Сегодня, как никогда важно учитывать кадровые документы. Еще вчера мы все работали в офисе, и чтобы подписать документ о приеме, переводе, отпуске, надо было вызвать работника в кабинет и после подписи подшить приказ. Сейчас большинство работников находится «на удаленке», и чтобы подписать документ, его надо отправить, потом получить подписанный. При таком процессе очень сложно отследить, какие документы отправлены, какие из них вернулись, а какие даже не распечатаны. Новый функционал помогает решить эту проблему.
В 1С:ЗУП КОРП теперь можно регистрировать состояние оригиналов кадровых документов. Список преднастроенных состояний уже есть в 1С:ЗУП КОРП, вы можете использовать его или расширить его в соответствии с вашими процессами отправки и получения кадровых документов.
Например, из справочника можно использовать состояния Форма напечатана, Форма отправлена, Оригинал получен. А можно конкретизировать: Форма напечатана, Отправлен курьером, Отправлен по почте, Получен лично и т.д.
Указать состояние оригинала можно вручную, а часть присваивается автоматически. Например, при печати кадровых приказов и рассылке их сотрудникам из 1С:ЗУП КОРП программа поставит состояние оригинала Форма напечатана и Форма отправлена соответственно.
В списках и журналах кадровых документов отмечают состояние оригиналов. Список возможных состояний настраивают в соответствии с кадровыми бизнес-процессами.
В графе Состояние оригинала устанавливают отметку для всех печатных форм кадрового документа.
Бывает, что при оформлении кадрового приказа сотрудник подписывает несколько документов. Например, при приеме на работу нужно подписать Трудовой договор, Должностную инструкцию, График работы, Приказ о приеме Т-1 и др. В этом случае состояние возврата оригиналов у разных документов может различаться. Например, оригинал Трудового договора получен, а Приказ о приеме Т-1 только отправлен сотруднику на подпись. В таких случаях указывают состояние каждой формы отдельно с помощью команды подменю Уточнить по печатным формам.
Если не всем печатным формам кадрового документа установлена отметка о получении оригинала, для такого документа в списке будет отображаться состояние Оригиналы не все.
Уточнить, какие документы их комплекта не получены, можно по команде Уточнить по печатным формам. В этом случае будет видна информация, когда и какой пользователь поменял состояние оригинала.
Бывает, что кадровые документы распечатывают не из 1С:ЗУП КОРП. Например, должностная инструкция может печататься из Microsoft Word, но контролировать отравление и получение документа необходимо. В этом случае добавляют наименование документа и отмечают его состояние.
Для кадровых документов списочного типа возможно уточнить состояние оригинала для каждого сотрудника и каждой печатной формы отдельно.
Если не для всех сотрудников и печатных форм установлено состояние Оригинал получен, В списке документов отображается состояние Оригиналы не все.
При печати документов в 1С:ЗУП КОРП состояние формы, отправленной на печать, автоматически изменяется на Форма напечатана.
Состояние оригиналов документа и его конкретных печатных форм после вывода на печать устанавливается автоматически.
В 1С:ЗУП КОРП есть возможность рассылать сотрудникам Приказы о преоставлении отпуска Т-6. После рассылки состояние таких документов Форма отправлена устанавливается автоматически.
Администратор в Администрирование / Печатные формы, отчеты и обработки включает опцию Отслеживание состояний печатных документов.
После включения опции для использования готовы такие состояния оригиналов первичных документов:
Список возможных состояний оригиналов кадровых документов можно дополнить в соответствии с бизнес-процессами компании.
Пользователям, работающим с оригиналами кадровых документов, можно назначить следующие роли: