1С:Документооборот.
Новое в версии 2.1.0 (ознакомительная)

Введение

«1С:Документооборот» 2.1.0 – это ознакомительная версия, которая предназначена для тестирования и ознакомления с новыми возможностями конфигураций. Обратите внимание, данная версия не является готовым продуктом и не может быть использована для работы.

Этот документ содержит только описание отличий ознакомительной версии 2.1.0 от версии 2.0.18.

Работа с документами и файлами

Внутренние документы без привязки к организации

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы появилась возможность создавать внутренние документы без привязки к конкретной организации, входящей в состав предприятия.

Это избавит от создания «техногенных» организации и «условных» связей при создании внутренних документов, относящихся к предприятию в целом.

Примечание
Примером таких документов в холдингах/группах компаний могут служить политики (политика управленческого учета, политика информационной безопасности), бюджеты, справочные документы, некоторые виды заявок (в АХО, ИТ и др.).

Возможность облегчит интеграцию с другими прикладными решениями, где есть управленческие документы без привязки к организации (бюджеты в «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление Холдингом», HR-документы в «1С:Зарплата и управление персоналом» и другие).

Как настроить

Чтобы не указывать организацию в документе, в карточке вида внутреннего документа нужно отключить настройку Вести учет по организациям.


Отключение ведения учета по организациям для вида документа

После сохранения настройки поле Организация исчезнет из карточек документов выбранного вида.

Настройка устанавливается автоматически без возможности отключения, если для вида документа установлены следующие настройки:

Особенности работы

Если установить настройку, когда в информационной базе уже есть документы, не привязанные к организации, то программа предложит назначить этим документам организацию. От действия можно отказаться.

Если отключить настройку, когда в информационной базе уже есть документы с заполненным реквизитом Организация, то программа предложит очистить этот реквизит во всех документах вида. От этого действия отказаться нельзя.

Особенности работы

Редактирование файлов с разных компьютеров

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы поддерживается редактирование файлов одним и тем же пользователем с разных компьютеров. Например, из офиса и из дома.

Если вы уже заняли файл на редактирование на одном компьютере, то при выполнении команд Закончить редактирование, Редактировать или Просмотреть с другого компьютера, программа предупредит вас о том, что файл уже занят и нужно закончить редактирование на первом.


Предупреждение о занятом файле

Выполнение команды Отменить редактирование с другого компьютера может повлечь за собой потерю данных, поэтому программа попросит вас подтвердить это действие.


Подтверждение отмены редактирования

Работа с процессами и задачами

Рабочий стол руководителя

Версии: КОРП, ДГУ.

Рабочий стол руководителя – окно, из которого можно быстро перейти в списки, необходимые в ежедневной работе руководителя: Задачи мне и Мои процессы.

Окно открывается при входе в программу и адаптировано для работы на планшете.


Окно «Рабочий стол руководителя»

Руководитель может перейти по следующим ссылкам:

Чтобы поставить задачу руководителю достаточно нажать на панели действий кнопку Поставить задачу, написать что сделать, кому и при необходимости установить срок исполнения.


Карточка новой задачи

Как настроить

По умолчанию рабочий стол руководителя не отображается.

Для настройки необходимо перейти в Главное меню, открыть Вид – Настройки начальной страницы, выбрать пункт Рабочий стол руководителя и сохранить настройки.


Настройка рабочего стола руководителя

После завершения настройки окно будет отображаться при входе в программу.

Повышение удобства работы с задачами

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Для повышения удобства работы с задачами в новую версию программы  внесены следующие интерфейсные изменения:

Теперь если единственным основным предметом задачи является входящий, исходящий или внутренний документ, то в области просмотра списков и карточек задач отображается ключевая информация об этом документе. Например, сумма и срок действия договора.


Область просмотра списка «Задачи мне»

В область просмотра окна Мои процессы добавлены следующие реквизиты:


Область просмотра списка «Мои задачи»

В области просмотра списка Мои процессы клик по исполнителю задачи теперь откроет меню, из которого можно:


Область просмотра списка «Мои задачи»

Эскалация задач

Версии: КОРП, ДГУ.

В новой версии программы можно автоматически выполнить или перенаправить задачи при наступлении определенного условия – эскалация задач.

За включение/отключение эскалации задач отвечает настройка Использовать эскалацию задач (Настройка программы – Процессы и задачи).


Включение эскалации задач

Если настройка установлена, то ответственным за НСИ и пользователям с правами на управление бизнес-процессами станет доступна настройка правил эскалации задач.

Как настроить

Список всех настроенных правил можно открыть по команде Правила эскалации задач в меню раздела Управление процессами.

Настраивать правила эскалации задач удобно по гиперссылке в карточке шаблона процесса.


Команда настройки правил эскалации задач

По ссылке открывается список правил эскалации задач. На панели действий списка можно изменить приоритет правил и открыть отчеты. Для добавления нового правила предусмотрена кнопка Создать.

Для настройки правила эскалации задач в открывшейся карточке необходимо выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Выбор действия

На закладке Правило эскалации укажите наименование правила, ответственного сотрудника и выберите действие в поле Что делать.

Для правил эскалации задач доступны два основных действия: Выполнять автоматически и Перенаправлять.


Выбор действия для правила эскалации задач

Выполнять автоматически. Для автоматического выполнения можно сразу указать положительный или отрицательный результат.

Отрицательный результат доступен только:

Перенаправлять. Перенаправить задачу можно на пользователя, роль или автоподстановку (например, непосредственному руководителю исполнителя).

Шаг 2. Выбор условия

Выбранное на предыдущем шаге действие можно применить к следующим задачам:

Например, если до исполнения задачи остался два дня, ее нужно перенаправить автору процесса.


Выбор условия для правила эскалации задач

Шаг 3. Выбор процесса

На закладке Для процесса необходимо привязать правило эскалации задач к определенному шаблону или типу процесса.


Выбор точки маршрута процесса для правила эскалации задач

В настройках можно указать только точку маршрута процесса. Например, только согласование в шаблоне внутреннего согласования договора аренды оборудования.

При выборе пункта без шаблона правило будет применяться ко всем процессам данного типа, у которых нет шаблонов.

Шаг 3. Дополнительные условия

При необходимости можно расширить настройки правила эскалации задач дополнительными условиями. Для этого в карточке правила предусмотрена одноименная закладка.

Дополнительные условия могут быть следующими:

Как это работает

Для правил эскалации автоматически задается приоритет. Приоритет определяет порядок работы правил эскалации – если для одной задачи по условиям подходят несколько правил, то сработает правило с большим приоритетом.

Посмотреть и изменить приоритет правил можно в списке правил по шаблону и в общем списке правил эскалации задач.


Приоритет правил эскалации задач

Эскалация задач выполняется регламентным заданием Эскалация задач.

Примечание
В справочник Отсутствия добавлен флаг Буду разбирать задачи, который влияет на срабатывание правил эскалации с дополнительным условием Исполнитель отсутствует и не разбирает задачи.

Сроки выполнения процессов

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы сроки в процессах задаются отдельно для исполнителей и проверяющих.


Сроки исполнения для исполнителей и проверяющих

В цикличных процессах появилась возможность задать плановое количество циклов.

Общий срок исполнения процесса теперь определяется сроками исполнения, проверки/обработки результатов и плановым количеством циклов.

Срок для контролеров (в процессах Исполнение, Поручение и Комплексном процессе) равен общему сроку исполнения процесса.

Общий срок комплексного процесса по-прежнему определяются его действиями. Срок составного процесса теперь также определяются его действиями.

Все установленные на этапе создания процесса сроки фиксируются перед его стартом. Это обеспечивает контроль сроков запущенных процессов в списках и отчетах. После старта эти сроки можно поменять в карточке процесса только вручную.

В комплексном процессе и его действиях точный срок рассчитывается и фиксируется перед стартом процесса.

Задачи ознакомления с положительным результатом теперь создаются после завершения процесса и не влияют на дату его завершения. У таких задач нет срока выполнения.

Относительный и точный сроки

В новой версии программы для всех процессов можно задать как относительный, так и точный срок (датой). При этом в процессах сохраняются оба срока, и при установке одного срока второй рассчитывается автоматически.


Точный и относительный срок

Теперь относительный и точный срок задаются в одном поле. Установка сроков в процессах стала нагляднее. Относительный срок можно ввести с клавиатуры либо воспользоваться кнопками . Относительный срок можно указать с точностью до минут.

Точный срок также можно ввести с клавиатуры, либо воспользоваться новым окном установки срока.


Окно установки сроков процесса

При вводе срока с клавиатуры программа понимает различные комбинации. Например, если ввести 1 д 2 ч, программа распознает срок как 1 день 2 часа. Если ввести одну цифру, программа распознает ее как количество дней.


Ввод срока с клавиатуры

Возможность указать относительные и точные сроки появилась и у комплексных процессов, созданных не по шаблону.

В комплексных процессах, созданных по шаблону, и в самих шаблонах по умолчанию отображается только относительный срок исполнения. Чтобы рассчитать точный срок в карточке комплексного процесса и карточке шаблона комплексного процесса предусмотрена кнопка Рассчитать.


Расчет  точных сроков комплектного процесса, созданного по шаблону

Перенос сроков

При выполнении задачи Рассмотреть перенос сроков теперь нет необходимости открывать карточку процесса – срок изменится автоматически при выполнении задачи.

При выполнении задачи переносится срок только одной задачи. Перенести срок сразу нескольких задач можно только вручную в карточке процесса.

Если перенос срока увеличивает общий срок процесса, то программа покажет список процессов, сроки которых будут перенесены вместе с текущим. Чтобы автоматически заменить сроки нажмите Продолжить, чтобы отказаться от изменения сроков – Отмена.


Перенос срока исполнения процессов

При обработке запроса на перенос срока из другого узла распределенной информационной базы, срок можно перенести только в карточке процесса.

Программа напомнит о необходимости выполнить это действие сообщением.


Перенос срока исполнения процессов

При ведении учета переноса сроков теперь учитывается перенос каждой задачи и каждого процесса.

Причину переноса сроков теперь можно посмотреть в карточке любого процесса, если у него поменялся срок исполнения. Для этого в меню Еще предусмотрена команда История переноса сроков.

Отложенные процессы и повторение

В новой версии программы изменен порядок настройки отложенного старта процессов:

При повторении процессов теперь используются относительные сроки, зафиксированные в исходном процессе.

Проверка выполнения задач

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы при выполнении задач можно проверять, соблюдены ли определенные условия. По результатам проверки можно запретить выполнение задачи. Например, при регистрации документа проверять, что к нему приложена скан-копия оригинала. Если такого файла нет, тогда не разрешать выполнять задачу регистрации.

Проверка настраивается в карточке шаблона процесса на соответствующей закладке: Проверка согласования, Проверка исполнения, Проверка регистрации и т.д.


Список условий проверки выполнения задач

Для проверки можно задать любой набор условий, при соблюдении которых выполнение задачи становится невозможным, и сообщение пользователю. В тексте сообщения можно использовать ссылки на предмет задачи.

Например, по договору аренды есть задача «Оценить риски». При выполнении этой задачи можно настроить проверку: если дополнительный реквизит Риски не заполнен у вида документа Договор аренды оборудования, то пользователю нужно показать сообщение «Требуется указать оценку рисков по договору аренды <Имя>».


Сообщение по результатам проверки выполнения задач

Условие можно настроить в режиме конструктора, на встроенном языке «1С» или комбинацией из других условий.

Шаблоны текстов для наименования и описания процессов и задач

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы при создании процессов и выполнении задач можно выбрать текст наименования, описания и комментария из ранее созданного шаблона.

Для этого в полях Наименование, Описание и Комментарий появилась кнопка выбора (также открывается с помощью комбинации клавиш F4).


Выбор шаблона наименования процесса

В открывшемся окне можно выбрать шаблон текста из списка или создать новый шаблон. По умолчанию шаблоны текста персональные, но с помощью флажка Общий шаблон можно открыть доступ другим сотрудникам организации.

В поле Наименование карточки процесса работает автоподбор по текстам шаблонов.

Рабочее место «Задачи по проектам»

Версии: КОРП, ДГУ.

В новой версии программы появилось рабочее место Задачи по проектам. Окно доступно только руководителям проектов и открывается по одноименной команде в меню раздела Совместная работа.

В окне отслеживается состояние задач в разрезе проектов:


Рабочее место «Задачи проекта»

По представленным данным руководителю проектов удобно быстро понять, как обстоят дела с его проектами, оценить ход их выполнения, узнать, нет ли просроченных задач, какова загрузка сотрудников и др.

Клик по ссылке Проектная задача открывает ее карточку.

Из контекстного меню дерева исполнителей можно открыть карточку и план проекта.


Команды контекстного меню списка «Задачи проекта»

Нормативно-справочная информация

Переименование корреспондентов в контрагентов

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы справочник Корреспонденты переименован в Контрагенты.

Это связано с использованием аналогичного названия в других прикладных решениях на платформе «1С:Предприятие» и в других ECM и СЭД продуктах.

Особенности работы

При обновлении на «1С:Документооборот» версии 2.1 необходимо проверить и, при необходимости, переименовать вручную объекты, в которых использовалось название справочника Корреспонденты. Это могут быть:

Отчеты по контрагенту

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь по контрагенту можно сформировать следующие отчеты:

Всё по контрагенту – отчет открывает список данных, в которых контрагент фигурирует в качестве отправителя, получателя и контрагента. Это могут быть входящие, исходящие и внутренние документы, проекты (Версия КОРП), мероприятия (Версия КОРП), письма (Версия КОРП).

Лента контрагента – отчет в хронологическом порядке показывает всю работу с контрагентом в информационной базе.

Отчеты открываются из меню Получить на панели действий карточки контрагента.


Отчеты по контрагенту

Письма по контрагенту включают в себя как переписку с самим контрагентом (почтовый адрес, указанный в карточке контрагента), так и с его контактными лицами, если они заведены.

Документы по контрагенту

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь из карточки контрагента можно посмотреть все документы по контрагенту.

Для этого на панели навигации предусмотрена команда Документы.


Команда получения отчетов из карточки контрагента

Откроются списки входящих, исходящих и внутренних документов, в которых контрагент фигурирует в качестве «отправителя», «получателя» и «контрагента».

В списках работать с документами в разрезе контрагента. С помощью команд контекстного меню можно Создать, Скопировать, Изменить и найти документ.

Настройки вида и шаблона документа в одном окне

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы при создании вида документа можно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Теперь все эти настройки доступны в карточке вида документа.


Карточка вида документа

На закладке Вид документа указываются настройки вида, задается нумерация и этапы обработки документа.

На закладке Шаблон документа настраивается шаблон, заполняются реквизиты, прикрепляются файлы и вводятся другие необходимые данные: список согласующих лиц, список товаров и услуг, рабочая группа, категории.

Примечание
В новой версии программы создавать и изменять шаблоны документов могут только ответственные за НСИ.

Если для вида документа настроено несколько шаблонов, то на закладке Шаблон документа отображается список этих шаблонов, а в заголовке указывается их количество.

Команды Правила автозаполнения файлов и Шаблоны документов по умолчанию скрыты из интерфейса программы. Теперь всю работу по настройке шаблона документа и автоматического заполнения файлов предполагается вести через карточку вида документа.

Настройка автоматического заполнения шаблонов файлов

По ссылкам Не настроено или Открыть в колонке Настройка заполнения списка файлов шаблона открываются настройки автоматического заполнения приложенных файлов.


Настройка автоматического заполнения файла шаблона реквизитами

В новой версии программы настройка автоматического заполнения файлов шаблона упрощена.

Теперь при настройке автоматического заполнения шаблонов файлов формата doc и docx достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты, и программа автоматически создаст их в файле.


Выбор реквизитов автоматического заполнения файла

Если в сохраненной настройке убрать флаг реквизита, то программа автоматически удалит его поле из шаблона файла.

На закладке Скрипты указываются выражения на встроенном языке, на результат которого будет заменено выбранное поле файла.


Настройка скриптов для автозаполнения файла

После сохранения настроек программа автоматически добавит в шаблон файла специальные поля для замены.

Особенности перехода на новую версию программы

Раньше шаблоны файлов для автоматического заполнения хранились в списке Файлы, теперь они прикреплены к шаблону документа. При переходе на «1С:Документооборот» версии 2.1 имеющиеся файлы будет автоматически перенесены в шаблоны документов, с которыми они связаны.

Если в информационной базе есть шаблоны документов, в которых не указан Вид документа, то такие шаблоны не будут отображаться в карточках видов документов. Чтобы их найти, необходимо вручную вывести в меню раздела Нормативно-справочная информация команду Шаблоны документов, открыть список и привязать все шаблоны к видам документов.

Учет товаров и услуг

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь для внутренних документов можно вести учет товаров и услуг и настраивать их автоматическое заполнение в шаблонах файлов. Возможность позволит быстро составлять документы с заполненным списком товаров и услуг, например, это могут быть дополнительные соглашения, счета, сметы, спецификации и другие.

Справочник Товары и услуги доступен по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация.

Права на заполнение справочника по умолчанию есть у ответственного за НСИ. Список товаров и услуг можно группировать, указывать единицы изменения и цены.


Справочник «Товары и услуги»

Список товаров и услуг для документов одного вида

Учет товаров и услуг включается в карточке вида внутреннего документа настройкой Вести учет товаров и услуг.


Настройка учета товаров и услуг

Если настройка установлена, в шаблоне можно указать перечень товаров и услуг, которые чаще всего используются в документе данного вида.

Для этого на закладке Шаблон документа перейдите на закладку Товары и услуги и заполните список типовыми данными для шаблона. При этом они автоматически появятся в новых документах этого вида. Например, для вида документа Договор подряда на ремонт нужно указать Услуги по ремонту офиса, Стройматериалы и прочее.


Настройка учета товаров и услуг

Товары и услуги можно создать здесь же с помощью кнопки Добавить на командной панели или выбрать из уже существующей номенклатуры с помощью кнопки Подобрать. Элементы из списка Все товары, услуги можно перетаскивать, переносить двойным щелчком мыши или использовать кнопку .

Если в документе, который создан не по шаблону, указан вид с настройкой Вести учет товаров и услуг, то закладка Товары и услуги появится в документе.

Автозаполнение списка товаров и услуг

Если к шаблону документа приложен файл в формате Microsoft Word, то для него можно настроить автоматическое заполнение списка товаров и услуг.


Настройка автозаполнения файла

Для этого на закладке Файлы карточки вида документа предусмотрена колонка Настройка заполнения. Для настройки автозаполнения необходимо выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Выбор реквизитов для заполнения. Нажмите на гиперссылку Не настроено, при этом откроется список всех реквизитов документа. Например, Дата создания, Сумма документа и другие. Для заполнения таблицы Товары в шаблоне документа предусмотрена группа Список товаров и услуг.

Установите флажки напротив реквизитов, которые вы хотите перенести в файл.


Выбор реквизитов для автозаполнения файла

Если вы отметили реквизиты группы Список товаров и услуг, то в файл будет добавлена таблица Товары. Обратите внимание на особенности ее заполнения:

Шаг 2. Расстановка полей в документе. Новые поля в шаблоне файла необходимо вручную расставить по тексту и настроить оформление (шрифт, размер шрифта и прочее).

Обратите внимание на важную деталь: заполненные поля нужно именно переносить, а не копировать. То есть использовать конструкцию Вырезать – Вставить. При копировании полей автозаполнение работать не будет.


Поля, автоматически добавленные в шаблон документа

Автоматическое заполнение полей в файлах документа может занять некоторое время, так как программа работает с приложением Microsoft Word. Скорость заполнения зависит от версии Microsoft Word, величины файла, его формата и характеристик вашего персонального компьютера.

Шаг 3. Проверка настройки. После сохранения настройки новые документы данного вида автоматически будут содержать этот файл с уже заполненным списком товаров и услуг. Список можно редактировать.

Изменение реквизитов карточки документа повлечет за собой их изменение в приложенных файлах.

Редактирование настройки автозаполнения, шаблона документа и добавленных новых полей ничем не ограничено.

Обмен списком товаров и услуг

В «1С:Документообороте» версии КОРП после выхода других типовых конфигураций с новым планом обмена появится возможность интеграции списка товаров со справочником Номенклатура других учетных систем.

При необходимости можно взять правила обмена, идущие в составе дистрибутива «1С:Документооборота» (папка Синхронизация данных) и воспользоваться ими, чтобы выгрузить номенклатуру и единицы измерения с помощью встроенной обработки Универсальный обмен данными в формате XML, не дожидаясь выходя прикладных решений, в которых это будет реализовано автоматически. Это можно сделать не только для типовых решений, но и для интеграции с любыми другими конфигурациями.

Особенности работы при ведении учета по статьям ДДС

Версии: КОРП, ДГУ.

Если по документу ведется учет по нескольким статьям ДДС, то при редактировании списка товаров общая сумма документа изменится автоматически, а сумма, распределенная по статьям ДДС, при этом может остаться прежней. Тогда при записи возникнет ошибка и нужно будетраспределить сумму по статьям ДДС вручную.

Также наоборот. Если вручную изменить сумму документа по статьям ДДС, то автоматически изменится общая сумма документа. Но итоговая сумма в таблице товаров останется прежней. Необходимо пересчитать суммы указанных товаров и услуг.

Учет НДС

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В программе появилась возможность учитывать НДС в сумме документа.

За включение учета НДС отвечает настройка Является плательщиком НДС:


Включение учета по НДС

Если настройка включена, то в карточке внутренних документов появятся следующие реквизиты:

Суммы с НДС рассчитываются автоматически.


Учет НДС в карточке документа

Наименование документа по шаблону

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь в шаблоне внутреннего, входящего и исходящего документа можно создать шаблон наименования документа. С его помощью можно автоматически формировать названия документов по заранее установленному образцу без возможности их отредактировать. Это позволит повысить качество наименования документов на предприятии и добиться их унификации.

При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.

Как настроить

Откройте карточку вида документа на закладке Шаблон документа, на закладке Реквизиты документа нажмите на кнопку выбора (или F4) в поле Наименование документа.

