Учет сторон, подписывающих договор аренды
Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 2.1.7 от версии 2.1.6.
Версия: КОРП, ДГУ.
Исходя из сложившейся делопроизводственной практики документы, по которым ведется учет по контрагентам, – подписываются сторонами (например: договоры, соглашения, первичные документы). Для этого в новой версии программы появилась возможность фиксировать факт подписания документа сторонами.
Теперь в карточке внутреннего документа можно указать, какой стороной и когда был подписан (или не подписан) документ.
Учет сторон, подписывающих договор аренды
Для документов, по которым не ведется учет по контрагентам, в программе по-прежнему поддерживается утверждение внутри предприятия (например: приказ, распоряжение, служебная записка).
Поле «Подписал» в карточке внутреннего документа
Как настроить
Возможность фиксировать факт подписания документа сторонами доступна, если по виду документа ведется учет по контрагентам.
За выбор варианта подписания отвечает одноименная настройка вида внутреннего документа: Настройка – Вариант подписания.
Доступны следующие варианты подписания:
Если документ является договором, вариант подписания автоматически устанавливается в значении Мы и контрагент(ы).
Выбор варианта подписания вида внутреннего документа
Добавить стороны, подписывающие документ, можно следующими способами:
Стороны, подписывающие договор аренды
Факт подписания документа и дата заполняются ответственным сотрудником в карточке документа вручную.
Для анализа документов, которые по каким-то причинам не были подписаны, предусмотрен отчет Неподписанные внутренние документы. Он открывается из панели отчетов раздела Документы и файлы.
Также с помощью команды Изменить форму в список внутренних документов можно вывести колонку Подписан всеми.
Важные особенности
Обратите внимание: по документам, для которых ведется учет по контрагентам, запуск процесса Утверждение недоступен.
Если согласно локальным нормативным актам вашего предприятия вид внутреннего документа требует отправки на внутреннее утверждение, в карточке этого вида необходимо установить настройку Использовать утверждение. В этом случае по документу будет отключено ведение учета по контрагентам, документ можно будет отправить на утверждение, а в карточке документа будет доступно поле Подписал.
Настройка «Использовать утверждение» для вида внутреннего документа
Версии: КОРП, ДГУ.
В новой версии программы маршруты комплексных процессов (и шаблонов процессов) можно настроить с помощью графических схем.
Схемы работают в тестовом режиме и будут развиваться в следующих версиях программы.
Теперь комплексные процессы можно настроить одним из двух способов: либо схемой, либо списком действий. Выбрать способ настройки можно только при создании нового процесса или шаблона процесса. Конвертация списка действий в схему не поддерживается.
Как настроить
Для настройки комплексного процесса с помощью схем необходимо выполнить следующие действия:
Действие 1. При создании нового комплексного процесса или шаблона выбрать вариант Схема (тестовый режим).
Выбор способа настройки комплексного процесса
Действие 2. В карточке процесса перейти на закладку Маршрут и поочередно настроить каждое действие комплексного процесса.
При необходимости добавить дополнительные элементы: действия, условия, разделения, слияния, вложенные процессы.
Настройка схемы комплексного процесса
Двойной клик по элементу Действие открывает помощник создания нового действия, следуя указаниям которого можно настроить действие привычным способом.
Для добавления вложенных процессов предусмотрена кнопка 
.
Для настройки условия предусмотрена кнопка 
. При добавлении нового условия необходимо сначала связать его с нужными элементами
и только после этого двойным кликом перейти к настройке. В противном случае список действий в настройке условия будет пуст.
Добавление условия в комплексный процесс
В условии можно настроить:
Настройка условия в комплексном процессе
Для разделения процесса на несколько параллельных ветвей предусмотрена кнопка 
Разделение. Для слияния – 
Слияние. Элемент слияния ожидает выполнения всех входящих в него ветвей. При этом допускается использование вложенных разделений и слияний.
Разделение допускается без слияния. А слияние без разделения – нет.
Разделение и слияние действий комплексного процесса
На схеме после старта процесса границы выполняющихся действий выделяются пунктиром, завершенных – жирным.
Выполняющееся и завершенное действие комплексного процесса
Особенности тестового режима
Настройка комплексного процесса с помощью схемы работает в тестовом режиме, поэтому в программе есть несколько ограничений:
Версии: КОРП, ДГУ.
Раньше при получении предупреждения об отсутствии адресатов исходящего письма приходилось возвращаться в письмо, чтобы добавить заместителей или удалить отсутствующих. В новой версии программы это можно сделать автоматически.
Предупреждение об отсутствии адресатов
Для этого в предупреждении об отсутствии адресатов достаточно выбрать одно из действий:
Обратите внимание: при отправке письма отсутствия проверяются только среди адресатов с признаком «Кому».
Версии: КОРП, ДГУ.
В карточке записи календаря теперь по умолчанию отображается планировщик. Это позволит видеть запланированные дела и занятость сразу при создании новой записи.
Планировщик в записи календаря
Отключить отображение планировщика можно в карточке записи и в настройках календаря.
Версии: КОРП, ДГУ.
В новой версии программы в мероприятиях и записях календаря, созданных на основании письма, дата, время, место и наименование автоматически заполняются из текста письма.
Запись календаря, созданная на основании письма
Программа распознает множество комбинаций текстов. Приведем некоторые их них:
Мероприятие, созданное на основании письма
Если данные не распознаны или отсутствуют в тексте письма, то реквизиты новой карточки мероприятия или записи календаря остаются незаполненными.
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В программе появилась возможность внести всю необходимую информацию о предприятии при отключенном учете по нескольким организациям. Такой информацией может быть:
Заполнение этой информации в программе позволит:
Если до обновления на версию 2.1.7 учет по нескольким организациям был отключен, то после обновления будет автоматически создана Организация в одноименном справочнике.
Примечание
В новой версии программы за получение информации о предприятии отвечает модуль РаботаСОрганизациями. Поэтому после обновления на версию 2.1.7 рекомендуем проверить работу скриптов в настройках заполнения файлов.
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы появилась возможность назначить пользователям доступ, который не зависит от рабочих групп и настроек прав папок.
Например, начальнику договорного отдела можно назначить неограниченный доступ на чтение всех договоров организации. Начальник получит доступ к договору, даже если не входит в его рабочую группу.
Возможность включается одноименной настройкой: Настройка программы – Права доступа – Локальные администраторы.
Настройка политик доступа
Локальные администраторы назначаются в политиках доступа. Принцип настройки повторяет специальные разрешения:
Обратите внимание: разрешения локальных администраторов не отменяют общие и специальные разрешения, а дополняют их.
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Появилась возможность настраивать политики доступа в разрезе подразделений.
Настройка политик доступа в разрезе подразделений
По умолчанию использование разреза Подразделения отключено. Для включения достаточно установить флажок: Настройка программы – Права доступа – Используемые разрезы доступа – Подразделения.
В общих разрешениях в контекстном меню разреза Подразделения доступна команда Заполнить по умолчанию.
Настройка политик доступа в разрезе подразделений
При выполнении этой команды для каждого подразделения, не содержащего подчиненных, добавляются разрешения для всех его сотрудников.
Для мероприятий и проектов добавлен реквизит Подразделение, который также можно использовать в качестве разреза доступа.
Настройка специальных разрешений по подразделению
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы можно отключить разрезы, по которым не настраиваются политики доступа. Чем меньше разрезов используется, тем быстрее работают пересчеты прав. Например, можно отключить разрез Организация, если на предприятии доступ в разрезе организаций не настраивается.
Для этого в настройках программы предусмотрена ссылка: Настройка программы – Права доступа – Используемые разрезы доступа.
Примечание
Изменение состава используемых разрезов может привести к длительным пересчетам прав. Рекомендуется менять эту настройку только на начальном этапе эксплуатации программы.
Настройка используемых разрезов доступа
По умолчанию включены все разрезы доступа, кроме разреза Подразделения.
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В программе появились новые роли для неограниченного чтения данных:
По умолчанию новые роли не включены в полномочия. Для использования новых ролей необходимо создать для них новые полномочия.
Рассмотрим примеры использования.
Теперь в политиках доступа, полномочиях и настройках папок можно назначать доступ роли исполнителей. Раньше для выбора были доступны только пользователи, рабочие группы, подразделения.
В новой версии программы исправлены выявленные ошибки. Список ошибок можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:
Перед обновлением с редакции 2.0 необходимо:
При использовании РИБ, обработка должна быть выполнена в каждом узле РИБ.
Перед обновлением с версии 2.1.0 запустите обработку Переход_с_210_на_211.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.
При переходе с версий 2.0 и 1.4 запуск обработки не требуется.
Если дополнительная процедура обработки данных ВерсионированиеОбъектов.ОбновитьСведенияОВерсияхОбъектов выполняется более нескольких часов, необходимо:
После обновления на 2.1 для начального заполнения списка Мои документы необходимо запустить обработку ЗаполнениеСпискаМоиДокументы.
Обратите внимание: при большом количестве документов обновление информационной базы на версию 2.1 может занять продолжительное время.
Рабочую информационную базу можно перевести на новую версию «1С:Документооборота» несколькими способами:
Примечание
Плавное обновление на редакцию 2.1 рекомендуется использовать в следующих случаях: если время полного или частичного обновления велико (день или больше); если перед вводом в эксплуатацию требуется тщательное тестирование информационной базы, которое может занять несколько дней. Инструкция по проведению плавного обновления.
При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:
При полном обновлении необходимо дождаться окончания расчета прав и разрешить пользователям вход в базу. При частичном обновлении можно разрешить вход пользователей на третьем шаге расчета прав.
На каждом шаге отображается прогноз времени расчета, количество обработанных и оставшихся объектов.
Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.
Очистка прав при обновлении
При выполнении очистки прав пользователи не смогут войти в программу. При попытке сделать это, они увидят следующее сообщение.
Сообщение программы при обновлении на новую версию
Шаг 2. Расчет прав обязательных объектов. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать с другими объектами. Это права на папки документов, папки файлов, виды документов, категории и другие.
На этом шаге пользователям запрещен вход в программу.
Расчет прав обязательных объектов
Шаг 3. Расчет прав оставшихся объектов. На третьем шаге выполняется расчет оставшихся прав, которые не препятствуют работе пользователей. Расчет ведется по дате, по убыванию, т.е. в первую очередь будут расcчитаны права самых свежих данных.
По умолчанию до окончания расчета вход пользователей в программу запрещен. Но если вы видите, что расчет прав уже достаточно продвинулся, можно, не прерывая расчет, разрешить вход пользователей в программу. Обратите внимание: при этом никому кроме администратора не будут доступны объекты, права которых не еще рассчитаны.
Расчет прав оставшихся объектов
Чтобы разрешить пользователям вход в программу до окончания расчета необходимо:
Примечание
Не закрывайте программу до завершения обработки! Если программа закрыта и произошел перезапуск процесса на сервере, то расчет прав прервется. Для возобновления расчета необходимо запустить сеанс администратора.
При работе в распределенной информационной базе пересчет прав после обновления выполняется в каждом узле РИБ при обновлении на «1С:Документооборот» редакции 2.1 и при создании нового узла в «1С:Документообороте» редакции 2.1.
Если по каким-то причинам данный способ обновления не подходит (например, ожидаемое время расчета велико, а пользователям постоянно нужен быстрый доступ ко всем данным, накопленным за время работы в программе), воспользуйтесь инструкцией по плавному переходу на «1С:Документооборот».
При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:
Пересчет прав выполняется в монопольном режиме, вход пользователей в программу запрещен. При попытке сделать это, они увидят следующее сообщение.
Сообщение программы при обновлении на новую версию
На каждом шаге отображается примерное время расчета и прогресс выполнения расчета с количеством рассчитанных и оставшихся объектов.
Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.
Очистка прав при обновлении
Шаг 2. Расчет прав папок. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать (например, права папок документов и папок файлов).
Расчет прав папок
Шаг 3. Расчет прав объектов. На третьем шаге выполняется расчет прав всех остальных объектов, начиная с самых последних.
Расчет прав объектов