Глава 1

Работа с документами архива

1.1. Работа с запросами информации

В новой версии программы появилась возможность работать с запросами информации согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», принятых приказом Росархива № 77 от 31.07.2023.

Для создания нового запроса в разделе Документы необходимо выполнить команду Запросы информации. Он может быть как от физического лица, так и от контрагента.

На закладке Запрос указываются следующие данные:

■ Источник запроса: организация, контактное лицо;

■ Описание запроса;

■ Реквизиты;

■ Ответственный сотрудник.

На закладке Ответ указываются следующие данные:

■ Список документов, на основании которых подготовлен ответ;

■ Текст ответа. Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях» он должен содержать архивные шифры документов. Для их автоматического добавления предусмотрена кнопка . Такая же кнопка доступна в контекстном меню поля Текст ответа.

При добавлении дополнительных реквизитов в карточке запроса отображается закладка Дополнительно.

К запросу можно прикрепить файлы (например, файл самого запроса, файл ответа) по ссылке Файлы на командной панели.

В запросе предусмотрены печатные формы: Архивная справка и Архивная выписка. Их можно сохранить или присоединить к документу.

Файл ответа можно подписать ЭП, выгрузить вместе с подписью и отправить в ответ на запрос.

На основании запроса информации можно создать задачу. Для этого в меню Еще карточки запроса предусмотрена команда Создать задачу.

Для работы с запросами в программу добавлены отдельные роли Чтение запросов информации, Добавление и изменение запросов информации» (по умолчанию включено в полномочия Архивисты).

В разделе Документы предусмотрен отчет Запросы информации:

■ выводит количество запросов за период,

■ количество закрытых запросов,

■ в разрезе организации и ответственного,

■ с возможностью расшифровки до автора ("От кого") и до конкретного запроса.

1.2. Прием информации об отзыве принятых сдаточных описей

Новая версия 1С:Архива принимает информацию конфигурации-источника об отзыве сдаточных описей.

Важно

Возможность отозвать принятые описи доступна в 1С:Документообороте версий 3.0.16 и 2.1.35.  

При получении такого сообщения из конфигурации-источника в 1С:Архиве помечаются на удаление:

■ опись,

■ дела этой описи,

■ документы в этих делах.

В программе можно отсрочить фактическое удаление данных уничтоженных документов на любое количество дней.

Для этого в общих настройках необходимо установить флажок Отсроченное удаление данных уничтоженных документов и ввести период отсрочки. По умолчанию установлен период 14 дней. В течение указанного периода можно отменить соответствующую операцию.

Глава 2

Совместная работа

2.1. Простая электронная подпись в созданном вручную архивном документе

К документам, созданным в 1С:Архиве вручную, теперь можно добавить сведения о простой электронной подписи.  Для этого на командной панели карточки документа необходимо выполнить команду Добавить – Простую подпись.

В открывшемся окне можно вручную добавить сведения о подписи и прикрепить файл этой подписи.

 

При выборе файла усиленной подписи (p7s, sign, sgn, sig) она автоматически проверяется и заполняются сведения из ее сертификата.

Предусмотрены следующие обязательные сведения о подписи:

■ Для усиленной – Файл, ФИО сотрудника, подписавшего документ, Дата подписи.

■ Для простой – ФИО сотрудника, подписавшего документ, Дата подписи.

При добавлении сведений для документа с формой хранения На бумаге доступны поля:

■ ФИО сотрудника, подписавшего документ,

■ Должность,

■ Дата подписи.

Обязательными являются поля ФИО и Дата подписи.

Информация для технического специалиста

После добавления подписи и записи документа в программе выполняются следующие действия:

■ Формируется Контейнер, который содержит файлы оригиналов и электронных подписей (усиленных и простых).

■ Для электронных документов создается файл визуализации со штампами электронных подписей.

■ Сведения о подписи добавляются в файл описания метаданных Document.xml.

2.2. Изменение запущенных заданий автором

В новой версии программы у автора запущенного задания появилась возможность его изменить.

Для этого в настройках Задач предусмотрена настройка Изменять запущенные задания.

Если настройка включена, то Автор в карточке задачи может отрыть задание по гиперссылке и внести необходимые изменения.

2.3. Автоматическое выполнение задач при приемке документов поступления

В новой версии программы при приемке документов поступления (Сдаточных описей и Пакетов) программа предложит автоматически отметить запущенные по ним задачи выполненными.

Для повышения удобства работы с задачами доступны следующие нововведения:

■ После отметки документа поступления принятым в задачу записывается результат обработки документа.

■ По непринятому документу поступления теперь нельзя создавать произвольные задачи, пока он не будет обработан и принят.

■ Задачу нельзя выполнить, если предмет задачи (Сдаточная опись или Пакет) не принят.

