Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При этом командировкой не признается служебная поездка сотрудника, постоянная работа которого осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Особенности направления работников в служебные командировки определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2025 № 501 (далее – Положение № 501).
О том, как направить работника в командировку, см. Справочник кадровика.
За работником, направленным в командировку сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Однако если работник отправится в командировку или вернется из нее в выходной день работодатель должен будет оплатить его в повышенном размере. Можно ли учесть соответствующие суммы в расходах см. статью-рекомендацию.
О том как рассчитать среднюю зарплату работника см. Справочник кадровика.
Кроме того работодатель должен возместить работнику связанные с командировкой расходы. Соответствующие расходы возмещаются в порядке и размерах, предусмотренных коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).
Затраты на оплату командировки сотрудника учитываются в составе прочих расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Признать в расходах соответствующие начисления организация может:
- при применении метода начисления: отчетном (налоговом) периоде, к которому относится дата утверждения авансового отчета независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
- при применении кассового метода: после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Состав командировочных расходов
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве командировочных расходов организация может учесть:
- оплату проезда работника к месту командировки и обратно;
- расходы по найму жилья, в том числе и расходы работника на оплату дополнительных услуг гостиниц. Исключение составляют расходы на бары и рестораны, на обслуживание в номере и расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;
- суточные (полевое довольствие);
- сервисные и иные сборы: оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта и иные аналогичные платежи и сборы;
- безотчетные суммы на возмещение дополнительных расходов работника в связи с командированием на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Размер выплаты определяется локальным нормативным актом работодателя, но в расходах можно учесть не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке. Это правило действует с 01.01.2022. Право на выплату таких сумм должно быть установлено актом президента РФ или актом правительства РФ (см. постановление Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915 "Об отдельных вопросах, связанных с командированием на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области").
Для целей возмещения работнику затрат на командировки и их учета при расчете налога на прибыль не имеет значения, были они оплачены наличными или в безналичном порядке, например, банковской картой. При этом оплата может быть произведена как корпоративной банковской картой, так и принадлежащей лично сотруднику.
Оправдательными документами (приложенными к авансовому отчету), подтверждающими оплату картой, могут выступать слипы, квитанции электронных терминалов (письма Минфина России от 21.05.2021 № 03-03-07/38967, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). Если сотрудник осуществлял оплату с использованием своей банковской карты, необходимы также документы, в которых указана фамилия работника как держателя карты (письмо Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106).
В ситуации, когда затраты оплачены банковской картой иного лица, дополнительно потребуется подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты. К примеру, можно представить расписку лица, в которой он подтверждает получение от работника денежных средств в качестве компенсации своих затрат (см. письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).