Этот документ является дополнением к документации по конфигурации «Архив» и содержит только описание отличий версии 1.0.11 от версии 1.0.10.
В новой версии программы проверку дел и документов можно запустить не только автоматически, но и вручную в любое время. Это удобно для проведения выборочных проверок определенных дел или документов.
Такая проверка доступна для электронных и бумажных дел и документов.
Проверка может быть как полной – по всем делам организации, так и выборочной – только по определенным.
Проверка создается в разделе Архив документов – Проверки дел и документов по команде Создать.
В открывшейся карточке необходимо заполнить следующие данные:
■ Номер проверки;
■ Организацию;
■ Форму документа: электронная или бумажная;
■ Период проверки;
■ При необходимости приложить дополнительные материалы по ссылке Файлы;
■ Найденные ошибки – выбор по классификации «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», принятых приказом Росархива № 77 от 31.07.2023). Например, «Требует реставрации», «Требует дезинфекции» и др.;
■ Комментарий;
■ Прочие данные проверки.
Для автоматической проверки электронных дел и документов в карточке проверки необходимо установить флаг Выполнить автоматическую проверку.
Доступна только полная проверка, выборочная недоступна.
Результаты будут заполнены автоматически. За это отвечает регламентное задание Проверка дел и документов.
До окончания проверки ее карточка будет недоступна для редактирования. После – в карточку вручную можно добавить сведения об ошибках.
Ответственные за проверку получат задачи для ознакомления с ее результатом.
Важно!
По одной организации можно создать только одну незавершенную автоматическую проверку электронных документов.
При запуске внеплановой проверки дата плановой – не меняется. Ее можно посмотреть в разделе Настройка – Настройка программы – Общие настройки.
Отменить автоматическое заполнение проверки документа можно, отключив флажок Выполнять автоматическую проверку.
По результатам проверок можно вывести печатные формы, подготовленные согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», принятых приказом Росархива № 77 от 31.07.2023).
Для этого в меню Печать карточки проверки достаточно выбрать необходимый акт:
■ Акт о технических ошибках в учетных документах,
■ Акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду и неучтенных,
■ Акт проверки наличия и состояния архивных документов.
Сформированные акты можно распечатать и/или сохранить, прикрепив к карточке проверки.
В списке и карточке проверок отображается их статус:
– проверка завершена.
– проверка
выполняется, ошибки не найдены.
– проверка выполняется, есть ошибки.
– проверка
завершена, есть ошибки.
В новой версии программы можно использовать дополнительные реквизиты для работы со Сдаточной описью и Уничтожением дел.
Для добавления / удаления дополнительных реквизитов в меню Еще карточки описи или акта предусмотрена команда Изменить состав дополнительных реквизитов.
Добавленные дополнительные реквизиты отображаются на закладке Дополнительно.
Для быстрого создания документа Выдача дел и документов в новую версию программы добавлены следующие команды:
■ Команда Выдача дел и документов в меню Создать на основании списка дел. При ее выполнении открывается карточка новой выдачи с добавленными делами, заполненными реквизитами Организация и Форма документов. Доступно множественное выделение и добавление дел.
■ Команда Выдать документы в меню Еще и контекстное меню списка документов. При ее выполнении открывается карточка новой выдачи с добавленными документами, заполненными реквизитами Организация и Форма документов.
■ Команда Создать – Выдача дел и документов на закладке Журнал передачи карточек дел и документов.
В новой версии программы доступны новые варианты отчетов:
■ Дела и документы, находящиеся у сотрудников,
■ Дела и документы, не возвращенные в срок сотрудниками,
■ Сотрудники, часто задерживающие дела и документы,
■ Дела и документы, находящиеся у контрагентов,
■ Дела и документы, не возвращенные в срок контрагентами,
■ Контрагенты, часто задерживающие дела и документы.
Отчеты доступны в разделе Архив документов – Отчеты, а также на закладке Журнал передачи – Отчеты карточек дел и документов архива.