Глава 3

Сканирование и штрихкодирование

3.1. Штрихкодирование

Штрихкодирование предназначено для того, чтобы максимально ускорить и упростить процесс поиска документов и дел.

Штрихкод можно присвоить следующим объектам:

■ документу (форма документа – Бумажная, у документа нет Источника, то есть создан в 1С:Архиве)

■ делу (только для поиска по штрихкоду)

При интеграции с источниками предусмотрена загрузка штрихкодов документов, если в источнике было включено их использование. В 1С:Архиве эти штрихкоды могут быть использованы для поиска документов.

Для настройки использования штрихкодов необходимо использовать окно Штрихкодирование в персональных настройках программы.

3.1.1. Настройка вставки штрихкода

Настройка работы с штрихкодами производится в персональных настройках программы - Штрихкодирование.

При изменении настроек область предпросмотра сразу показывает, как штрихкод будет вставлен в документ. Возможны два варианта:

■ с отображением цифр,

■ без отображения цифр.

Чтобы печатать цифры в нижней части штрихкода, необходимо установить флажок «Вставлять цифры в штрихкод». По умолчанию флажок снят и цифры печататься не будут.

Если снять флажок «Открывть настройки при печати», выбранные настройки будут использоваться в дальнейшем автоматически.

3.1.2. Сохранение штрихкода в файл

В 1С:Архиве в файлы автоматическая и ручная вставка штрихкода средствами системы невозможна. Для этого в группе команд Штрихкоды (меню Еще списков документов и дел и в их карточках) предусмотрена команда Сохранить штрихкод.

Команда открывает стандартное окно операционной системы для указания пути сохранения изображения штрихкода. Изображение сохраняется на локальный диск в формате PNG. Далее полученный файл с изображением можно использовать по своему усмотрению.

3.1.3. Добавление внешнего штрихкода

Может сложиться такая ситуация: в организацию поступил документ, на котором уже присутствует изображение штрихкода. Чтобы иметь возможность найти документ по этому штрихкоду, предусмотрена команда Добавить внешний штрихкод, которая располагается в группе Штрихкоды меню Еще списков и карточек документов и дел.

При выполнении этой команды открывается стандартное окно операционной системы, в котором необходимо ввести значение штрихкода. Это значение может быть введено как вручную, так и с помощью сканера штрихкодов.

После того как документу был присвоен внешний штрихкод, пользователь может начать поиск по этому штрихкоду.

Одному документу может быть добавлено неограниченное количество внешних штрихкодов.

Внешние штрихкоды используются только для поиска документов и дел и не участвуют в операциях печати и выгрузки изображения штрихкода на диск.

3.1.4. Поиск по штрихкоду

Поиск по штрихкоду возможен как в ручном, так и в автоматическом режиме.

Для поиска в ручном режиме необходимо использовать команду в списке документов и дел  или сочетание клавиш Ctrl + Shift + I. После этого откроется окно для ввода кода.

Если по коду найден документ или дело, то сразу откроется его карточка.

Если найдено несколько документов или дел, то откроется список всех найденных объектов.

Для автоматического поиска документа или дела по штрихкоду необходимо выполнить сканирование штрихкода сканером. Если по отсканированному штрихкоду будет найден документ или дело, то сразу откроется карточка.

3.1.5. Печать штрихкода на странице

В программе предусмотрена печать штрихкода на обычном листе с помощью обычного принтера. Для этого необходимо:

■ из карточки документа – выполнить команду «Печать штрихкода на странице», расположенную в меню Еще – Штрихкоды;

■ из списка документов – выполнить команду «Печать штрихкода на странице», расположенную в меню Еще – Штрихкоды.

■ из карточки дел – выполнить команду «Печать штрихкода на странице», расположенную в меню Еще – Штрихкоды;

■ из списка дел – выполнить команду «Печать штрихкода на странице», расположенную в меню Еще – Штрихкоды.

Перед печатью будет предложено выбрать положение штрихкода на странице и принтер, на котором необходимо выполнить печать страницы.

Для отображения окна выбора положения штрихкода на закладке Штрихкодирование в персональных настройках программы нужно включить следующие настройки:

■ Открывать настройки при печати – для выбора положения штрихкода на странице;

■ Положение на странице – для установки положения штрихкода по умолчанию.

3.1.6. Печать штрихкода на наклейке

В программе предусмотрена печать штрихкода на наклейке с помощью специального принтера. Для этого необходимо выполнить команду «Печать штрихкода на наклейке», расположенную в группе Штрихкоды меню Еще списков.

Перед печатью будет предложено выбрать принтер, на котором необходимо выполнить печать наклейки.

3.1.7. Подключение сканера штрихкодов

В программе поддерживается работа сканеров штрихкодов, которые соответствуют стандарту RS-232 (практически все современные сканеры). Для начала работы со сканером необходимо выполнить настройку – зайти в раздел Персональные настройки – Штрихкодирование и нажать кнопку Подключение сканера штрихкодов.

После этого необходимо выбрать одну из настроек сканера.

Если в системе не задано ни одной настройки, то необходимо ее создать. Для этого нужно заполнить следующие поля:

Имя порта, к которому подключен сканер штрихкодов, необходимо посмотреть в списке оборудования системы (Device Manager). В списке COM-портов будет указан порт, к которому подключен сканер. Подробную информацию о подключении сканера к компьютеру можно получить у производителя сканера.

3.2. Потоковое сканирование

Для обработки большого количества отсканированных документов в 1С:Архиве используется Потоковое сканирование.

Основное отличие потокового сканирования от обычной загрузки файлов со сканера – это использование автоматического распознавания штрихкодов, с помощью которых программа привязывает отсканированные файлы к определенным документам в программе.

3.2.1. Настройка сканера

Настройка сканера производится в персональный настройках программы – Сканирование

3.2.2. Потоковое сканирование

Интерфейс для потокового сканирования вызывается через Архив документов – Сервис – Потоковое сканирование

Доступны два варианта потокового сканирования:

■ Загрузить со сканера – при подключенном сканере, настройки можно посмотреть в Персональных настройках - Сканирование;

■ Загрузить из каталога – загрузить уже отсканированные файлы.

Интерфейс потокового сканирования с использованием сканера:

Интерфейс потокового сканирования из каталога:

В поле «Каталог» нужно выбрать папку, в которой лежат отсканированные файлы для распознавания и помещения в 1С:Архив.

Если на сервере установлен ImageMagick, то для более точного распознавания документов нужно поставить галочки «Использовать ImageMagic для преобразования в PDF».

Другие настройки обработки страницы:

■ В поле «Режиме разделения по документам» нужно указать, как часто будет встречаться штрихкод на ваших сканах.

■ В поле «Положение штрихкода» необходимо указать, в каком месте на листе будет находится штрихкод. Если невозможно наверняка определить расположение штрихкода, рекомендуется поставить значение «Не задано».

■ В поле «Распределение изображений по файлам» задается формат добавления сканов к документу в 1С:Архиве. Вы можете либо загружать все изображения (страницы) одним файлом, либо прикрепить несколько файлов, в каждом из которых будет только одно изображение (страница).

■ В поле «Шаг поиска штрихкодов» указывается частота поиска штрихкода на странице. Чем ниже значение, тем более точным будет поиск, но тем больше времени может занять загрузка. Значения задаются от 1 до 10.

■ После выполнения всех настроек следует нажать «Загрузить».

3.2.3. Форматы файлов для распознавания в них штрихкодов

● pdf если указано ИспользоватьImageMagickДляПреобразованияPDF

● картинки bmp, tif, tiff, jpg, jpeg, png, gif

3.2.4. Обработка результатов сканирования и распознавания

По результатам распознавания и поиска документов по распознанным штрихкодам формируется форма результата распознавания:

3.2.5. Успешно размещенные изображения

Указано время сканирования, документ, найденный по штрихкоду в файле, в который были добавлены изображения, количество добавленных файлов и страниц. Более детально по каждому документу можно просмотреть информацию двойным кликом по строке:

Файлы изображений доступны для предпромотра и могут быть открыты двойны щелчком мыши в отдельном окне.

В документ добавлены файлы:

Файл помещен в контейнер и обновлена информация в файле описания метаданных:

3.2.6. Изображения с нераспознанным штрихкодом

Отображается список всех нераспознанных изображений. Доступен предпросмотр и открытие файла в отдельном окне.

Отдельной строкой указывается причина, по которой не был распознан документ:

Для изображений с нераспозннным штрихкодом в 1С:Архиве предлагается загрузить файлы в документ вручную двумя способами:

■ выделить несколько файлов и загрузить их как один файл

■ загрузить файлы по одному как отдельные файлы

В обоих случаях при нажатии на способ добавления файлов в документ будет выведен список выбора документа для помещения изображений:

После выбора документа, файл удаляется из нераспознанных:

Файл добавлен в документ:

Добавленный файл присутствует в контейнере и информация о нем отображается в файле описания метаданных:

Глава 4

Прочее

■ Участниками процессов (Задач) теперь являются не Пользователи, а Сотрудники:

○ В Ролях исполнителей

○ В авторах, исполнителях, проверяющих в задачах

○ Выбор Исполнителей и проверяющих через адресную книгу – сотрудники/роли исполнителей.

■ Доработан и настроен RLS задач

■ Доработана форма Задачи мне

Глава 5

Исправленные ошибки

■