Этот документ является дополнением к документации по конфигурации «Архив» и содержит только описание отличий версии 1.0.7 от версии 1.0.6.
В новой версии программы появилась возможность вести учет дел в разрезе грифов доступа согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», принятых приказом Росархива № 77 от 31.07.2023.
Гриф указывается в соответствующем поле номенклатуры дел.
В списках Номенклатура дел и Дела предусмотрены быстрые отборы по грифам доступа.
В Сдаточной описи и Акте об уничтожении также предусмотрено поле Гриф доступа. При автоматическом заполнении предусмотрен отбор по грифу.
Грифы учитываются в документах архива, актах и описях при автоподборе, выборе дел вручную и при проверке заполнения.
В новой версии программы можно объединить несколько сдаточных описей и актов о выделении к уничтожению в один сводный документ.
Для этого в списках Сдаточные описи и Уничтожение дел необходимо выделить несколько документов и выполнить команду контекстного меню Создать сводный документ.
При выполнении команды откроется карточка нового документа, в котором:
■ отображаются все дела выбранных документов со ссылкой на документ-основание;
■ заполнены: организация, форма документов, подразделение (если у документов-оснований оно одинаковое), гриф доступа (если у документов-оснований он одинаковый).
В сводный документ можно поместить только документы одной организации и формы. Документы могут входить только в один сводный документ,
Документы, вошедшие в состав сводного, недоступны для редактирования.
В списках сводные документы отображаются следующим образом.
В карточке сводного документа отображается список документов-оснований. По ним предусмотрен отбор.
Добавить дела дополнительных документов-оснований в сводный документ можно по команде Еще – Добавить дела из описи.
Сводные описи обновлены согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», принятых приказом Росархива № 77 от 31.07.2023.
Внесены следующие изменения:
■ Добавлен реквизит Тип описи со значениями: Опись бумажных дел, Опись электронных документов.
■ Удален реквизит Форма документов.
■ Ссылка Дела хранения документов переименована в Единицы хранения документов.
● Для описи электронных документов единицами хранения являются электронные документы.
● Для описи бумажных дел единицами хранения являются дела.
■ Архивный шифр для электронных документов теперь формируется по схеме: № Фонда + № Описи + № документа по описи.
В новой версии программы можно закрыть сразу несколько дел.
Для этого в списке Дела (тома) необходимо выделить несколько дел и выполнить команду контекстного меню Закрыть дела.
Примечание
Команда доступна пользователям с ролями Архивист и Полные права
После выполнения команды программа покажет, сколько дел будет закрыто, и запросит подтверждение для продолжения операции. После подтверждения будут закрыты все выбранные дела.
При этом для этих дел:
■ Будет установлен признак Дело закрыто.
■ Автоматически рассчитаются значения реквизитов Количество листов (для бумажных дел), Дата начала, Дата окончания. Если в деле нет документов, даты начала и окончания устанавливаются на начало и конец года этого дела соответственно.
Печатная форма сдаточной описи обновлена в соответствии с Приказом Росархива от 31 июля 2023г. N 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
В опись бумажных дел добавлены следующие данные:
■ Информация о сотруднике, передавшем документ в архив;
■ Информация о сотруднике, принявшем документ в архиве. Если документ еще не принят архивом, отображается шаблон ФИО, подпись.
В опись электронных документов добавлены следующие данные:
■ Информация о сотруднике, передавшем документ в архив;
■ Информация о сотруднике, принявшем документ в архиве. Если документ еще не принят архивом, отображается шаблон ФИО, подпись.
■ Вид и заголовок электронного документа.
В новой версии программы отображается информация о том:
■ кто и когда передал документы (в составе описи или пакета);
■ кто и когда принял / не принял эти документы и по какой причине.
Эта информация теперь отображается и в программе-источнике. Например, в 1С:Документообороте информация отражена в документе Передача дел в архив.
Сотрудники, передавшие и принявшие документы, отображаются в печатной форме Сдаточной описи как в 1С:Документообороте, так и в 1С:Архиве.
Технические детали:
■ В 1С:Документообороте в качестве передавшего фиксируется текущий пользователь.
■ В Архив в метаданных Сводной описи или Пакета документов передаются данные по Сотруднику, который передал документ в Архив, и дату передачи.
■ В Архиве при приемке Сдаточной описи или Пакета документов в поле Принял устанавливается текущий сотрудник, принявший документ, и дата приемки.
■ Данные по сотруднику, принявшем в Архиве и дате приемки вместе с отчетом о приемке документа выгружается в 1С:Документооборот, где фиксируются в Передаче дел в Архив.
■ Сотрудники, передавшие и принявшие документы отображаются в печатной форме Сдаточной описи как в 1С:Документообороте, так и в 1С:Архиве:
Структура файлов обмена с источниками может меняться от версии к версии. Но ранее поддерживался только последний формат структуры, и обратной совместимости не было. Например, обмен между новой версией 1С:Архива и старой версией 1С:Документооборота (и наоборот) не работал.
В новой версии программы поддерживаются разные версии форматов файлов обмена. Благодаря этому 1С:Архив 1.0.7 теперь совместим с 1С:Документооборотом версий 3.0.14 и 3.0.13.
Обмен с 1С:Документооборотом 3.0.14 поддерживается по умолчанию, никакой дополнительной настройки не требуется.
Для обмена с 1С:Документооборотом 3.0.13 необходимо в 1С:Архиве под администратором зайти в Функции для технического специалиста – Константы – Версия формата для обмена с источниками и установить значение «http://v8.1c.ru/doc8/LTA/1.0.3».
Важно!
После обновления 1С:Документооборота на версию 3.0.14 необходимо очистить это значение.
В будущих версиях программы планируется передавать версии форматов автоматически, без участия пользователя.
Для 1С:Документооборота 2.1.34 и Библиотеки интеграции с 1С:Архивом 1.0.1 версионирование можно задействовать только доработав конфигурацию:
■ Для совместимости с версией Архива 1.0.6 – перенести объект метаданных XDTO-пакет АДХ_1_0_3 из 1С:Архива 1.0.6.
■ Для совместимости с версией Архива 1.0.7 – перенести объект метаданных XDTO-пакет АДХ_1_0_3 из 1С:Архива 1.0.7 или 1.0.6. В 1С:Архиве под администратором зайти в Функции для технического специалиста – Константы – Версия формата для обмена с источниками и установить значение «http://v8.1c.ru/doc8/LTA/1.0.3».
В новой версии программы обновлена структура объектов обмена между 1С:Архивом и 1С:Документообротом:
■ В загружаемом xml-файле метаданных документа, теперь фиксируются наименования ссылочных реквизитов Вид документа, Организация, Подразделение, Гриф доступа, а не только идентификаторы – DocumentTypeName, OrganizationName, DepartmentName, SecurityLevelName.
■ Загружается признак валидности ЭП (Результат последней проверки электронной подписи в соответствии с «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», принятых приказом Росархива № 77 от 31.07.2023) – Files.Signatures.IsValid.
■ Загружается хеш-сумма файлов ПЭП. В 1С:Архиве она используется для проверки неизменности файла – Files.Signatures.SESHashSum.
■ Для элементов справочника Номенклатура дел теперь допускается передача и табличной части Виды документов. Информация передается в списке DocumentTypes.
■ В файл описания сдаточной описи (HandOverList.StorageUnits) добавлены новые свойства передаваемых дел
● DossierNote – комментарий
○ DossierDateFrom, DossierDateTo – даты начала и окончания. Актуальны для сценария, когда передается дело без документов. В остальных случаях заполнение не обязательно, даты будут вычислены автоматически по документам.
Полное описание изменений структуры обмена опубликовано в документации к 1С:Архиву.
