Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организация может учесть расходы на содержание служебного транспорта (как собственного, так и арендованного).
Помимо расходов на ГСМ, которые являются основной частью расходов на содержание служебного транспорта, у организации возникают иные расходы, связанные с эксплуатацией авто.
Как правило, наряду с затратами на ГСМ к расходам на содержание относятся расходы на:
- технический осмотр;
- шиномонтаж;
- парковку;
- мойку, санитарную обработку и т. д.
Соответствующие расходы могут возникнуть как у собственника автомобиля, так и у его арендатора. Однако для арендатора ТС возможность их учета зависит от условий договора аренды. Так, если заключен договор транспортного средства с экипажем, то по общему правилу такие услуги должен оплачивать арендодатель. Исключение составляет случай, когда договор содержит специальное условие, возлагающее оплату таких расходов на арендатора. Если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа, оплата таких затрат возлагается на арендатора.
Признание иных расходов также зависит от того, как организация покупает такие услуги:
- через подотчетное лицо;
- путем заключения договора возмездного оказания услуг с автообслуживающей организацией.
Услуги покупаются через подотчетное лицо
Если организация выдает сотруднику деньги на оплату услуг по содержанию автомобиля, например, на прохождение ТО, то в локальном нормативном акте необходимо закрепить соответствующее правило. При этом в ЛНА также следует установить:
- список работников, которым будут выдаваться деньги на оплату;
- срок, на который такая сумма будет выдана;
- размер выдаваемой суммы или порядок ее расчета.
Потраченные суммы на содержание автомобиля работник должен отразить в авансовом отчете, который необходимо представить в течение установленного руководителем организации срока. Оформить авансовый отчет работник может по форме № АО-1 или иной самостоятельно разработанной организацией форме. (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Наряду с авансовым отчетом работник должен передать организации подлинники документов, подтверждающих приобретение услуг (в частности, чеки ККТ).
Признать такие расходы можно в текущем отчетном (налоговом) периоде на дату утверждения авансового отчета, независимо от факта оплаты (пп. 5 п. 7, п. 1 ст. 272 НК РФ). Однако НК РФ не запрещает налогоплательщику отнести эти расходы к прямым и учитывать по мере реализации товаров (работ, услуг), а не единовременно (п. 1 ст. 318 НК РФ).
Услуги покупаются в безналичном порядке
Организация может заключить договор с другой организацией, по которому ей предоставляются услуги по содержанию автомобиля (например, техническое обслуживание).
В этом случае расходы также признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся на дату подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг (пп. 3 п. 7, п. 1 ст. 272 НК РФ). Однако в учетной политике налогоплательщик может отнести такие расходы к прямым. Это означает, что учитывать их можно по мере реализации товаров (работ, услуг), а не единовременно (п. 1 ст. 318 НК РФ).
Следует отметить, что ремонт автомобиля (как собственного, так и арендованного) не относится к служебным расходам. НК РФ предусматривает, что такие затраты необходимо учитывать в особом порядке, установленном статьей 260 НК РФ как расходы на ремонт основных средств. Такой порядок применяется и в том случае, если автомобиль был арендован, а арендодатель не возмещает арендатору соответствующие расходы.