Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе командировочных расходов можно учесть суточные (полевое довольствие), выплачиваемое работнику.
Согласно ст. 168 ТК РФ суточные – это дополнительные расходы работника, понесенные в связи с проживанием вне места постоянного жительства. В свою очередь, обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с работой в полевых условиях (полевое довольствие), предусмотрена ст. 168.1 ТК РФ.
Строго говоря, полевое довольствие не является командировочным расходом, поскольку выплачивается работникам с определенным характером работы. Однако в связи с тем, что НК РФ отнес полевое довольствие к расходам, связанным с командировками, мы рассмотрим их в настоящем материале.
Законодательно размер суточных никак не ограничивается. Поэтому в составе расходов по налогу на прибыль суточные (полевое довольствие) учитываются в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст.ст. 168 - 168.1 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках).
Отметим, что ранее полевое довольствие выплачивалось работникам организаций, занимающихся определенным видом деятельности (например, геологоразведочной деятельностью). Но в настоящий момент полевое довольствие может выплачивать своим сотрудникам любая компания. Для этого ей надо установить в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте перечень должностей таких работников.
Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения его в командировке (п. 11 Положения о командировках). При выплате суточных организации не нужно требовать от сотрудника документов, подтверждающих фактические затраты на проживание в командировке (чеки, квитанции и т. д.). В этом случае достаточно подтвердить факт нахождения сотрудника в командировке (письма Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741, от 01.04.2010 № 03-03-06/1/206).
Кроме того, следует подтвердить факт передачи командированному работнику денежных средств в размере начисленных суточных (см. письмо Минфина России от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271).
Работодатель выплачивает работнику суточные и за те дни, когда он находился в пути, в т. ч. и за время остановки. При этом если работник направляется в однодневную командировку, суточные ему не положены (п. 11 Положение о командировках). Однако работодатель может предусмотреть в коллективном договоре и локальном нормативном акте выплату суточных при однодневных командировках.
О том, можно ли учесть в расходах суточные, выплаченные работнику за однодневную командировку, см. статью-рекомендацию.
Если работник отправляется в командировку за границу, суточные за время нахождения его в пути выплачиваются ему следующим образом (п.п. 17, 18 Положения о командировках):
- при проезде по территории РФ – в размере, который установлен для командировок по России;
- при проезде по территории иностранного государства – в размере, который установлен для командировок за границу.
При этом в день пересечения государственной границы при поездке в командировку суточные выплачиваются как за день нахождения за границей. При возврате из командировки в день пересечения границы суточные выплачиваются как за день нахождения на территории РФ.
День пересечения границы определяется по загранпаспорту работника. При этом работник должен приложить к авансовому отчету ксерокопии страниц с соответствующими отметками.
Признать в расходах суточные (полевое довольствие) организация может:
- при применении метода начисления: в отчетном (налоговом) периоде, к которому относится дата утверждения авансового отчета независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
- при применении кассового метода: после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Статьи-рекомендации: