходах см. Справочник "Налог на прибыль организаций".