При увольнении работника ему выплачивается компенсация за неиспользованные дни отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). Рассчитывается она так же, как и отпускные и, по сути, является оплатой дней отпуска, которые работник из-за увольнения не отгуляет. Учесть ее можно в расходах на оплату труда на основании п. 8 ст. 255 НК РФ.
Когда организация создает резерв на оплату отпусков, она определяет предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв от ежемесячных расходов на оплату труда. За счет таких отчислений в расходах и учитываются отпускные. Для того чтобы рассчитать ежемесячный процент отчислений, налогоплательщику надо посчитать предполагаемую годовую сумму, которую он потратит на оплату всех отпусков своих работников и предполагаемый годовой размер расходов на оплату труда (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Таким образом, часть предполагаемых отпускных уволившегося в будущем работника также учитывается в расходах в составе ежемесячных отчислений в резерв.
Однако ст. 252 НК РФ запрещает учитывать дважды один и тот же вид расходов.
Возникает вопрос: можно ли сумму компенсации за неиспользованные отпуска, выплачиваемую работнику при увольнении (либо часть этой компенсации, соответствующую сумме, включенной ранее в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков), списать за счет этого резерва, чтобы избежать повторного их учета в расходах?
Рекомендации
Учитывать компенсацию за неиспользованный отпуск в полном объеме в расходах на оплату труда на основании п. 8 ст. 255 НК РФ, даже если в компании создан резерв на оплату отпусков.
Обусловлено это следующим.
Статья 324.1 НК РФ определяет, что за счет резерва на оплату отпусков могут быть списаны только суммы отпускных, начисленные работникам.
Компенсация за неиспользованный отпуск отпускными не является. Кроме того, в расходах она учитывается по отдельному основанию (п. 8 ст. 255 НК РФ). Следовательно, списать ее за счет резерва на оплату отпусков нельзя.
(См. письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29)
В свою очередь, налогоплательщик, сформировавший резерв на оплату отпусков, обязан проводить его ежегодную инвентаризацию. Остатки резерва (включая часть отпускных уволенного работника) будут либо включены в доходы, либо (если организация захочет снова создать резерв) перенесены на будущий год (п.п. 3-5 ст. 324.1 НК РФ).