Для удобной работы с кадровыми документами в справочник документов добавлен реквизит Физическое лицо.
Он заполняется автоматически значением из Прочих реквизитов (коллекция OtherProperties файла метаданных) при условиях:
■ Тип переданного значения – справочник физических лиц,
■ Идентификатор переданного свойства – «ФизическоеЛицо» или «Физическое лицо».
В этом случае реквизит будет отображаться так же в таблице Прочие реквизиты контейнера. Но технически значение будет храниться в «настоящем» реквизите документа, а не в табличной части Дополнительные реквизиты контейнера. Это упрощает работу с такими реквизитами, в частности, отбор.
Ранее по такому же принципу загружались значения реквизитов: Контрагент, Проект, Валюта, Сумма, СуммаНДС, Содержание, ДатаНачалаДействия, ДатаОкончанияДействия.
В список документов и дел добавлен быстрый отбор по физическому лицу. По умолчанию он скрыт, но можно включить по команде Еще – Изменить форму.
В новой версии программы обмен с источником можно настроить не только через общую сетевую папку, но и через FTP-ресурс.
Для этого в карточке источника в группе Транспорт обмена необходимо выбрать пункт Каталог на FTP-сервере и заполнить соответствующие ему данные – указать параметры каталога на сервере, через который выполняется обмен: Адрес, Пользователь, Пароль, Порт FTP.
Ранее настройка каталога располагалась в общих настройках программы и была одна для всех. Теперь можно настроить разные транспорты обмена.
При активном режиме соединение для передачи данных устанавливает сервер, при пассивном – клиент. Пассивный режим может быть полезен при наличии брандмауэра, так как он часто запрещает входящие соединения на случайные порты.
При первичной настройке программы каталог обмена теперь указывается на втором шаге Загрузка документов.
■ В новой версии программы команда Нет, обнаружены ошибки в карточке Сдаточной описи доступна рядовому пользователю до выполнения заданий визуализации и усовершенствования ЭП. Теперь, если выявлена какая-либо серьезная ошибка, он может отклонить опись, не дожидаясь выполнения этих заданий.
■ Теперь Полноправный пользователь может принять Сдаточную опись, если задания по ней завершились с ошибкой.
■ В списках «Сдаточная опись» и «Уничтожение дел» сортировка выполнялась по полям «Индекс» и «Наименование», в результате чего дело «Дело (том №10)» было расположено выше, чем «Дело (том №2)».
■ При нажатии на гиперссылку «Обработчики обновления» в форме «Дополнительные процедуры обработки данных» возникала ошибка «Поле не найдено».
■ Для вида контрагента «Физическое лицо» отображались реквизиты «Полное наименование» и «КПП».
■ Наименование дела формировалось некорректно, если из него был вручную удален текст с номером тома и/или части.
■ При загрузке для ЭП не заполнялась «Должность» из сертификата.
■ В карточке источника документов формат 1.0.10 отсутствовал в списке выбора в поле «Поддерживаемая версия формата обмена».
■ Если для источника был указан неизвестный формат, он не отображался в карточке.
■ Подсказка к каталогу обмена некорректно отображалась для Linux.
■ При подписании файла не отображался флаг «По доверенности», если подписание было инициировано при сохранении сформированной печатной формы.
■ При повторной загрузке для «Пакета документов» не снималась пометка удаления, если она была установлена ранее.
■ На командной панели формы «Уничтожение дел» не отображались команды для работы с прикрепленными файлами.
■ Помещение документов в дела при записи «Пакета документов» выполнялось для не принятого пакета.
■ Помещение документов в дела при записи «Пакета документов» не проверяло, что документ уже помещен в это дело. Это может приводить к ошибкам вида «Нельзя поместить документ в закрытое дело».
■ После уничтожения документа в 1С:Архиве, в БИА не меняелся его статус.
■ При приемке «Сдаточной описи» после вопроса о выполнении задачи возникала ошибка, если не были настроены роли исполнителей.
