Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Возмещать необходимо (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами (ст. 168 ТК РФ).
Плательщики на УСН с объектом "доходы минус расходы" в числе прочего могут учесть следующие расходы на командировки сотрудников (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ):
- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные и полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Перечень расходов открытый. Поэтому можно учитывать иные расходы на командировки при условии, что они предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом, являются документально подтвержденными, экономически обоснованными и направлены на получение дохода (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ).
В связи с тем что расходы на командировки принимаются в порядке, предусмотренном для налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), для квалификации расходов упрощенец может руководствоваться разъяснениями для плательщиков налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Подробнее здесь.
Расходы на проезд
Согласно п. 12 Положения о командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) работнику необходимо возместить:
- расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.
Расходы по проезду включают:
- проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта соответственно, если они находятся за чертой населенного пункта;
- оформление проездных документов;
- услуги по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Ограничений по виду транспорта нет. Таким образом, упрощенец на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ может учесть расходы на проезд сотрудника:
- поездом, самолетом, автобусом;
- общественным транспортом (метро, автобус, трамвай) к станции, аэропорту (от станции, аэропорта), если они находятся за чертой населенного пункта. Можно ли учесть расходы на проезд общественным транспортом в командировке (см. здесь).
Кроме того, разрешается учесть расходы:
- на арендованный автомобиль в командировке (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742);
- на такси (письмо Минфина России от 25.03.2020 № 03-03-07/23568).
Расходы на проезд учитываются по УСН в размере фактических затрат в пределах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. См. подробнее "Расходы на проезд до места командировки и обратно", "Гарантии при направлении в командировку".
Расходы на проживание
При расчете налоговой базы по УСН можно учесть:
- расходы на проживание в гостинице;
- расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (например, интернет, химчистка);
- расходы на аренду квартиры (письмо Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803);
- расходы на услуги иностранной организации по онлайн-бронированию мест временного размещения и проживания (письмо ФНС России от 25.02.2021 № СД-4-3/2400@).
Расходы на проживание учитываются по УСН в размере фактических затрат в пределах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом.
Нельзя учитывать расходы:
- на обслуживание в барах и ресторанах;
- на обслуживание в номере;
- за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.
См. подробнее "Расходы на наем жилого помещения", "Суточные (полевое довольствие)", "Сборы, связанные с поездкой".
Может ли предприниматель учесть расходы на свою командировку, см. здесь.
Порядок учета расходов
Расходы на командировку сотрудника учитываются по УСН следующим образом (п. 2 ст. 346.17 НК РФ):
- на дату утверждения авансового отчета, если расходы оплачены за счет выданного сотруднику аванса;
- на дату погашения задолженности перед сотрудником, если расходы на командировку сотрудник оплачивал за свой счет и они ему возмещаются после утверждения авансового отчета.
Расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и направлены на получение дохода (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Про документальное подтверждение расходов читайте здесь.
Упрощенцы с объектом "доходы" никакие расходы при расчете налоговой базы по УСН учесть не могут (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).