1С:Документооборот.
Новое в версии 2.1.22

• Введение
• Что нового
• Фонд рабочего времени и сводки о нем
• Контроль наличия оригиналов документов (тестовый режим)
• Упрощенный учет мест хранения документов  (тестовый режим)
• Поддержка метода Oаuth-авторизации для учетных записей почты
• Интерфейс окна просмотра изображений
• Адаптация почты в мобильном клиенте
• Прочие изменения
• Исправление ошибок
• Версия ПРОФ
• Версии КОРП, ДГУ
• Порядок обновления с предыдущих версий
• Особенности обновления с предыдущих версий
• Перед обновлением с версии 2.1.12 и ниже, снятой с поддержки
• Перед обновлением с версии 2.0 (КОРП, ДГУ)
• Перед обновлением с версии 2.1.0 (ознакомительная)
• При обновлении со всех предыдущих версий
• После обновления с версии 1.4.13
• Порядок обновления на редакцию 2.1
• Расчет прав после обновления (КОРП, ДГУ)
• Расчет прав после обновления (ПРОФ)

Введение

Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 2.1.22 от версии 2.1.21.

Что нового

Фонд рабочего времени и сводки о нем

Версии: КОРП, ДГУ

В новой версии программы можно оценить эффективность работы сотрудников по относительным показателям Фонда рабочего времени и даже настроить рассылку сводок.

Фонд рабочего времени – это время, рассчитанное по графику и производственному календарю, за вычетом отпусков и больничных.

Фонд рабочего времени в отчете за неделю

Эффективность работы сотрудников оценивается по Проценту использования фонда рабочего времени. Это отношение фактического рабочего времени к фонду рабочего времени. Например, 80% – недоработка, 100% – норма, 180% – опасная переработка.

Фонд рабочего времени в отчетах подчиненных

Процент использования фонда рабочего времени отображается:

• в документах учета рабочего времени,
• в списке Отчеты подчиненных,
• в отчетах о рабочем времени.

Фонд рабочего времени в отчетах по трудозатратам

Как настроить

Фонд – это рабочее время минус отсутствия. Чтобы некоторые отсутствия не вычитались из фонда (например, командировки, удаленная работа) нужно в карточке вида отсутствия установить флажок В фонде рабочего времени. Настройка выполняется администратором.

Вид отсутствия, который входит в фонд рабочего времени

Рассылка сводки о рабочем времени

Сводка о рабочем времени – это краткие сведения о фактическом рабочем времени за период анализа, о проценте фонда за этот период и о проценте за предыдущий период.

Благодаря сводкам больше не придется запускать и анализировать отчеты о рабочем времени вручную – теперь информация поступит сама по почте, всплывающим окном или сообщением от чат-бота.

Сводка специалиста

Для линейных руководителей анализируется рабочее время подчиненных сотрудников.

Для руководителей, в подчинении которых есть подразделения, анализируется время подчиненных подразделений. Отображается сотрудник (подразделение) с максимальным процентом фонда и сотрудник (подразделение) с минимальным процентом фонда.

Сводка линейного руководителя

Получив сводку, руководитель может:

• Оценить динамику использования фонда рабочего времени – «В этом месяце стало хуже или лучше? Не пора ли принять меры?».
• Увидеть, кто среди подчиненных перерабатывает, а кто работает меньше, и своевременно принять меры.
• Чтобы детально рассмотреть данные всех сотрудников и подразделений в сводке нужно нажать на ссылку Отчет и сформировать детальный отчет по вариантам Рабочее время подразделений и Рабочее время сотрудников подразделений.
• Если по сводке возникли вопросы, то для более подробного анализа в разделе Совместная работа – Отчеты предусмотрены варианты отчетов:
• Рабочее время сотрудников,



• Рабочее время подразделений.

Как настроить

Для получения сводки нужно подписаться на событие Сводка о рабочем времени в персональных настройках уведомлений.

Сводки рассылаются за неделю (каждую субботу) и за месяц (каждую первую субботу следующего месяца).

Настройка сводки о рабочем времени

Обратите внимание:

• сводка рассылается по субботам, и учитывает только отчеты, введенные к этому времени.  Для получения точных данных сотрудникам следует заполнять отчеты без задержек.
• сводка для руководителей учитывает время подчиненных, но не самого руководителя, и потому может расходиться с отчетом по подразделениям.

Контроль наличия оригиналов документов (тестовый режим)

Версии: КОРП, ДГУ, ПРОФ

Возможность работает в тестовом режиме и будет развиваться в следующих версиях программы.