Появилась возможность передачи в 1С:Архив произвольных табличных частей документа.
В таблице допускается передача значений примитивных типов, а также ссылки на документы и элементы НСИ. Информация указывается в коллекции AdditionalTables. В элементах этой коллекции указываются:
■ TableName – имя таблицы (как она должна отображаться в интерфейсе, т.е. допускаются пробелы и пр.).
■ RowNumber – номер строки.
■ ColumnName – имя колонки (как она должна отображаться в интерфейсе).
■ Type – тип значения – см. перечисление Type в XDTO-пакете.
■ Value – значение.
При открытии карточки документа программа автоматически создает таблицы на форме. Каждая таблица помещается в сворачиваемую группу. По умолчанию группы отображаются в свернутом виде.
■ Оптимизировано открытие документа Передача дел:
■ Появилась возможность прикреплять файлы к сдаточным описям и актам уничтожения – ссылка Прикрепленные файлы на панели навигации.
■ В справочнике Виды документов вместо иерархии групп и элементов теперь используется иерархия элементов
■ Появилась возможность передачи в Архив ссылки на дело (том) в качестве дополнительного реквизита.
■ Обновление очереди задания документооборота:
○ Добавлены проверки актуальности задания для выполнения (если задание выполнено / удалено / выполняется другим обработчиком, блокировок не возникает).
○ Повышена отказоустойчивость при обработке заданий.
○ Добавлен фильтр для отображения невыполненных заданий в списке:
■ Обновление интерфейса работы с делами:
○ В карточке дела теперь отображается год номенклатуры дел.
○ В списке Дела (тома) появились новые колонки и отборы.
○ При выборе дела все накладываемые отборы стали наглядными, их можно посмотреть в настройках списка.
○ При автоподборе теперь отображаются года дел.
○ В окне подбора дел появились новые отборы, доступны множественный выбор, перетаскивание и удаление.
■ Возникала ошибка при нажатии на гиперссылку с пояснением к ЭП формата CMS.
■ Ошибка сортировки строк в таблице Прочие реквизиты контейнера по алфавиту.
■ При загрузке сдаточной описи не выполнялась стандартная проверка заполнения, которая срабатывает при интерактивной записи.
■ При заполнении дел при распределении по описям электронные дела попадали повторно.
■ Предупреждение о лимите в 9999 элементов сводной описи срабатывало для описей электронных документов.
■ Регламентное задание Обновление действия сотрудников завершалось с ошибкой при обработке сотрудника без ссылки на физлицо.
■ Неправильный отбор по дате при автоподборе дела из карточка пакета документов.
■ Если в сдаточной описи были одинаковые дела, опись можно было записать, но нельзя было провести.
■ Подразделение номенклатуры дел не передавалось при обмене НСИ.
■ После усовершенствования ЭП версия контейнера не становилась текущей.
■ Ошибки, возникшие при усовершенствовании ЭП фоновым заданием, не фиксировались в очереди заданий архива.
■ Если отключена Автовизуализация в настройках, создавалось задание на визуализацию для документов, созданных вручную.
■ Ошибки при работе с документом, созданным копированием: не очищался реквизит ФайлКонтейнера, ошибка при записи документа.
■ Ошибка при добавлении файлов с одинаковыми наименованиями в один документ.
■ После записи документа, созданного в 1С:Архиве вручную, была недоступна команда редактирования.
■ Конфликт при принудительном запуске фоновых заданий на создание визуализации из Сводной описи.
■ Дублирование электронной подписи в документе, создаваемом вручную.
■ Невозможно было записать документ, если в дополнительные реквизиты документа добавлено пустое значение.
■ При создании документа вручную не усовершенствовалась электронная подпись.
■ В контейнер ручного документа не попадали свойства состава документа (Количество листов, приложений).
■ При создании документа Уничтожение дел, его номер не передавался в Источник документов.