Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы организации должны быть обоснованны и документально подтверждены. При этом документально подтвержденными считаются расходы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Однако при приобретении билета в электронной (бездокументарной) форме сам билет пассажиру не оформляется. В связи с чем работник, вернувшийся из командировки, не может представить билет для подтверждения своих расходов.
Возникает вопрос: какими документами можно подтвердить затраты на проезд к месту командировки и обратно, если работник приобрел электронный авиа- или железнодорожный билет?
Рекомендации
Подтверждать расходы на проезд документами, которые оформляются в процессе поездки работника.
Если работник летит в командировку самолетом
Документами, подтверждающими расходы на перелет, будут:
- маршрут-квитанция, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок;
- посадочный талон, полученный в т.ч. и при электронной регистрации.
Маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) являются документами строгой отчетности и применяются для расчетов с использованием (в том числе) платежных карт при покупке электронного авиабилета без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134).
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, может являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, соответствующая требованиям ст. 252 НК РФ и Закона № 63-ФЗ (письма Минфина России от 20.11.2025 № 03-03-06/1/112481, от 28.11.2024 № 03-03-06/1/119381).
Посадочный талон – документ, выдаваемый пассажиру при регистрации на рейс в аэропорту или в пункте регистрации за пределами аэропорта. Кроме того, пассажиру при электронной регистрации на сайте перевозчика может быть выслан электронный билет.
При регистрации работника в электронной форме он может:
- распечатать самостоятельно;
- получить на бумажном носителе в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;
- использовать при посадке электронный посадочный талон (если в аэропорту есть система с электронной базой досмотра, позволяющая сканировать штрихкод с электронного посадочного талона).
По мнению контролирующих органов, распечатанные маршрутная квитанция и электронный посадочный талон со статусами "использован" подтверждают факт потребления работником услуги воздушной перевозки. Реквизитом, подтверждающим такой факт, является штамп о досмотре. Таким образом, работнику, получившему посадочный талон в электронной форме, следует распечатать его и проставить штамп при прохождении таможенного контроля.
(См. письма Минфина России от 14.10.2024 № 03-03-05/99394, от 02.09.2024 № 03-03-07/82984, от 22.01.2024 № 03-03-06/1/4227, от 30.11.2023 № 03-03-06/1/115223, от 13.04.2021 № 03-03-07/27309, от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957, от 17.12.2018 № 03-03-07/91528).
Разъяснений, позволяющих работодателю подтвердить расходы работника на проезд только в электронной форме, на данный момент нет.
Если работник едет в командировку поездом
Документами, подтверждающими расходы на проезд в поезде, является контрольный купон и документы, напрямую или косвенно подтверждающие факт перевозки работника.
Контрольный купон также является документом строгой отчетности и должен содержать ряд обязательных реквизитов. Обязательные реквизиты предусмотрены п. 2 приложения к приказу Минтранса России от 21.08.2012 № 322. В частности, такими реквизитами являются дата и время заказа, номер поезда, железнодорожные станции отправления и назначения, дата и время отправления, дата и время прибытия.
При этом каких-либо документов, свидетельствующих об оплате электронного билета (например, выписки по банковской карте), для подтверждения указанных расходов не требуется. Однако организация должна подтвердить потребление услуги пассажирской перевозки на железнодорожном транспорте любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника (примеры таких документов контролирующие органы не приводят).
(См. письма Минфина России от 14.03.2023 № 03-03-07/21149, от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80056, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273, от 14.04.2014 № 03-03-07/16777, от 26.03.2014 № 02-07-10/13424, от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, от 14.01.2014 № 03-03-10/438, от 29.08.2013 № 03-03-07/35554, от 07.06.2013 № 03-03-07/21188, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, ФНС России от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897, от 12.10.2012 № АС-4-2/17308).