В открывшемся окне из списка представленных реквизитов документа составляется шаблон его наименования. Отображаются как основные, так и дополнительные реквизиты документа.

Для создания шаблона перенесите нужные поля из правой колонки в левую, разделите их любыми символами и сохраните настройки. Например: [Вид документа] с [Контрагент] № [РегистрационныйНомер] от [ДатаРегистрации]. Обратите внимание, что специальные скобки «[]», в которые заключены автозаполняемые поля, нельзя удалять.


Создание шаблона наименования документа

После сохранения настроек наименования документов данного вида будут формироваться автоматически по шаблону и будут недоступны для редактирования.

Если в момент создания документа какой-либо реквизит не задан, например не заполнен регистрационный номер или контрагент, то при формировании наименования, программа «пропустит» это поле. Но когда «пропущенный» реквизит документа будет заполнен, то он автоматически появится и в наименовании.

Учет переходящих из года в год дел

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы можно ввести учет дел, переходящих из года в год. Это могут быть личные дела, дела, включающие устав организации, регистрационно-учетные журналы, дела длительного формирования и другие.

Переходящим считается дело, которое действует более одного года.

Теперь в конце года переходящие дела не нужно закрывать. При создании новой номенклатуры дел переходящие дела связываются автоматически, что позволяет списывать документы по действующей номенклатуре дел в незакрытые переходящие дела прошлых лет.

Новые тома переходящего дела открываются со сквозной нумерацией.

В новой версии программы для быстрого заведения дел по утвержденной номенклатуре дел выбранного года в меню Еще списка Дела (тома) предусмотрена команда Создать дела по номенклатуре. Раньше создание выполнялось вручную.


Создание дела по номенклатуре

В открывшемся окне достаточно указать год, организацию, подразделение и отметить позиции утвержденной номенклатуры дел, по которым нужно создать новые дела.


Создание дела по номенклатуре прошлых лет

Если по выбранным позициям номенклатуры есть переходящие дела, то программа не даст создать такое же новое дело. В переходящих делах нужно создавать новые тома через общий список дел.

Переходящие дела можно передать в архив или на уничтожение (документами Передача дел в архив и Уничтожение дел). Расчет периода хранения томов переходящего дела ведется от даты закрытия его последнего тома. Соответственно, если переходящее дело открыто в 2011 году, а последний том дела закрыт в 2015, то период хранения всех томов этого дела будет отсчитываться от 2015 года.

Добавление изображений через буфер обмена

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Раньше картинку из буфера обмена можно было добавить только во вложение или тело исходящего HTML-письма.

Теперь это можно сделать во всех основных формах со списками файлов:

Для вставки картинки в списках файлов появилась кнопка  или можно по-прежнему использовать комбинацию клавиш Ctrl + Shift+V.

Управление проектами

Управление проектами по контрольным точкам

В «1С:Документообороте» версии 2.1 управление проектами по контрольным точкам работает в экспериментальном режиме. Механизм будет развиваться в следующих версиях программы.

Контрольные точки – это инструмент контроля плана проекта. Их можно использовать как вместе с планом проекта в виде СДР (Структурной декомпозиции работ), так и вместо него.

Использование контрольных точек заключается в трех шагах:

  1. Настроить список контрольных точек.
  2. Проводить еженедельную оценку вероятности успешного прохождения каждой контрольной точки.
  3. Контролировать точки по уровням контроля.

Как настроить

За включение/отключение учета по контрольным точкам отвечает настройка Использовать контрольные точки (Настройка и администрирование – Настройка программы – Проекты и трудозатраты).


Настройка использования контрольных точек

Если настройка включена, то на панели действий карточек проектов и видов проектов появится команда перехода к контрольным точкам – КТ.

Уровни контроля используются для контроля проектов с различной детализацией и могут быть, например, такими:

За настройку уровней контроля отвечает ссылка Уровни контроля (Настройка и администрирование – Настройка программы – Проекты и трудозатраты).

Контрольные точки проекта

Список контрольных точек проекта можно открыть командой КТ из списка проектов или из карточки проекта.

Список контрольных точек показывает:


Список контрольных точек проекта

Контрольные точки проекта доступны для просмотра всем, кому доступен сам проект.

Права на добавление новых контрольных точек и групп есть только у руководителя проекта, его руководителей и делегатов.


Карточка контрольной точки

Номер первой контрольной точки проекта вводится вручную, далее номера присваиваются контрольным точкам автоматически. В качестве шаблона для нарастающей нумерации программа будет использовать формат первой контрольной точки.

Контрольные точки можно заносить в календарь и отправлять по почте. Для этого в карточке контрольной точки предусмотрено меню Создать на основании.

Оценка вероятности успешного прохождения контрольных точек

Управление по контрольным точкам основано на еженедельной оценке вероятности успешного прохождения контрольной точки в плановый срок. Оценка выполняется ответственным за каждую контрольную точку.

Для оценки выберите в списке одну или несколько контрольных точек и выполните команду Оценить.


Оценка вероятности успешного прохождения контрольной точки

В открывшемся окне нужно добавить комментарий, указать дату и выбрать одну из трех предусмотренных оценок:

Оценка будет сохранена. При этом программа хранит только одну оценку за каждую неделю. Предыдущие оценки за эту неделю будут удалены.

Посмотреть историю оценок можно по каждой контрольной точке в отдельности (гиперссылка Оценки в карточке контрольной точки) или по всем контрольным точкам проекта (команда Все оценки в меню Еще списка контрольных точек проекта).

Руководитель проекта может запросить список оценок.

Контрольные точки, которым необходимо выставить оценку, помечаются вопросительным знаком. Ответственным на почту приходит специальное уведомление о том, что несколько контрольных точек ожидают оценки.

История оценок

Окно истории оценок показывает динамику оценок по всем контрольным точкам проекта за последние три недели. С его помощью можно понять текущее положение дел и найти точки, которые перешил из оценки В срок в оценку Под угрозой. Такие точки являются предметом особенного внимания.


Анализ динамики оценок

В этом окне удобно ставить оценки точкам за ту или иную неделю. Для этого в колонке, соответствующей нужной вам неделе, выберите контрольные точки и нажмите кнопку Оценить.

Выгрузка и загрузка контрольных точек

Сформированный список контрольных точек можно выгрузить в XML-файл и загрузить как шаблон. Для этого:

  1. Откройте список контрольных точек проекта.
  2. Выполните команду Еще – Выгрузить.
  3. Выберите имя файла.
  4. Откройте карточку вида проекта.
  5. Выполните команду Еще – Загрузить.

Работа сотрудников с контрольными точками

Участники проектов работают с контрольными точками в окне Мои контрольные точки. Окно можно открыть командой Главное – Мои контрольные точки через меню функций.


Список контрольных точек «На исполнение»

В этом окне на трех закладках показаны различные списки контрольных точек, имеющих прямое отношение к пользователю:

Контрольная точка помечается пройденной, если она отмечена исполненной и проверенной (если указан проверяющий).


Список контрольных точек «На исполнение»

Программа автоматически отправляет уведомления по почте:

Шаблоны контрольных точек

Для каждого вида проектов можно настроить шаблонный список контрольных точек и групп. Для этого используйте команду КТ на панели действий карточки вида проекта.

Откроется шаблон, в котором можно составить список контрольных точек по группам.


Шаблон контрольных точек проекта

В карточке контрольной точки указываются те же реквизиты. Срок исполнения указывается не конкретной датой, а длительностью в рабочих днях, часах и минутах.

При заполнении списка контрольных точек для проекта по этому шаблону длительность будет преобразована в конкретные даты по графику работы (общему или графику проекта, если он указан).


Карточка контрольной точки

Для добавления группы контрольных точек используйте контекстное меню списка групп.

Чтобы заполнить контрольные точки конкретного проекта по этому шаблону откройте список контрольных точек проекта и выполните команду Еще – Заполнить по шаблону. При заполнении по шаблону существующие контрольные точки проекта будут помечены на удаление.

Встроенная почта

Версии: КОРП, ДГУ.

Синхронизация отправленных писем по IMAP

В новой версии программы письма, отправленные по внешней маршрутизации, отображаются не только в папке Отправленные встроенной почты «1С:Документооборота», но и в любом другом почтовом клиенте, через который работает пользователь (MS Outlook, The Bat! и прочие).

Отправленные письма синхронизируется с другими почтовыми клиентами как при использовании легкой, так и при использовании встроенной почты «1С:Документооборота».

Как настроить

Чтобы включить синхронизацию папки Отправленные в карточке учетной записи необходимо включить настройку Сохранять копию исходящего письма в папке "Отправленные". Настройка доступна, если в информационной базе ведется получение писем по протоколу IMAP.

Если настройка включена, то при отправке письма в папке Отправленные создается копия исходящего письма. Соответственно другие пользователи могут работать с этим почтовым ящиком в другом почтовом клиенте и видеть все письма – и входящие, и исходящие.


Настройка учетной записи встроенной почты

Добавление получателей списком

Теперь команда Добавить получателей списком работает не только если указано имя с email вида «Иванов Иван ivan@mail.ru», но и если указаны только фамилия или ФИО сотрудника, например «Иванов» или «Иванов Иван Сергеевич».

Обратите внимание: поиск ведется только по пользователям информационной базы.

Если по указанной фамилии или ФИО программа найдет несколько пользователей или не найдет ни одного, вы получите уведомление с рекомендациями по дальнейшим действиям.

Отзыв писем

Теперь, если вы отправили письмо по ошибке, например, указали не того адресата, забыли прикрепить файл или уточнить какую-либо информацию, то это письмо можно отозвать.

Для этого в контекстном меню списка отправленных писем появилась команда Отозвать письмо. Также команда доступна в меню Еще – Письма карточки письма.


Команда отзыва писем

Особенности отзыва писем:

Повышение удобства форматирования HTML-писем

По результатам проведенных юзабилити-тестов редактирование HTML-писем доработано следующим образом:


Выбор шрифта HTML-письма


Выбор цвета текста и фона HTML-письма

Перенаправление писем

Иногда необходимо «переложить» письмо в другой почтовый ящик без отметки о пересылке. Например, если вы получили письмо по ошибке или в ваши обязанности входит перераспределение общей почты по ответственным.

В новой версии программы такие письма можно перенаправить. При этом получатель увидит исходное письмо с неизменным текстом, адресом отправителя и вложениями, без какого-либо признака пересылки.  

Для перенаправления в контекстном меню списка писем и в меню Еще – Письма в карточке письма предусмотрена команда Перенаправить (или горячая клавиша Ctrl+E).


Команда перенаправления письма

Обратите внимание: перенаправить письмо можно только по внутренней маршрутизации.

По умолчанию перенаправление отключено. За его включение отвечает настройка Разрешить перенаправление писем (Настройка и администрирование – Настройка программы – Почта).


Настройка перенаправления писем

Пересылка писем

В новой версии программы для быстрой обработки почты добавлены следующие команды:


Команды пересылки писем

Команды расположены в контекстном меню списка писем и в меню Еще – Письмо карточки письма.

Пересылка предыдущему адресату

В новой версии программы можно быстро выбрать одного из адресатов, между которыми пересылалось письмо.

Например, руководитель получил письмо с описанием проблемы и переслал его подчиненному с просьбой разобраться. После решения вопроса подчиненный может выполнить команду Переслать предыдущему и сразу ответить отправителю исходного письма, не теряя время на пересылку руководителю или копирование адреса из истории письма.

После выполнения команды Переслать предыдущему:


Выбор адресатов предыдущего письма

Пересылка с копией автору

В новой версии программы можно переслать письмо другому сотруднику, но с копией автору.

Например, руководитель получил письмо с просьбой обсудить какой-либо вопрос и хочет поручить это подчиненному. Теперь с помощью команды Переслать с копией автору можно в один клик:

Вложенные письма

В новой версии программы можно отправлять вложенные письма. Для этого предусмотрено три способа:


Добавление письма вложением

При получении вложенное письмо отображается в списке прикрепленных файлов, и его можно открыть для просмотра.

Вложенное письмо можно отправить внешним адресатам, работающим в других постовых клиентах. При получении вложенное письмо также отображается в списке прикрепленных файлов.


Просмотр вложенного письма

Шаблоны писем

В новой версии программы появились шаблоны писем, которые удобно использовать для однотипных рассылок или, например, согласования отпусков.

Как создать

Шаблон создается на основании писем. Для этого в списке и карточке письма в меню Еще – Письмо нужно выполнить команду Сохранить как шаблон. При этом в шаблон переносятся все реквизиты письма (закладка Письмо):


Создание шаблона на основании письма

В тексте шаблона письма можно указать и шаблон даты (день, час, минута), который автоматически заполнится в момент создания письма.   Для этого на командной панели нужно выполнить команду Текст – Вставить шаблон времени.

После этого на закладке Шаблон необходимо указать реквизиты шаблона и при необходимости настроить к нему общий доступ. Шаблон письма можно сделать доступным для отдельных сотрудников, отделов, групп пользователей или всех сотрудников компании.


Создание нового шаблона письма

Как использовать

Письмо по шаблону можно создать двумя способами:

Ограничение для подбора адресатов исходящего письма

Теперь в настройках встроенной почты можно установить ограничение для автоподбора адресатов в исходящем письме.

Ограничение позволит исключить лишних адресатов при автоматическом подборе, оставив только перечисленных в персональных настройках.

Как настроить

Чтобы установить ограничение необходимо:

  1. Перейти в Настройка – Встроенная почта – закладка Автоподбор адресатов.
  2. Установить флажок Использовать свой список для автоподбора.
  3. Указать пользователей, которые должны участвовать в поиске. В список можно добавлять как отдельных пользователей, так и подразделения.


Список адресатов для автоподбора

Также в новой версии программы при автоподборе в списке адресатов можно вводить не только имя или адрес электронной почты пользователя/контрагента, но и название отдела, группы пользователей, группы корреспондентов, группы физических лиц, группы личных адресатов, группы контактов.

Оповещение о новых письмах

В новой версии программы настройки оповещений о новых письмах стали более гибкими. Теперь можно:

За отображение оповещений списком отвечает настройка Показывать список оповещений (Настройка – Персональные настройки – Встроенная почта – Новые письма). Условия отображения оповещений настраиваются здесь же.

Чтобы установить условие, достаточно указать значения и исключения. Например, оповещать только о письмах из папок От руководителя и Важное.


Настройка оповещений о новых письмах

При получении почты пользователь увидит список новых писем, из которого можно открыть их карточки.

После просмотра письма оповещение скрывается из списка. Окно закрывается после того, как пользователь просмотрит все письма или нажмет кнопку Ознакомился.


Настройка оповещений о новых письмах

Групповая отправка исходящих писем

Некоторым пользователям удобно подготовить к отправке сразу несколько писем в папке Черновики, а потом отправить все эти письма вместе.  Это могут быть совершенно разные письма разным адресатам.

В новой версии программы можно выделить несколько писем и выполнить команду контекстного меню Отправить.


Групповая отправка исходящих писем

«Перетаскивание» вложенных файлов из письма

В новой версии программы файл-вложение можно «перетащить» из карточки письма или списка писем в папку Microsoft Windows или любую другую программу, поддерживающую Drag&Drop.  

Обратите внимание: «перетаскивание» работает только для одного файла-вложения. Несколько файлов-вложений можно перенести только в другой объект «1С:Документооборота», например, список файлов или карточку документа.  

Сортировка вложенных файлов письма

Раньше файлы-вложения исходящего письма по умолчанию сортировались по алфавиту, и этот порядок нельзя было изменить.

В новой версии программы порядком вложенных файлов можно управлять. Например, разместить файлы в порядке значимости: сначала договор, потом дополнительное соглашение и акт.

По умолчанию вложения добавляются в следующем порядке:

В контекстном меню списка вложений добавлены команды для изменения порядка вложений вручную и сортировки по имени.


Команды для управления порядком вложенных файлов

Сортировка адресатов письма

Раньше список адресатов исходящего письма автоматически сортировался по алфавиту при сохранении письма в черновики. При редактировании черновика пользователю было сложно понять, на каком адресате он остановился, заполняя список получателей.

В новой версии программы автоматическая сортировка адресатов при сохранении письма отключена. При необходимости пользователь может вручную отсортировать список с помощью команд контекстного меню списка адресатов Сортировать по имени и Сортировать по типу и имени.

Сохранение HTML-писем на диск

Раньше на диск все письма сохранялись только в текстовом формате.

Теперь можно сохранить письмо и в формате HTML. Для этого в окне сохранения письма в поле Имя файла для сохранения текста письма  необходимо указать расширение HTML или выбрать тип файла в проводнике Microsoft Windows.


Сохранение письма в формате HTML

При сохранении письма в формате HTML для файла создается подкаталог files, в который помещаются картинки из тела письма.

Тип сохраняемого файла txt или HTML запоминается и используется в дальнейшем.

Подсказка к фотографии адресата

В новой версии программы в подсказке к фотографии адресата письма выводится служебный телефон и название отдела.

Данные выводятся при наведении на фото адресата в карточке письма и области просмотра списка писем.


Подсказка к фотографии адресата

Автоматическая очистка папок писем

Теперь программа может автоматически помечать на удаление письма, полученные раньше установленного срока. Например, 30 дней. Возможность полезна для таких папок, как Корзина или Спам.

Настройка автоматического удаления устанавливается в карточке каждой папки.


Настройка автоматического удаления писем

Групповая обработка писем в папке

Раньше чтобы в папке пометить все письма на удаление или как прочтенные, нужно было выделять все письма и нажимать Del или Ctrl+M.

Теперь это можно сделать в один клик: в контекстном меню папки писем появились команды Пометить все письма как прочтенные и Пометить все письма на удаление.


Команды группового управления письмами в папке

Отображение способа адресации

В новой версии программы можно увидеть способ адресации полученного вами письма: Кому, Копия или Скрытая копия.

Это важно, чтобы понять, на какие письма вам нужно обязательно ответить (Кому), а какие отправлены просто для информации (Копия или Скрытая копия).


Способ адресации в списке писем

Для отображения адресации предусмотрены следующие иконки:

Для использования возможности необходимо в списке писем и карточке исходящего письма через Еще – Настройка – Изменить форму включить видимость колонки Способ адресации.


Настройка отображения способа адресации в списке писем

Отчеты «Динамика входящих писем» и «Динамика исходящих писем»

В новой версии программы появились отчеты Динамика входящих писем и Динамика исходящих писем, отслеживающие изменение потока входящей и исходящей почты.

Отчеты помогут оценить прирост входящих или исходящих писем, отследить пиковую нагрузку в определенные периоды и многое другое.


Отчет «Динамика входящих писем»

Бизнес-событие «Получение входящего письма»

В новую версию программы добавлено бизнес-событие Получение входящего письма.

Теперь можно создать обработчик бизнес-событий и поддерживать, например, автоматизировать следующие сценарии:

При получении входящего письма автоматически создавать внутренний документ, заполнять его данными письма и запускать по документу процесс.

Настройка уведомлений

Новые способы доставки уведомлений

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы появилась возможность получать уведомления не только по электронной почте, но и во всплывающем окне и по SMS.

В персональных настройках уведомлений теперь можно установить подписки на получение уведомлений любым из этих способов. Для этого достаточно поставить флажки в соответствующих колонках:


Персональная настройка уведомлений

Уведомления по SMS

Теперь можно получать SMS-уведомления о событиях в программе без использования Интернета и почтовых программ.

Например, это очень удобно для оперативного уведомления о новых задачах. Если пользователь подписан на такое уведомление, то при получении новой задачи на его мобильный телефон придет SMS-сообщение в любом месте, где доступна сотовая связь.

Примечание
Для отправки SMS потребуется заключение договора с любым поставщиком услуг, поддерживаемым подсистемой. Услуга платная. Поддерживаются следующие провайдеры: SMS.RU, SMS-ЦЕНТР, СМС-Услуги и GSM-INFORM, Билайн, МТС.

Отправку уведомлений по SMS настраивает Администратор в окне Настройка уведомлений (Настройка и администрирование – Настройка программы – Общие).

Шаг 1. Настройка отправки. На закладке ОтправкаSMS указать данные о провайдере, логин и пароль, полученный от провайдера. По желанию ввести имя отправителя, размер сообщения, использование транслитерации и установить ограничение на количество отправленных SMS в день.


Настройка отправки уведомлений по SMS

Подробное описание настроек:

Шаг 2. Настройка способов уведомления. На закладке Способы уведомления настроить соответствующие виды контактной информации пользователей и указать номера телефонов, на которые будут приходить сообщения.


Настройка способов отправки уведомлений

Шаг 3. На закладке Подписки указать, о каких событиях пользователи будут получать SMS-уведомления по умолчанию.


Настройка подписок на SMS-уведомления

Шаг 3. Назначить роль ОтправкаSMS тем пользователям, которым разрешено самим настраивать состав подписок по SMS в персональных настройках уведомлений. По умолчанию менять состав этих подписок может только пользователь с полными правами.

После завершения натсройки пользователи будут получать SMS-уведомления.

Список отправленных сообщений

Список всех отправленных уведомлений и статус доставки можно открыть по гиперссылке Уведомления по SMS на закладке Отправка SMS.


Карточка отправленного SMS-уведомления

Способ отправки уведомлений По SMS можно выбрать в подписках на объекты.

Уведомления всплывающим окном

В новой версии программы уведомления можно получать в одном всплывающем окне. Раньше таким способом отправлялись только программные уведомления.

В настройках уведомлений, в подписках на уведомлений по объекту, в персональных настройках уведомлений появилась колонка Окном.


Подписки на уведомления всплывающим окном

По умолчанию всплывающим окном отправляются уведомления по следующим событиям:

Такие уведомления не блокирует интерфейс и отправляются один раз. Из уведомления можно перейти к предмету: в карточку задачи, документа, отсутствия, запись календаря и др. Можно просто закрыть уведомление, не предпринимая никаких действий, повторно окно показано не будет.


Уведомление всплывающим окном

Если пришло одно уведомление, то отображается его карточка, если несколько – список уведомлений.

Список всех уведомлений можно посмотреть по команде Уведомления в меню раздела Настройка.

Администратор может выбрать этот способ отправки уведомлений по умолчанию.

Способ отправки уведомлений Окном можно выбрать в подписках на объекты.

Настройка уведомлений программы

В новой версии программы дополнительная настройка Уведомления программы превратилась в стандартную подписку на уведомления, которые можно получать по почте, всплывающим окном, по SMS.


Подписка на уведомления программы всплывающим окном

Планирование и учет рабочего времени

Заметки

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы можно создавать заметки. Это ваши личные записи, недоступные другим пользователям.

Список заметок открывается по одноименной команде в меню раздела Главное.


Список заметок

Заметки удобно группировать по темам. Список тем расположен справа. Колонка  показывает количество заметок в теме. Достаточно кликнуть на тему, чтобы увидеть список всех входящих в нее заметок. Заметке можно присвоить несколько тем по аналогии с тегами.

Заметкам в списке можно проставить приоритеты.

Из списка заметок можно выполнить следующие операции:

При добавлении новой заметки открывается карточка, где нужно выбрать или создать тему, ввести заголовок и текст заметки, при необходимости указать приоритет. В тексте заметки можно использовать форматирование.


Создание новой заметки

В «1С:Документообороте» версий КОРП и ДГУ на основании заметок не только можно создать запись календаря или письмо, но и наоборот – на основании письма или записи календаря можно создать заметку. Для этого предусмотрено меню Создать на основании.

Примечание
После обновления на версию 2.1 заметки автоматически появятся у всех участников привилении Пользователи, если привилегия не изменена. Если в привилегию внесены изменения, то для отображения заметок нужно вручную добавить в нее роль Работа с заметками документооборота или восстановить значения привилегии по умолчанию (Еще – Восстановить по начальному заполнению).

Предусмотрен поиск по заметкам: их можно найти как по названию, так и по тексту. Для этого на панели действий предусмотрена кнопка  Поиск.


Поиск по заметкам

Работа с мероприятиями и отсутствиями в календаре

Версии: КОРП, ДГУ.

В новой версии программы по мероприятиям и отсутствиям автоматически ведутся записи календаря.

Такие записи недоступны для изменения вручную, так как поддерживаются в актуальном состоянии автоматически и меняются только при внесении изменений в карточку исходного мероприятия или отсутствия.


Записи календаря о мероприятиях и отсутствиях

Двойной клик по записи календаря открывает карточку мероприятия или отсутствия.

Если вас пригласили на мероприятие, то в календаре автоматически будет создана запись со знаком вопроса. Он будет отображаться до тех пор, пока вы не ответите на приглашение.

Теперь это можно сделать прямо из карточки мероприятия: в области уведомлений появились команды, чтобы принять, отклонить приглашение и в любой момент изменить свое решение.


Ответ на приглашение из карточки мероприятия

В новой версии программы включить напоминание и выбрать цвет записи календаря можно прямо из карточек мероприятий и отсутствий. Цвет и напоминания являются персональными настройками, доступными только текущему пользователю.


Карточка отсутствия

Теперь можно отметить записи календаря как отработанные. Для этого в карточке записи календаря, карточке отсутствия и мероприятия появилась отметка Отработано.


Карточка мероприятия

Если пометка установлена, то пользовательские настройки цвета и напоминаний отменяются, и запись календаря выделяется особым цветом:


План дня с отработанным мероприятием

Из карточки напоминания можно сразу перейти в карточку отсутствия или мероприятия.

Повышение удобства бронирования помещений

Версии: КОРП, ДГУ.

В новую версию программы добавлен ряд возможностей для повышения удобства бронирования.

Хозяйственное и техническое обеспечение

Теперь в программе можно назначить ответственных за хозяйственное и техническое обеспечение помещений и территорий.


Указание ответственных за техническое и хозяйственное обеспечение помещения

Для этого в карточке помещения (Нормативно-справочная информация – Помещения и территории) на закладке Бронирование достаточно заполнить поля Ответственный за техническое обеспечение и Ответственный за хозяйственное обеспечение.

Если назначить ответственных для корневых помещений или территорий, например Этаж или Офис, то поля автоматически заполнятся у всех подчиненных помещений.

Теперь при бронировании пользователю достаточно заполнить поля Техническое обеспечение и Хозяйственное обеспечение в карточке брони, и ответственные сотрудники автоматически получат уведомления с описанием работ, которые они должны выполнить. Поля доступны, только если указан ответственный за обеспечение помещения.


Указание технического и хозяйственного обеспечения при бронировании

Проверка вместимости

Если для помещения указана вместимость, то теперь при его бронировании будет выполняться проверка вместимости.

Если количество человек в брони превысит вместимость помещения, то пользователь получит сообщение с предупреждением. В этом случае рекомендуется выбрать другое помещение или сократить количество человек в брони.


Указание технического и хозяйственного обеспечения при бронировании

Интерфейсные изменения

Теперь при бронировании с помощью подсказки отображается дополнительное описание помещений. Описание вводится в карточке помещения на закладке Бронирование и может быть произвольным.


Дополнительное описание помещения

В окне Бронирование помещений теперь отображается информация о том, кто забронировал помещении и зачем (если эта информация указана при создании брони).


Окно бронирования помещений

Повышение удобства работы с мероприятиями

Версии: КОРП, ДГУ.

В новую версию программы добавлен ряд возможностей для повышения удобства работы с мероприятиями.

Теперь для мероприятий одного вида можно указать куратора, помещение, длительность мероприятия по умолчанию. Для этого в карточке вида мероприятия появились поля Куратор, Помещение, Длительность.


Новые реквизиты в карточке вида мероприятия

Поле Куратор отображается, если для вида мероприятия включена настройка Ведет куратор.

Куратор мероприятия может бронировать помещения для мероприятия, даже если организатором выступает другой сотрудник.

Если поле Длительность не заполнено, то по умолчанию  оно принимает значение – 60 минут.

В программе мероприятия: помимо общей длительности мероприятия теперь отображается плановое время каждого пункта программы.


Плановое время пункта программы мероприятия

В карточку пункта программы теперь можно добавить комментарий. Его увидят все участники мероприятия.

Обмен данными

Автоматическое создание связей в интегрированном прикладном решении

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы при создании документа «1С:Документооборота» на основании документа интегрированного прикладного решения программа автоматически  устанавливает связи.

Если в исходном документе есть ссылки на объекты прикладного решения, для которых настроена интеграция с «1С:Документооборотом», то для них автоматически будут созданы связанные документы «1С:Документооборота» и настроены связи.

Например, теперь при отправке заказа на согласование не нужно открывать его карточку, переходить на закладку Связи, нажимать Добавить и искать пакет документов, необходимый согласующему лицу. Программа сделает это автоматически.

Если для пары документов не настроено однозначной связи, то программа автоматически установит универсальную связь Содержит ссылку на.

Настройка Прав доступа

Новый интерфейс настройки прав доступа

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы интерфейс настройки прав значительно упрощен. Группы доступа больше не используются.

Привилегии

Профили групп доступа переименованы в Привилегии. Суть не изменилась – это по-прежнему готовая подборка ролей с правами к данным.

Роли назначаются через Привилегии. В списке разрешенных действий достаточно установить или снять флажки.


Привилегии пользователя

Привилегии назначаются прямо из карточек пользователей, рабочих групп и подразделений.


Назначение привилегий из карточки пользователя

Политики доступа

Политики доступа содержат сведения том, кому и на какие разрезы доступа назначены права.

