Этот документ является дополнением к документации по конфигурации «Документооборот» и содержит только описание отличий версии 3.0.5.82 от версии 3.0.5.76.
В новой версии программы появилась возможность настроить обмен с конфигурацией 1С:Архив; расширена функциональность работы с номенклатурой дел и делами.
1С:Архив – решение для хранения архивных документов организации.
Программа обеспечит:
К архивным документам относятся документы временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения. Такими документами являются:
Хранение в 1С:Архиве удобно, потому что позволяет сохранить в долговременной перспективе аутентичность, достоверность, целостность и пригодность документов для использования, в том числе для доказательства в суде содержащихся в документах фактов. Подробнее в документации к конфигурации 1С:Архив.
Для настройки интеграции с 1С:Архивом в 1С:Документообороте необходимо выполнить следующие настройки:
1. Открыть Настройки – Настройки программы и выполнить команду Интеграция с 1С:Архивом.
2. В открывшемся окне ввести:
Примечание
Нормативно-правовые акты предписывают передачу в систему хранения электронных документов в виде «контейнера», который содержит: контент и метаданные электронного документа; файлы электронных подписей, кроме электронных документов, подписанных простой электронной подписью, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.
Обмен выполняется регламентным заданием Обмен с архивом.
В 1С:Архиве необходимо выполнить следующие настройки:
1. Указать путь к каталогу интеграции (Настройка – Настройки программы – Документы).
2. Указать источники комплектования. Необходимо создать элемент справочника Источники интеграции и указать в качестве кода код базы, указанный в настройках интеграции 1С:Документооборота.
Загрузка выполняется регламентным заданием Загрузка документов. Расписание по умолчанию – каждый день.
Выгрузка документов в архив выполняется на стороне 1С:Документооборота через рабочее место Передача дел в архив. Команда доступна из меню раздела Документы.
Если настроена интеграция с 1С:Архивом, то в документе Передача дел в архив теперь доступно поле Статус выгрузки в архив.
После внесения всех данных и их проверки необходимо установить статус Готов к выгрузке. После чего регламентное задание Обмен с Архивом выполнит выгрузку этого документа в каталог обмена.
В Архиве документ Передача дел в архив загрузится в аналогичный объект Сдаточная опись.
Один загружаемый zip-файл соответствует одной описи и содержит:
После передачи дела в 1С:Архив или его уничтожения теперь выполняется удаление файлов документов этого дела.
Задание на удаление файлов добавляется в Очередь операций с делами, затем обрабатывается и удаляется регламентным заданием Обработка очереди операций с делами. Карточки файлов документов помечаются на удаление, сами файлы удаляются с диска
При постановке задания в очередь устанавливается дата «текущая + 2 недели», чтобы была возможность вернуть документ при обнаружении ошибки.
При постановке задания в очередь к текущей дате прибавляется две недели, чтобы была возможность вернуть документ при обнаружении ошибки.
Задания на удаление файлов записываются в очередь только для проведенных документов.
В 1С:Документообороте в карточке уничтоженного документа отображается ссылка на Уничтожение дел. Сами карточки этих документов открываются только на чтение.
На закладке Обзор карточки документа теперь выводится информация о том, что дело передано в архив либо уничтожено.
Информация отображается в виде ссылки, по которой открывается документ-регистратор.
В новой версии программы в справочнике Дела (тома) появились реквизиты:
В номенклатуре дел появился реквизит Срок оперативного хранения. Он устанавливает количество лет после закрытия дела, спустя которое оно отправится в архив.
В предыдущих версиях для всех дел этот срок был один год, теперь его можно настроить.
Срок оперативного хранения учитывается при заполнении документа Передача дел в архив.
В новой версии программы появилась возможность провести документы Передача дела в архив и Уничтожение дел.
Теперь только проведенный документ меняет состояния дел. До проведения можно записать документ как Черновик и вернуться к работе с ним позже.
Теперь при передаче дел в архив можно указать Форму документов и Подразделение, тогда при нажатии Заполнить в документ попадут только дела, которые соответствуют этим значениям.