■ При добавлении файла к задаче по предмету возникала ошибка – работа с файлами в задачах удалена.
■ Неверное отображение времени ожидания в очереди заданий архива.
■ Ошибки в очереди заданий архива при фильтрах «Невыполненные» и «Только ошибки».
■ После создания выдачи дел из журнала передачи, открытого через командную панель дела или документа, созданный документ не появлялся в списке.
■ Не заполнялось сокращенное наименование типов связей при загрузке из источников.
■ Отсутствовал выбор типа значения при заполнении дополнительного реквизита контейнера («Прочие реквизиты контейнера»).
■ Форма электронной подписи в документе архива отображала дату приемки вместо даты последней проверки.
■ Названия колонок в списке «Выдача дел и документов» не отражали сути самих реквизитов.
■ На форме «Уничтожение дел» н отображается «Основание», которое выводится в печатную форму Акта.
■ При открытии обработки «Групповое изменение реквизитов» возникала ошибка.
■ При автоподборе роли исполнителя в задание не попадали объекты адресации.
■ При адресации задачи на роль с объектами адресации в созданной задаче не отображались объекты адресации.
■ В карточке «Выдача дел и документов» при изменении «Операции», «Получателя» и даты документа не пересчитывался срок возврата.
■ В «Выдача дел и документов» не менялась доступная печатная форма при изменении операции.
■ При добавлении/подборе документа или дела в «Выдаче дел и документов» не работал отбор по форме и организации.
■ Возникала ошибка после переименования файла с запрещенными символами в документе архива.
■ Если к документу было приложено два и более штампов ЭП, они накладывались друг на друга.
■ При формировании визуализации ЭП и вставке штампа возникала ошибка – неверное расположение, смещение относительно друг друга.
■ Ошибки вставки штампа с помощью новой версии ImageMagick-7.1.1.
■ В печатной форме «Сдаточной описи» отсутствовала строка с данными по «Фонду».
■ В документ архива вместо ПЭП можно было добавить УКЭП, и после открытия этой подписи открывалось хранилище сертификатов.
■ При печати сводной описи, которая не содержит дел, возникала ошибка «Печатная форма недоступна».
■ Ошибки в настройках сканирования при указании варианта преобразования в PDF.
■ Не появлялось предупреждающее сообщение при закрытии формы «Перенос документов дела», если перенос не был выполнен.
■ Карта-заместитель дела не заполнялась данными из журнала передачи (выдачи дел и документов).
■ В архивных печатных формах отображались подчеркивания под подписями ответственных и других сотрудников.
■ Печатная форма «Лист-заверитель» неактуальна для электронных дел.
■ Из описи электронных дел печаталась опись электронных документов.
■ В журнале передачи отсутствовал срок возврата.
■ В списке «Выдача дел и документов» не отображалась команда «Печать».
■ Нет возможности создать «Выдачу дел и документов» из командной панели «Документа» и «Дела».
■ При предпросмотре приложенного к документу архива файла «дергалась» форма.
■ При ручном проведении сдаточной описи не были видны созданные задания.
■ Очищалась информация о разрешении в настройках сканирования.
■ Ошибка при попытке создать документ со сканами при варианте объединения нескольких изображений в один файл и превышении максимально допустимого размера «Контейнера».
■ После установки отбора в форме «Перенос документов дела» не отображалась маркировка, показывающая, что отбор установлен.
■ Файлы *.xml не открывался для просмотра.
■ При перенаправлении задачи не отображалась кнопка выбора в поле, нельзя было ввести роль с объектами адресации.
■ Не проводилось позиционирование на вновь созданную задачу в списке «Задачи по предмету».
■ Реестр описей дел, сформированный из «Фонда» нельзя было прикрепить к «Фонду».
■ При смене формы документа сразу не исчезало сообщение «Задание на создание файлов визуализации находится в очереди».
■ Ошибки печатных форм «Сдаточной описи».