1С:Архив.
Новое в версии 1.0.12

• Введение
• Глава 1
• Работа с документами архива
  • 1.1. Гибридные дела
  • 1.2. Иерархия мест хранения
  • 1.3. Штрихкоды для мест хранения
  • 1.4. Выгрузка файлов документов в каталог на диске
  • 1.5. Настройка внешнего вида штампа электронной подписи
  • 1.6. Новые возможности работы с файлами
  • 1.7. Новые возможности сканирования
  • 1.8. Подключение сканеров штрихкодов
    • 1.8.1. Подключение нового сканера
    • 1.8.2. Описание параметров драйвера
    • 1.8.3. Проверка подключения сканера штрихкодов
  • 1.1. Задачи на основании «Выдачи дел и документов»
• Глава 2
• Настройка и администрирование
  • 2.1. История обмена
  • 2.1. Группы доступа физических лиц в обмене
  • 2.2. Повышение производительности работы программы
  • 2.3. Протоколирование работы с контейнером и файлами документа
• Прочее
• Исправленные ошибки

Введение

Этот документ является дополнением к документации по конфигурации «Архив» и содержит только описание отличий версии 1.0.12 от версии 1.0.11.

Глава 1

Работа с документами архива

1.1. Гибридные дела

В новой версии программы поддерживается работа с гибридными делами в соответствии с «Правилами организации хранения, комп­лектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Гибридное дело включает в себя документы, представленные на бумажном носителе и в электронной форме. Электронные документы и электронные копии документов составляют первый (отдельный) том гибридного дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома.

В карточке номенклатуры дел теперь можно выбрать форму документов – Гибридная.

При работе с гибридными томами рекомендация Росархива отображаются подсказками.

В справочнике Номенклатура дел теперь предусмотрен отбор по гибридным делам.

Создание томов в гибридном деле по умолчанию соответствует правилам Росархива:

• Первый (отдельный) том с номером 1 создается электронным.
• Последующие тома с порядковым номером – бумажными.

Номер тома и форму документов в гибридном деле можно изменить. В гибридное дело можно добавлять новые и существующие тома.

В случае, если измененный или новый том не соответствует рекомендациям Росархива, программа уведомит об этом.

Появилась возможность принимать гибридные дела в 1С:Архиве. Возможность поддерживается в 1С:Документообороте версии 3.0.18.

1.2. Иерархия мест хранения

В новой версии программы справочник Места хранения дел стал иерархическим.

Благодаря этому теперь путь к месту хранения отображается с учетом иерархии и состоит из двух частей:

• Территория / помещение – содержит путь до комнаты/кабинета;
• Места хранения – может содержать информацию о шкафах/стеллажах/полках/местах на полке и пр.

Количество уровней иерархии не ограничено.

При этом дела отображаются также с учетом иерархии – включают все подчиненные места хранения.

Информация о количестве дел / документов теперь отображается и в карточке территории / помещения.

1.3. Штрихкоды для мест хранения

Теперь можно добавлять штрихкоды на всю иерархию мест хранения: коробы с документами, стеллажи и т.д.

Их можно добавлять, сохранять в файл, печатать на наклейке или листе.

Также появилась возможность поиска мест хранения по распечатанному на листе/наклейке штрихкоду:

• с помощью оборудования (сканера штрихкодов) в списке Места хранения дел,
• вручную, введя цифры штрихкода в поле поиска.

1.4. Выгрузка файлов документов в каталог на диске

Появилась возможность выгружать файлы в каталог на диске из карточек следующих документов:

• Выдача дела и документов – актуально в случаях, когда выдаются скан-копии или электронные версии файлов документов.

• Запрос информации – на закладке Ответ, актуально в случае выдачи архивных копий отсканированных документов.

1.5. Настройка внешнего вида штампа электронной подписи

В новой версии программы можно настроить внешний вид штампа электронной подписи (КЭП, ПЭП, КЭП с МЧД) без программирования.

Для этого в настройках работы с файлами необходимо перейти по ссылке Настроить формат штампа.

В открывшемся окне можно настроить:

• изображение на штампе – Логотип организации,
• надпись,
• поля Сертификат, Владелец и прочие,
• шрифт и его размер,
• цвет, размер штампа,
• скругленные углы.

По ссылке Проверить можно посмотреть, как штамп выглядит в файле, выбрав уже подписанный документ.

1.6. Новые возможности работы с файлами

В новой версии программы появились следующие возможности работы с файлами:

• При вставке штампа ЭП в PDF (способ вставки – 1С:Предприятие) автоматически распознается размер и ориентация страницы файла. Благодаря этому улучшена работа с файлами нетиповых размеров и горизонтальной ориентации;
• Возможность объединять картинки нескольких штампов ЭП для вставки в PDF, не используя ImageMagick.

В новой версии программы если клиент и сервер работают на ОС Linux и на сервере установлен LibreOffice, доступны следующие возможности:

• Предпросмотр файлов DOC, DOCX, ODT;
• Формирование файлов визуализации со штампами ЭП в формате PDF  из файлов DOC, DOCX, ODT (на сервере).

В Настройках работы с файлами появилась соответствующая настройка. Ранее возможности были доступны только при работе на ОС Windows.

1.7. Новые возможности сканирования

В новой версии программы Настройки сканирования вынесены в меню раздела Настройка.

Для полноправного пользователя команда также доступна в разделе Настройки программы – Работа с файлами.

Компонента сканирования теперь работает и в Windows (32 и 64 бит), и в тонком клиенте ОС Linux.

Кроме того, ее работа теперь логируется – при возникновении проблемных ситуаций можно отправить ZIP-файл с необходимыми данными по ссылке Информация для технической поддержки.

1.8. Подключение сканеров штрихкодов

В новой версии программы можно использовать разные варианты сканеров штрихкодов и разные драйверы.

Сканирование штрихкодов работает в списках дел, документов, мест хранения или вынесенном на начальную страницу поле Поиск по штрихкоду.

Настройка подключаемого оборудования находится в разделе Настройка – Персональные настройки – Штрихкодирование – Подключение сканера штрихкодов.

По команде Подключение сканера штрихкодов открывается список уже настроенного оборудования. Здесь Администратор может добавить новое оборудование или изменить параметры подключения существующего.

Для каждого нового сканера создается новая настройка.

1.8.1. Подключение нового сканера

Для подключения нового сканера необходимо:

1. Проверить работоспособность устройства. При подключении сканера к компьютеру должен прозвучать мелодичный звук, а при нажатии на "курок" – подсветиться поле считывания.

2. Выбрать тип подключения, нажать Подключить новое и проверить, что все нужные поля заполнены:

• Устройство используется – должен быть установлен флажок;
• Тип оборудования – должно быть указано значение Сканеры штрихкода;
• Драйвер оборудования – выбрать из списка драйвер «1С:Сканеры штрихкода»;
• Рабочее место и Наименование – будут заполнены автоматически данными из системы;
• Серийный номер – вводить необязательно. Но для удобства учета оборудования в этом поле можно сохранить заводской номер устройства.

3. Сохранить запись нажатием на  и перейти к Параметрам подключения. Основные настройки заполнены значениями по умолчанию, которые в большинстве случаев обеспечивают работу сканера. Поэтому, в подавляющем большинстве случаев можно нажать кнопку Записать и закрыть и сканер будет работать.

Автонастройка упростит настройку оборудования.

1.8.2. Описание параметров драйвера

1.8.3. Проверка подключения сканера штрихкодов

Чтобы сканер и драйвер 1С:Сканеры штрихкода могли «узнать» друг друга и работать вместе, необходимо чтобы их настройки совпадали между собой.

Большинство современных сканеров штрихкодов подключаются к компьютеру по USB и могут функционировать в двух режимах: эмуляции клавиатуры или эмуляции серийного порта (его еще иногда называют COM).

В режиме клавиатуры сканер производит те же действия, как если бы мы набирали штрихкод на клавиатуре. В режиме COM-порта сканер посылает данные в драйвер напрямую. По умолчанию, большинство сканеров настроены как клавиатурное устройство с суффиксом ‘CR’ (символ возврата каретки или нажатие клавиши ENTER) – символ, который вставляет сканер в конце данных штрихкод, которые он передал. Именно эти настройки являются настройками по умолчанию в драйвере 1С:Сканеры штрихкода, поэтому, в большинстве случаев ничего дополнительно настраивать не придется.

Но есть несколько случаев, при которых настраивать драйвер 1С:Сканеры штрихкода и/или сам сканер все же придется:

• Модель сканера, стандартные настройки которой отличаются от общепринятых;
• Сканер, с измененными настройками не сброшенными к заводским;
• Сканирование маркированной продукции;
• Сканирование ШК содержащих кодированные данные (больничные листы, данные полисов и т.д.)

Чтобы проверить настройки сканера в драйвере 1С:Сканеры штрихкода необходимо нажать Тест подключения.

В Тесте подключения проверяется подключение оборудования по всем СОМ-портам, поэтому вы точно не пропустите свое устройство, если оно исправно. Отсканировав любой штрихкод, вы увидите его данные в окне Тест, а также от какого устройства они пришли: клавиатуры или COM.

Если никакого штрихкода под рукой нет, то в окне Тест расположен проверочный код со всеми возможными символами, которые могут встретиться в обычных товарных штрихкодах или в кодах маркированной продукции.

Если сканер настроен правильно, то при сканировании проверочного ШК с формы, кроме всего прочего вы увидите надпись Ваш сканер настроен правильно.

1.1. Задачи на основании «Выдачи дел и документов»

На основании документа Выдача дел и документов теперь можно создавать задачи. Для этого в меню Еще карточки документа предусмотрена команда Задачи.

Исполнителем таких задач может быть как конкретный сотрудник, так и Роль.

Возможность удобно использовать для согласования выдачи дел и документов.

Глава 2

Настройка и администрирование

2.1. История обмена

События обмена теперь фиксируются в отдельной таблице Архив документов – Сервис – История обмена с источниками.

Фиксируются: информация, предупреждения, ошибки, возникающие в процессе обмена.

Также историю обмена удобно просмотреть из карточки конкретного объекта: Сдаточной описи, Пакета документов, Документа, Дела. Для этого в меню Еще предусмотрена команда История обмена.

В истории не только фиксируется информация о том, в каком файле был загружен объект, но и есть возможность тут же открыть этот файл.

Для удобства анализа при отправке отчета о загрузке описи или пакета список ошибок передается не единым текстом, а отдельными строками, каждая из которых соответствует событию истории.

Примечание

В следующих версиях «Библиотеки интеграции с 1С:Архивом» эта информация будет записываться в историю обмена на стороне источника документов и отображаться в удобном формате.

2.1. Группы доступа физических лиц в обмене

В новой версии программы появилась возможность принимать из источников элементы справочника Группы доступа физических лиц и реквизит Группа доступа справочника Физические лица.

Примечание

«1С:Документооборот» и «Библиотеки интеграции с 1С:Архивом» поддержат выгрузку этих данных для «1С:Архива» в ближайших версиях.

2.2. Повышение производительности работы программы

Ранее опись или пакет всегда загружались в единой транзакции, что при больших объемах могло приводить к длительным блокировкам.

Для повышения производительности работы программы единая транзакция поделена на множество мелких, а опись / пакет записываются до полной загрузки всех документов.

В связи с этим доступны новые статусы обмена: Загрузка выполняется и Обнаружены ошибки загрузки.

При возникновении ошибок можно быстро перейти к их полному списку по соответствующей ссылке.

2.3. Протоколирование работы с контейнером и файлами документа

В новой версии программы протоколируется работа сотрудников с контейнером и файлами документа. Фиксируются следующие действия:

• Сохранение контейнера на диск командами Выгрузить файлы для предоставления в ФНС и Выгрузить все файлы при выгрузке файлов из дел, документов, запросов информации и передачи дел и документов.
• Сохранение контейнера на диск командой Сохранить как в карточке и списке файлов.
• Открытие (просмотр) контейнера из документа, карточки файла и списка файлов.
• Открытие (просмотр) файла, входящего в состав контейнера из документа.

Прочее

• Программа адаптирована для работы с платформой 8.3.27 без режима совместимости.
• «Библиотека стандартных подсистем» обновлена до версии 3.1.11.215.
• «Библиотека интернет-поддержки пользователей» обновлена до версии 2.8.3.5.
• «Библиотека электронных документов» обновлена до версии 1.9.15.21.

Исправленные ошибки

• Флаг "Потребовать установку пароля при входе" в карточке сотрудника сбрасывался после записи карточки.
• Для некоторых отчетов не были назначены категории для отображения в списке.
• Отчет "Запросы информации" мог отображать неверные цифры в некоторых сценариях.
• Ошибка при открытии отчета "Участники групп пользователей".
• Уничтожение дел: при проведении отображался техногенный текст в случае возникновения ошибки обмена.
• Формы сдаточной описи и пакета документов: если после фиксации проверки возникала ошибка отправки отчета в источник, элементы формы перестраивались так, как если бы операция прошла успешно.
• Не было отбора по форме документов при выборе дела из карточки пакета документов.
• "Не заполнено количество листов" при загрузке бумажного документа: после доработки по умолчанию устанавливалось значение "1".
• Недостаточная информация о некоторых ошибках обмена в журнале регистрации.
• В файлах *.odt при создании визуализации штампы ЭП накладывались друг на друга.
• При записи рабочей группы не обновлялись данные адресной книги.
• Пустой текст предупреждения при добавлении или поиске по штрихкоду.
• При поиске по штрихкоду отсканированный код не отображался в поле ручного ввода.
• Ошибка при открытии формы выбора "Номенклатуры (Товары и услуги)".
• Некорректная вставка штампа в файл визуализации PDF - не учитывались размер и ориентация страницы.
• При нажатии на кнопку "Записать и закрыть" не закрывалась форма создания раздела и номенклатуры дел.
• В подчиненном месте хранения дел можно было указать другую организацию и другое подразделение.
• Информационная надпись о выдаче оригинала в деле и документе не содержала ссылки на документ "Выдача дел и документов".
• Ошибки при добавлении ЭП в документ вручную через контекстное меню.
• Слишком широкие колонки в табличной части документа "Выдача дел и документов".
• Всегда отображалась информация о создании предпросмотра файла, но на самом деле предпросмотр уже был сформирован.
• Ошибка "Значение не является значением объектного типа (ПолучитьРодителя)" при открытии некоторых отчетов.
• При поиске по штрихкоду очищалось поле ввода, даже если объект не был найден.
• Ошибка "InlineShapes.AddPicture" в некоторых случаях при создании визуализации из файла MS Word.