Примечание
Разрезы задают границы областей данных, с которыми разрешено работать пользователям: виды внутренних документов, виды входящих документов, виды исходящих документов, виды мероприятий, организации, грифы доступа.

С помощью политик доступа задать как общие настройки прав для рабочих групп и подразделений, так и доступ к определенному виду документа или вопросу деятельности конкретному пользователю.

Сотрудник может одновременно входить в одну или несколько политик, которые в совокупности образуют его персональные настройки доступа.

Политики доступа включают общие и специальные разрешения.


Разрешения в политиках доступа

На закладке Общие разрешения приведены разрезы доступа, на которые либо назначаются, либо не назначаются права. Каждому пользователю можно указать уровень доступа: Чтение, Редактирование, Регистрация.

Разрешения одного разреза доступа можно скопировать другому. Для этого в контекстном меню списка разрезов предусмотрена команда Скопировать другим. В открывшемся окне достаточно выбрать разрез, куда копировать.

Поскольку уровень доступа Регистрация актуален только для видов документов, то при копировании разрешений он заменяется Редактированием.


Копирование разрешений разреза доступа

Для более тонкой настройки прав предназначены Специальные разрешения. За их включение/отключение отвечает настройка Использовать специальные разрешения в политиках доступа (Настройка и администрирование – Настройка программы – Права доступа).

Специальные разрешения необходимы, например, для следующих сценариев:


Специальные разрешения в политиках доступа

Разрешения одного предмета доступа можно скопировать другому. Для этого в контекстном меню списка предметов предусмотрена команда Скопировать другим. В открывшемся окне достаточно выбрать предмет, куда копировать.


Копирование специальных разрешений предмета доступа

Как работают политики доступа

При расчете прав политики доступа применяются следующим образом:

Шаг 1. Если для пользователя (его рабочей группы, подразделения) есть специальные разрешения, то действуют они. Если специальных разрешений нет, действуют общие разрешения.

Шаг 2. Общие разрешения работают следующим образом: доступ к объекту (виду документа, мероприятия и т д.) дается пользователю (его рабочей группе, подразделению), у которого есть доступ ко всем разрезам доступа объекта: организации, грифу, вопросу деятельности и т д.

Шаг 3. Специальные разрешения работают следующим образом:

Права по объектам

Из карточек пользователей, рабочих групп, подразделений, видов документов, видов мероприятий, организаций и т.д. можно посмотреть их настройки прав.

По команде на панели действий карточки пользователя можно открыть список назначенных ему Групп и привилегий.


Группы и привилегии пользователя

Откроется список рабочих групп, в которые входит пользователь, и привилегий, которые ему назначены. Настройки доступны для редактирования пользователю с полными правами.

Чтобы быстро понять, каких прав не хватает пользователю для доступа к документу, то есть посмотреть общие и специальные разрешения, назначенные пользователю, нужно перейти по ссылке Все настройки доступа. Открывшийся отчет покажет все разрешения и все права, которые пользователю дают привилегии.

По команде на панели действий карточек рабочих групп и подразделений можно открыть список назначенных им Политик доступа.


Политики доступа рабочей группы

Откроется список привилегий и разрешений, которые назначены участникам рабочей группы и сотрудникам подразделений. Настройки доступны для редактирования пользователю с полными правами.

Для подробного анализа разрешений и исключительных разрешений по гиперссылке Все настройки доступа формируется отчет.

По команде Политики доступа на панели действий карточки каждого разреза доступа (организация, вид документа, вид мероприятия, гриф и т. д.) также можно открыть список назначенных этому разрезу политик.

Рабочие группы

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы Группы пользователей заменены на Рабочие группы.

Помимо пользователей, рабочих групп и ролей исполнителей, права можно назначить сразу всем сотрудникам подразделения. Это позволит настраивать доступ в соответствии с функциональной структурой предприятия, не дублируя при этом его структуру в рабочих группах (группах пользователей).

Если в информационной базе права назначены в соответствии с организационной структурой предприятия, их можно будет переделать, выбрав подразделения там, где раньше были дублирующие их группы пользователей.

Если в информационной базе права назначены в соответствии с функциональной структурой предприятия, Рабочие группы можно использовать для быстрого объединения пользователей по общим привилегиям. Например, включить в них уже существующие на предприятии рабочие группы: Бюджетный комитет, Комиссия по списанию и пр., или объединить всех руководителей подразделений и назначить им какие-то исключительные права.

Для подбора пользователя, подразделения, рабочей группы или роли теперь всегда используется адресная книга.


Карточка рабочей группы

При обновлении на версию 2.1 программа автоматически выделит устаревшие рабочие группы (группы пользователей), наименования и состав которых совпадает с наименованиями подразделений, и пометит их Недействительными. Это связано с тем, что теперь права можно назначить подразделениям и дублирование организационной структуры предприятия в рабочих группах не имеет смысла.

Пометка Недействительна не меняет прав пользователей, входящих в рабочую группу, но запрещает менять их состав и скрывает группу в списках и адресной книге. Если администратор считает, что эта рабочая группа все же нужна, пометку можно снять и пользоваться ей, как раньше.

Недействительные рабочие группы, задействованные в документах, автоматически не заменяются на подразделения. На закладке Рабочие группы карточки документа они выделены серым цветом. При желании их можно заменить на подразделения стандартной обработкой Поиск и замена.

В списке Пользователи для администратора теперь не отображается иерархия групп, есть только колонка с подразделением и должностью.

В справочнике Структура предприятия теперь отображаются пользователи. Ответственный за НСИ может перемещать пользователей из подразделения в подразделение.

Рабочая группа документа

В новой версии программы если рабочая группа документа заполнена, то права рассчитываются только по ней без учета других настроек прав.

По умолчанию у участника рабочей группы есть доступ только на чтение документа. Чтобы назначить права на изменение, в карточке документа на закладке Рабочая группа необходимо установить флажок Изменение.


Рабочая группа документа

Можно ограничить добавление пользователей в рабочие группы документов. За это отвечает настройка Проверять соответствие рабочих групп общим настройкам доступа (Настройка и администрирование – Настройка программы – Права доступа).


Проверка соответствия рабочих групп общим настройкам доступа

Если настройка включена, то нельзя будет добавить в рабочую группу пользователя, у которого нет соответствующих разрешений в политиках доступа или в настройках папки документов.

Изменение архитектуры прав доступа

В новой версии программы для ускорения пересчета прав при изменении настроек и добавлении новых пользователей значительно переработан механизм прав доступа. В частности:

Поддержка и обслуживание

Отчет «Проверка целостности тома»

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы появился отчет, с помощью которого можно быстро найти пропавшие файлы в томах и автоматически проверять целостность данных в томе.

Отчет открывается по команде Проверить целостность на панели действий карточки тома.


Проверка целостности тома

В отчете выводится общее количество файлов в томе, доля целостных данных, доля отсутствующих данных и лишних файлов.

Прочие изменения

Исправление ошибок

В новой версии программы исправлены выявленные ошибки. Список ошибок можно посмотреть на сайте поддержки пользователей: http://downloads.v8.1c.ru/content//DocMngCorp/2_1_0_28/news.htm.

Порядок обновления с предыдущих версий

После обновления с версии 1.4.13

После обновления на 2.1 для начального заполнения списка Мои документы необходимо запустить обработку ЗаполнениеСпискаМоиДокументы.

Обратите внимание: при большом количестве документов обновление информационной базы на версию 2.1 может занять продолжительное время.