Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд.
Организация учитывает компенсацию затрат работника на проезд до места командировки и обратно к месту постоянной работы в составе командировочных расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Признать в расходах соответствующие начисления организация может:
- при применении метода начисления: в отчетном (налоговом) периоде, к которому относится дата утверждения авансового отчета, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
- при применении кассового метода: после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Подробнее о расходах на проезд командированного работника см. Справочник кадровика.
Порядок возмещения и размер расходов на проезд работника устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках). При этом закон не регулирует минимальную или максимальную сумму таких затрат. Не ограничивает сумму расходов на проезд и пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Таким образом, учесть расходы на проезд работника организация может в любом размере, который при этом не превышает максимума, установленного в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Кроме того, любые расходы для целей налогообложения должны быть подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Поэтому затраты на командировки для целей налогообложения прибыли можно обосновать любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими произведенные расходы (письмо Минфина России от 20.11.2023 N 03-03-06/1/110686).
До места командировки работник может добраться как на общественном, так и на личном транспорте.
Если сотрудник использует личный автомобиль, чтобы добраться до места командировки, такие расходы командировочными не являются. В данном случае расходы работника квалифицируются как компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и учитываются на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Напомним, что такие расходы возмещаются в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.
С 01.01.2024 действуют следующие нормы:
- для легковых автомобилей с объемом
двигателя:
- до 2000 куб. см включительно – 2400 руб. в месяц,
- свыше 2000 куб. см – 3000 руб. в месяц.
- для мотоциклов – 1200 руб. в месяц.
О порядке выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях см. Справочник кадровика.
Подробнее о том, как учесть расходы на содержание служебного транспорта и на выплату компенсации за использование личного автомобиля, см. здесь.
Однако большое количество вопросов вызывают случаи, когда работник едет в командировку транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом). Как правило, стоимость такого проезда определяется на основании проездных билетов. Однако стоимость самих билетов зависит не только от выбранного работником типа транспорта, но и от комфортности предоставленных ему мест (обычные или бизнес-класс). К тому же перевозчики могут предоставлять пассажирам дополнительные услуги (например, услуги VIP-залов), что, естественно, увеличивает стоимость билета.
О том, можно ли учесть в расходах стоимость услуг VIP-залов, см. статью-рекомендацию.
С развитием электронного документооборота у работника появилась возможность приобрести билеты на самолет или поезд в электронном виде (в бездокументарной форме). Соответственно, принять такой документ к учету организация не может.
О том, какими документами подтверждается стоимость проезда, если билет приобретен в электронной (бездокументарной) форме, см. статью-рекомендацию.
Как правило, при международных авиаперелетах маршрут-квитанции, посадочные талоны и прочие документы оформляются на английском языке, который имеет международное значение.
О том, нужен ли перевод, если проездные документы выписаны на иностранном языке, см. статью-рекомендацию.
О том, какими документами подтверждать стоимость проезда, если посадочный талон или контрольный купон были утеряны, см. статью-рекомендацию.
Заказать билет для своего сотрудника может сама компания. Однако чаще всего билеты на проезд к месту командировки и обратно заказывает сам работник. При этом оплата билета может производиться банковской картой такого работника.
О том, нужно ли предоставлять выписку со счета, если билет оплачен банковской картой, см. статью-рекомендацию.
Как правило, проезд командированного сотрудника оплачивается до населенного пункта, в котором расположено место командировки. Однако, прибыв в город, работник останавливается в гостинице или ином месте, предназначенном для его временного пребывания. Следовательно, добираться к месту, где он должен непосредственно исполнять свои обязанности, работник будет на общественном транспорте.
О том, можно ли учесть в расходах проезд работника, находящегося в командировке, от места временного жительства до места командировки на общественном транспорте, см. статью-рекомендацию.
На практике нередки случаи, когда работник, отправленный в командировку, решает остаться в этом населенном пункте для проведения отпуска. Таким образом, получается, что работодатель оплачивает не его возвращение из командировки, а дорогу из места отпуска к месту работы.
О том, можно ли учесть расходы на проезд, если работник остался в месте командировки для проведения отпуска, см. статью-рекомендацию.
Статьи-рекомендации: