Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ организация может учесть в командировочных расходах затраты на наем жилого помещения для работника.
При этом работодатель не обязан снимать для командированного работника только гостиничный номер, поэтому многие организации арендуют у граждан квартиры (в т. ч. и на длительный срок). Арендная плата в этом случае платится за весь срок договора (вне зависимости от того, жил сотрудник в квартире или нет).
Кроме того, договором аренды может быть предусмотрена оплата коммунальных платежей.
Возникает вопрос. В каком размере работодатель может учесть расходы на аренду квартиры для командированного работника?
Рекомендации для осторожных налогоплательщиков
Учитывать в командировочных расходах арендную плату и стоимость коммунальных услуг только за тот период, когда командированный сотрудник использовал квартиру.
Обоснование следующее.
Расходы на наем жилого помещения для командированного работника прямо предусмотрены пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Вместе с тем такие расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Хотя организация оплачивает содержание квартиры независимо от того, живут там сотрудники или нет, фактически жилые помещения используются только тогда, когда сотрудники приезжают в командировку.
Таким образом, обоснованными расходы на наём квартиры будут только в период проживания в ней командированного сотрудника.
Аналогичным образом следует относиться и к коммунальным платежам за арендованную квартиру.
Вывод: затраты организации на содержание арендованной квартиры для командированных работников признаются в расходах только за те периоды, когда сотрудник проживал в этой квартире.
(См. письма Минфина России от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802, от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@, от 16.04.2010 № 16-15/040653@).
Рекомендации для тех, кто готов отстаивать свою позицию
Учитывать в расходах арендную плату и коммунальные платежи в полном объеме, но не как командировочные расходы, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Обоснование следующее.
В служебную командировку работник направляется для выполнения определенного задания работодателя. Такое задание связано с деятельностью организации, направленной на получение дохода. При этом арендная плата за квартиру (даже с учетом периода, когда работник в ней не живет) может обойтись работодателю дешевле, чем номер в гостинице. Кроме того, коммунальные услуги в жилых помещениях оказываются постоянно, а не только тогда, когда в квартире кто-то живет.
Поскольку перечень расходов, связанных с производством и реализацией, открытый, а затраты на арендную плату и коммунальные платежи являются экономически оправданными, то учесть их организация может на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
(См. постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013).