Оригиналы документов важны для обеспечения юридически значимого документооборота, инспекций проверяющими органами. Обычно контроль наличия оригиналов возлагается на службу ДОУ или сотрудников, например, договорных отделов. Такой контроль ведется вручную, и он довольно трудоемок. В новой версии программы стало удобнее контролировать наличие оригиналов документов:

• для документов нужных видов можно поставить на контроль факт получения бумажного оригинала,
• в таких документах появилась отметка о получении/отсутствии бумажного оригинала,
• отбирать документы без оригиналов удобно с помощью ответов в разделе Документы,
• ответственные за документы будут получать уведомления об отсутствии оригиналов.

Как настроить

1. В Настройках программы – Делопроизводство установите флажок Раздельный учет бумажных и электронных документов.
2. В карточке вида документа установите флажок Контролировать наличие оригинала.

Настройка контроля наличия оригиналов документов

Как это работает

Если контроль наличия оригиналов включен, то в карточках входящих и внутренних документов на закладке Реквизиты и Обзор видно, кто и когда приложил оригинал.

Отметка о получении оригинала документа

Если после регистрации документа оригинал не получен, программа просигнализирует об этом красной ссылкой Отсутствует. Перейдя по ссылке, можно ввести всю необходимую информацию.

Отметка об отсутствии оригинала документа

При добавлении Скан-копии оригинала к документу, отметка о наличии оригинала, дата получения и имя сотрудника, прикрепившего скан, вводятся автоматически. Отметку о получении оригинала можно поставить и на тех документах, к которым скан-копия оригинала не приложена. Это сделано для случаев, если скан-копия по каким-то причинам не будет добавлен в программу.

Примечание

После обновления все документы со скан-копиями оригинала автоматически приобретут статус Оригинал получен.

В списке документов зарегистрированные документы, у которых нет отметки о получении оригинала, помечены иконкой .

Документы, по которым есть вопросы

Отбирать документы без оригиналов удобно с помощью ответов в разделе Документы:

• Контроль наличия оригиналов – вся информация об оригиналах документов в программе с отборами по периоду, факту регистрации, наличию оригинала и скан копии и ответственному. Удобно отобрать данные по ответственным и связаться с ними через почту или чат.



• Статистика получения оригиналов – общая статистика по полученным /не полученным оригиналам документов, а также по приложенным/не приложенным скан-копиям. Отчет удобно использовать для контроля исполнения распоряжения об отслеживании наличия оригиналов, для оценки динамики по сбору оригиналов документов.

В отчеты попадают документы, у которых включена настройка Контроль наличия оригиналов или Обязателен файл скан-копии оригинала.

Предусмотрено уведомление программы об отсутствии оригинала документа. Его получает ответственный за документ через три календарных дня после регистрации, если оригинал так и не получен. По умолчанию уведомление приходит по почте и окном. В персональных настройках уведомлений можно выбрать способ получения – Чат.

Настройка способа получения уведомлений об отсутствии оригинала

Упрощенный учет мест хранения документов (тестовый режим)

Версии: КОРП, ДГУ, ПРОФ

Возможность работает в тестовом режиме и будет развиваться в следующих версиях программы.

В новой версии программы можно вести упрощенный учет мест хранения оригиналов документов.

Это упрощенная модель учета, когда на предприятии не ведется учет по номенклатуре дел, но при этом важно знать где и у кого хранится тот или иной документ. Актуальна только для бумажных документов. Например, эта модель может быть полезна, если документы хранятся в подразделении или у ответственных менеджеров и нужно знать, где документ и кто отвечает за его хранение.

Как настроить

В Настройках программы – Делопроизводство установите флажок Места хранения.

Настройка упрощенного учета мест хранения

В карточке вида документа появятся настройки Место хранения и Ответственный за хранение. С вариантами Учитывать, Не учитывать, Обязательно указывать.

Настройка указания ответственного за хранение

Если учет по упрощенной модели включен, то учет новых документов будет вестись по новой модели. А места хранения уже накопленных документов нужно будет заполнить вручную.

Если установлена настройка Обязательно указывать, то во всех документах (и новых и уже накопленных) при записи программа будет требовать ввести эти данные.

Как это работает

Если учет мест хранения оригиналов включен, то в карточках документов этих видов появятся новые поля для указания места хранения. В поле ответственные за хранение может ввести:

• просто текст, например, номер комнаты или просто ФИО,
• выбрать подразделение,
• место хранение или помещение.

