Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе командировочных расходов учитываются затраты на наем жилого помещения для работника.
Находясь в командировке, работник может проживать как в гостинице, так и в квартире, арендованной работодателем у гражданина или юридического лица.
Как правило, командированные работники останавливаются в гостиницах.
Факт оплаты проживания в гостинице подтверждается выданными ею документами. Если работник направлялся в командировку за границу, учесть расходы на проживание сотрудника в гостинице работодатель может на основании квитанций или счетов, выставленных иностранной гостиницей (см. письмо Минфина России от 30.01.2012 № 03-03-06/1/37). Расходы по найму жилого помещения командированного за границу сотрудника нужно определять по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств (письма Минфина России от 17.07.2015 № 03-03-06/41128, от 10.07.2015 № 03-03-06/39749, от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347, от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193). При этом соответствующие документы должны быть построчно переведены на русский язык. Таково требование п. 9 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (письма Минфина России от 16.02.2009 № 03-03-05/23, от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47, от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ вместе с оплатой гостиницы организация может учесть в расходах оплату дополнительных услуг, предоставляемых командированному сотруднику вместе с проживанием в номере.
К таким услугам можно отнести:
- бронирование номера в отеле (письмо Минфина России от 10.03.2011 № 03-03-06/1/131);
- услуги химчистки (письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308);
- пользование утюгом или холодильником и проч.
При этом не учитываются расходы на (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
- обслуживание в барах и ресторанах;
- обслуживание в номере;
- пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, сауной, фитнес-клубом).
Финансовое ведомство в своих разъяснениях по этому вопросу указало, что перечень услуг, входящих в категорию "дополнительные услуги, оказываемые гостиницей", законодательством не определен. Однако организация может учесть соответствующие услуги только при условии их производственной направленности, документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом проверка обоснованности таких расходов возложена на налоговые органы (письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308).
Бывает так, что организации требуется отправлять сотрудников в командировку в один и тот же город. При этом для проживания арендуется квартира у частного лица или организации.
Для признания арендных платежей в расходах у организации должны быть:
- договор аренды в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ);
- акт приема-передачи жилого помещения арендованного помещения.
Информацию о порядке заключения договора аренды см. Справочник "Договоры: условия, формы, налоги".
Часто работодатели, отправляя работника в командировку, не снимают гостиничный номер, а арендуют квартиру у физического лица. Это позволяет значительно снизить расходы на проживание работника в командировке. Однако квартира снимается, как правило, на продолжительный срок и командированные работники не всегда будут в ней жить. О том в каком размере учитывать расходы на аренду в этом случае см. статью-рекомендацию.
Статьи-рекомендации: