Расходы на ремонт ОС (в том числе арендованных) можно учесть при УСН (объект "доходы минус расходы") на основании пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Перечень расходов на ремонт в НК РФ не оговаривается. В частности, это могут быть расходы на:
- оплату работ подрядчика;
- зарплату сотрудникам, производящим ремонт;
- услуги по составлению документации;
- иные расходы.
Необходимо отличать ремонт от реконструкции (модернизации) основного средства, ведь от этого зависит способ признания расходов. К примеру, затраты на модернизацию ОС учитываются с момента ввода ОС в эксплуатацию (в отличие от расходов на ремонт), см. пп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ.
Подробнее о том, какие работы являются ремонтными и чем они отличаются от модернизации (реконструкции), см. здесь.
Традиционно бремя содержания имущества несет его собственник, если иное не предусмотрено законом или договором (ст. 210 ГК РФ). Поэтому чаще всего ремонт основного средства осуществляет именно он. Соответственно, расходы учитывает тоже он.
Однако договором или законом обязанность ремонтировать ОС может быть закреплена за другими лицами, например, за арендаторами.
Согласно ГК РФ расходы на ремонт ОС, переданных в аренду, распределяются следующим образом:
- арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества (п. 1 ст. 616 ГК РФ);
- арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества (п. 2 ст. 616 ГК РФ).
При этом стороны договора вправе иначе распределить между собой обязанности по ремонту ОС.
Порядок учета расходов
Расходы на ремонт ОС (в том числе арендованных) признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными, направленными на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Если, к примеру, ремонт осуществляют собственные сотрудники, то расходы на оплату их труда признаются по мере выплаты зарплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
С 01.01.2025 упрощенцы с объектом "доходы минус расходы", которые освобождены от НДС или применяют пониженную ставку НДС 5 % (7 %) учитывают входной НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) в стоимости покупок. Налогоплательщики с объектом "доходы" в расходах сумму НДС учесть не могут. Упрощенцы со ставкой НДС 22 % (независимо от применяемого объекта налогообложения) вправе принять входной НДС к вычету (пп. 3, 8 п. 2 ст. 170, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).