Место хранения документа в карточке

Места хранения можно указывать и в шаблонах документов. В этом случае при создании документа этот реквизит будет уже заполнен.

Для заполнения Ответственного за хранение оригиналов предусмотрено использование автоподстановок.

Поддержка метода Oаuth-авторизации для учетных записей почты

Версии: КОРП, ДГУ

Все больше почтовых серверов переходят на метод авторизации Oauth. Сейчас это Google, Яндекс и mail.ru). В скором времени авторизоваться в учетной записи почты по методу логин-пароль уже не получится. Поэтому в новой версии программы появилась поддержка Oauth.

Обращаем внимание, что возможность работает при использовании платформы 8.3.16.1502 и выше.

Настройка Oauth-авторизации выполняется администратором.

Шаг 1. На email сервере создать Oauth-приложение на сайте Google,  mail.ru,  Yandex. Приложение должно быть одно на всю информационную базу. Рекомендуем в название включать имя организации + имя конфигурации, например, «Меркурий 1С Документооборот».

Создание Oauth-приложения

Создать приложение можно по ссылкам:

• https://oauth.yandex.ru/client/new
• https://oauth.mail.ru/app/
• https://console.developers.google.com/apis/credentials/oauthclient

Шаг 2. В Настройках программы – Почта указать данные, полученные при создании приложения:

• Клиент ID
• Клиент секретный код
• Redirection_uri – можно указать любой, главное чтобы он совпадал в email-приложении и в настройках 1С:ДО.

Настройка Oauth-авторизации

Шаг 3. Создать учетную запись. В настройках отправки и получения писем указать SSL и IMAP. На закладке Настройка соединения установить флажок Использовать Oauth.

Настройка учетной записи

Шаг 4. Нажать кнопку Получить токен, в открывшемся окне ввести email, пароль и дать разрешение приложению на доступ к учетной записи.

Шаг 5. Сохранить учетную запись, проверить подключение.

Интерфейс окна просмотра изображений

Версии: КОРП, ДГУ, ПРОФ

В новой версии программы улучшен интерфейс окна просмотра изображений. Теперь если идет распознавание файла, то в окне его просмотра отображается соответствующая информационная надпись.

Если возникает ошибка распознавания при открытом окне просмотра, то выводится сообщение об ошибке.

Если распознавание не выполняется и отсутствует распознанный текст, то отображается только изображение.

Адаптация почты в мобильном клиенте

Версии: КОРП, ДГУ

Встроенная почта 1С:Документооборота адаптирована к использованию в мобильном клиенте.

Доступны основные возможности:

• Просмотр, создание, ответ, пересылка, копирование, отзыв, перемещение между папками, флаги, шаблоны текстов, вставка адресатов исходного письма и пр.



• Создание записей календаря на основании писем, постановка на контроль.



• Быстрый поиск.



• Работа со списком писем, адресной книгой, групповые операции с письмами.

Прочие изменения

• Сервис распознавания теперь поддерживает распознавание русского и английского языка.
• Появилась обработка для администрирования обсуждений: Все функции – Обработки – Администрирование обсуждений. Чтобы найти обсуждение достаточно ввести навигационную ссылку или ключ. Если программа найдет обсуждение, отобразятся тема, участники и другие свойства. При необходимости эти данные можно изменить и нажать Записать.



• Теперь при повторном подключении Сервиса взаимодействия автоматически создаются обсуждения всех авторов и администраторов каналов с этими каналами. Обсуждения отобразятся в списке после того, как пользователи вновь зайдут в программу.
• Автоматический возврат отредактированных файлов в базу теперь работает и для процессов, у которых предмет – файл.
• Компонента печати штрихкодов обновлена.
• При выборе шаблонов писем встроенной почты теперь по умолчанию отображаются только свои шаблоны. Командой Показывать все шаблоны можно включить отображение всех.
• В настройках программы наименование типа распознаваемого файла Сканы документов заменено на Изображения.

Исправление ошибок

Версия ПРОФ

• В уведомлении окном не формировалось представление навигационных ссылок, если указан адрес публикации на веб-сервере.
• В формах задач не работало перетаскивание файла в Проводник Windows.
• В списке Задачи мне, для команд подписания и утверждения не отображался признак необходимости использования электронной подписи.
• В форме "Обращения граждан" в карточке документа у вида документа можно было выбрать вид документа, который не является обращением.

Версии КОРП, ДГУ

• Когда делопроизводитель считывает штрихкод документа и для него есть несколько задач по этой карточке, то открывалась форма списка с задачами, но отборы при этом не сбрасывались и не отображались задачи.
• В уведомлении окном не формировалось представление навигационных ссылок, если указан адрес публикации на веб-сервере.
• В форма "Задачи мне" не всегда срабатывал отбор по сохраненному виду предмета при открытии.
• В новой форме "Задачи мне" при обновлении списка (командой "Обновить" или при автообновлении) текущая строка терялась (переходит на начало списка).
• Возникала ошибка при клике на виджет в Текущих делах: Операции сравнения на больше-меньше допустимы только для значений совпадающих примитивных типов.
• Невозможно было перенаправить ролевую задачу исполнителю роли, если исполнитель роли не являлся участником проекта, а роль являлась.
• В форме "Задачи мне" возникала ошибка "Неожиданное значение в поле "ТекущийВидПредмета"" при открытии.
• При выполнении ролевой задачи согласования по почте не помещалась в историю согласования виза с таким же исполнителем (роль + пользователь).
• При очистке вида внутреннего документа возникала ошибка "Преобразование значения к типу Булево не может быть выполнено".
• В списке писем встроенной почты возникали ошибки в области "Быстрый поиск": не открываелся календарь из полей быстрого поиска "Дата с" и "Дата по", не открывалась адресная книга из поля "От кого/кому", в поле "Флаг" быстрого поиска нельзя было ввести значение флага с клавиатуры.
• В формах задач не работало перетаскивание файла в Проводник Windows.
• Заполнение еженедельного отчета выдавало ошибку, если программа запущена с английской локализацией.
• В списке Задачи мне, для команд подписания и утверждения не отображался признак необходимости использования электронной подписи.
• В форме "Обращения граждан" в карточке документа у вида документа можно было выбрать вид документа, который не является обращением.

Списки исправленных ошибок также можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:

• для КОРП: http://downloads.v8.1c.ru/content//DocMngCorp/2_1_22_8/news.htm,
• для ПРОФ: http://downloads.v8.1c.ru/content//DocMng/2_1_22_8/news.htm,
• для ДГУ: http://downloads.v8.1c.ru/content//BudgetDocMng/2_1_22_8/news.htm.

Порядок обновления с предыдущих версий

Особенности обновления с предыдущих версий

Перед обновлением с версии 2.1.12 и ниже, снятой с поддержки

При обновлении с версии 2.1.12 и ниже, снятой с поддержки, нужно перед сравнением-объединением с новой версией удалить регистры:

• Адресные объекты,
• Дома здания строения,
• Дополнительные адресные сведения,
• Загруженные версии адресных сведений,
• История адресных объектов,
• Ориентиры адресных объектов,
• Причины изменения адресных сведений,
• Служебные адресные сведения,
• Уровни сокращений адресных сведений.

В версии 2.1.13 вместо перечисленных добавлены регистры с такими же именами, но с другой структурой.

Перед обновлением с версии 2.0 (КОРП, ДГУ)

Перед обновлением с редакции 2.0 необходимо:

1. В монопольном режиме выполнить обработку Переход_с_20_на_21.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.
2. Не допуская работы пользователей, приступить к обновлению.

При использовании РИБ, обработка должна быть выполнена в каждом узле РИБ.

Перед обновлением с версии 2.1.0 (ознакомительная)

Перед обновлением с версии 2.1.0 запустите обработку Переход_с_210_на_211.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.

При переходе с версий 2.0 и 1.4 запуск обработки не требуется.

При обновлении со всех предыдущих версий

Если дополнительная процедура обработки данных ВерсионированиеОбъектов.ОбновитьСведенияОВерсияхОбъектов выполняется более нескольких часов, необходимо:

• остановить обработку (Поддержка и обслуживание – Обновление конфигурации – Результаты обновления – Все процедуры обновления… – команда Остановить в контекстном меню списка);
• возобновить выполнение обработки после завершения всех дополнительных процедур. При этом можно начинать работать с программой, не дожидаясь ее полного завершения.

После обновления с версии 1.4.13

После обновления на 2.1 для начального заполнения списка Мои документы необходимо запустить обработку ЗаполнениеСпискаМоиДокументы.

Обратите внимание: при большом количестве документов обновление информационной базы на версию 2.1 может занять продолжительное время.

Порядок обновления на редакцию 2.1

Рабочую информационную базу можно перевести на новую версию «1С:Документооборота» несколькими способами:

1. Полное обновление – запустить обновление, дождаться его полного завершения, разрешить вход пользователям в базу. Этот способ подходит для небольших и средних информационных баз, обновление которых может пройти за несколько часов.
2. Частичное обновление – запустить обновление, дождаться нужного прогресса пересчета прав и разрешить пользователям вход в программу, не дожидаясь полного завершения обновления. Этот способ подходит для средних и крупных информационных баз.
3. Плавное обновление – развернуть полноценную копию информационной базы, запустить обновление, дождаться его полного завершения и настроить регулярную синхронизацию копии с основной базой. Этот способ подходит для особо крупных внедрений. Его мы и рассмотрим подробнее.

Примечание

Плавное обновление на редакцию 2.1 рекомендуется использовать в следующих случаях: если время полного или частичного обновления велико (день или больше); если перед вводом в эксплуатацию требуется тщательное тестирование информационной базы, которое может занять несколько дней. Инструкция по проведению плавного обновления – http://v8.1c.ru/doc8/news/update_2_1.htm.

Расчет прав после обновления (КОРП, ДГУ)

При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:

1. Очистка прав,
2. Расчет обязательных прав,
3. Расчет всех остальных прав.

При полном обновлении необходимо дождаться окончания расчета прав и разрешить пользователям вход в базу. При частичном обновлении можно разрешить вход пользователей на третьем шаге расчета прав.

На каждом шаге отображается прогноз времени расчета, количество обработанных и оставшихся объектов.

Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.

Очистка прав при обновлении

При выполнении очистки прав пользователи не смогут войти в программу. При попытке сделать это, они увидят следующее сообщение.

Сообщение программы при обновлении на новую версию

Шаг 2. Расчет прав обязательных объектов. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать с другими объектами. Это права на папки документов, папки файлов, виды документов, категории и другие.

На этом шаге пользователям запрещен вход в программу.

Расчет прав обязательных объектов

Шаг 3. Расчет прав оставшихся объектов. На третьем шаге выполняется расчет оставшихся прав, которые не препятствуют работе пользователей. Расчет ведется по дате, по убыванию, т.е. в первую очередь будут расcчитаны права самых свежих данных.

По умолчанию до окончания расчета вход пользователей в программу запрещен. Но если вы видите, что расчет прав уже достаточно продвинулся, можно, не прерывая расчет, разрешить вход пользователей в программу. Обратите внимание: при этом никому кроме администратора не будут доступны объекты, права которых не еще рассчитаны.

Расчет прав оставшихся объектов

Чтобы разрешить пользователям вход в программу до окончания расчета необходимо: 

1. Проанализировать, до какой даты права уже рассчитаны. Информация отображается в колонке По дату. Права рассчитываются в обратном хронологическом порядке.
2. Оценить оставшееся время выполнения расчета прав и принять решение о разрешении входа пользователей в программу.
3. Если пользователям можно работать в программе, необходимо нажать кнопку Разрешить вход в программу. При этом  пересчет прав продолжится, а пользователи смогут работать в программе. Некоторые данные будут недоступны до полного окончания расчета.

Примечание

Не закрывайте программу до завершения обработки! Если программа закрыта и произошел перезапуск процесса на сервере, то расчет прав прервется. Для возобновления  расчета необходимо запустить сеанс администратора. 

При работе в распределенной информационной базе пересчет прав после обновления выполняется в каждом узле РИБ при обновлении на «1С:Документооборот» редакции 2.1 и при создании нового узла в «1С:Документообороте» редакции 2.1.

Если по каким-то причинам данный способ обновления не подходит (например, ожидаемое время расчета велико, а пользователям постоянно нужен быстрый доступ ко всем данным, накопленным за время работы в программе), воспользуйтесь инструкцией по плавному переходу на «1С:Документооборот» 2.1 http://v8.1c.ru/doc8/news/update_2_1.htm.

Расчет прав после обновления (ПРОФ)

При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:

1. Очистка прав,
2. Расчет прав папок,
3. Расчет прав объектов.

Пересчет прав выполняется в монопольном режиме, вход пользователей в программу запрещен. При попытке сделать это, они увидят следующее сообщение.

Сообщение программы при обновлении на новую версию

На каждом шаге отображается примерное время расчета и прогресс выполнения расчета с количеством рассчитанных и оставшихся объектов.

Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.

Очистка прав при обновлении

Шаг 2. Расчет прав папок. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать (например, права папок документов и папок файлов).

Расчет прав папок

Шаг 3. Расчет прав объектов. На третьем шаге выполняется расчет прав всех остальных объектов, начиная с самых последних.

Расчет прав объектов