В соответствии с п. 5 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся затраты на производство (приобретение):
- форменной одежды, которая выдается работникам в соответствии с требованиями законодательства в личное постоянное пользование работников (такая одежда выдается сотрудникам бесплатно или продается по пониженным ценам);
- форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации.
Расходы на форменную одежду для работника учитываются как оплата труда. Следовательно, на основании абз. 7 п. 1 ст. 318 НК РФ такие расходы являются прямыми. Однако при желании и наличии достаточных экономически обоснованных показателей организация может отнести эти затраты к косвенным расходам (письмо ФНС России от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2952@).
Следует отличать форменную одежду от специальной одежды, выдача которой предусмотрена ТК РФ в рамках охраны труда (ст. 212, ст. 221 ТК РФ).
Специальная одежда и иные средства индивидуальной защиты (СИЗ) выдаются отдельным категориям работников, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на работах в особых температурных условиях и т. д. Нормы выдачи специальной одежды и иных СИЗ установлены рядом нормативных актов, в частности, приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.
Подробнее о признании затрат на спецодежду и СИЗ в составе материальных расходов см. теоретическую статью Расходы на средства индивидуальной защиты (спецодежду, спецобувь и др.).
Четкого определения форменной одежды законодательство РФ не содержит. Разъяснения по этому вопросу дал Минфин России. Так, форменная одежда предназначена содержать и доводить до сведения потребителей наглядную информацию о принадлежности работника к конкретной организации. Следовательно, такая одежда должна соответствовать определенным критериям. Она выполняется в единой цветовой гамме и должна содержать символику фирмы: ее товарный знак или логотип. При этом логотип (товарный знак, иная символика) наносится непосредственно на одежду, а не на значок, галстук, косынку или жилет (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207).
Следует заметить, что товарный знак или логотип фирмы является средством, которое отделяет одну организацию от другой. При этом соответствующая символика может указывать на продукцию, производимую компанией, или оказываемые услуги, что указывает на рекламный характер.
Нормы ТК РФ не обязывают работодателя снабжать работников форменной одеждой. Однако некоторые нормативно-правовые акты указывают, что отдельным категориям работников форменная одежда необходима.
Такая одежда полагается, в частности:
- работникам железнодорожного транспорта, которые непосредственно участвуют в движении поездов и обслуживании пассажиров (ст. 29 Федерального закона от 10.01.2003 № 17-ФЗ "О железнодорожном транспорте в Российской Федерации");
- персоналу гостиниц (постановление Правительства России от 27.12.2024 № 1951);
- сотрудникам ведомственной охраны (ст. 6 Федерального закона от 14.04.1999 № 77-ФЗ "О ведомственной охране").
Отметим, что любой работодатель может самостоятельно решить вопрос о том, необходима ли его работникам форменная одежда или нет. Для этого ему необходимо предусмотреть в коллективном договоре и (или) локальном нормативном акте те категории работников, которым будет выдаваться форменная одежда. Также ему необходимо закрепить порядок и сроки обеспечения сотрудников такой одеждой, а также нормы ее выдачи.
Обязанность работодателя обеспечить работника форменной одеждой можно прописать в трудовом договоре с работником.
Подробнее о порядке предоставления специальной и форменной одежды сотрудникам см. статью Предоставление специальной или форменной одежды.
Организация может выдавать форменную одежду работнику бесплатно. В этом случае в расходы включается полная стоимость униформы. Если же форменная одежда продается сотруднику по пониженным ценам, то в расходах учитывается разница между расходами на ее приобретение и ценой, за которую она продана работнику. Это прямо следует из п. 5 ст. 255 НК РФ.
Также из этой нормы следует, что форменная одежда передается работникам в личное постоянное пользование. Заметим, что действующее законодательство не содержит определения такого понятия.
Однако из анализа п. 5 ст. 255 НК РФ можно сделать вывод, что передать униформу работнику можно:
- в собственность – путем продажи по пониженным ценам или передачи безвозмездно;
- во временное пользование – только безвозмездно.
О том, можно ли учесть в расходах на оплату труда расходы на приобретение (изготовление) форменной одежды, если она передана работнику во временное пользование, см. статью-рекомендацию.
Нередко работодатель устанавливает в локальном нормативном акте денежную сумму, предназначенную для самостоятельного приобретения работником форменной одежды. О том, можно ли учесть в расходах выплату данной суммы сотруднику, см. статью-рекомендацию.
Расходы на форменную одежду организация должна подтвердить документально. В частности, ей необходимо иметь следующие документы:
- коллективный договор или локальный нормативный акт (как правило, Положение о порядке обеспечения работников форменной одеждой), в которых зафиксирована обязанность по обеспечению работников форменной одеждой, порядок, сроки и нормы ее выдачи;
- договор со сторонней организацией на поставку или изготовление форменной одежды. В зависимости от характера отношений с такой организацией заключается либо договор поставки, либо договор подряда;
- первичные документы, свидетельствующие о принятии форменной одежды к учету. Формы первичных документов по учету форменной одежды организация может разработать самостоятельно, утвердив их в учетной политике, или воспользоваться унифицированными формами, утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а (например, приходный ордер по форме № М-4);
- документы, подтверждающие передачу форменной одежды работникам. Такими документами могут быть требование-накладная (форма № М-11), накладная (форма № М-15) или лимитно-заборная карта (форма № М-8). Для учета выдачи форменной одежды можно разработать личную карточку на каждого работника. Для этих целей можно использовать рекомендуемый образец личной карточки учета выдачи СИЗ (приведена в приложении № 2 к Правилам, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н);
- накладная на продажу и бухгалтерская справка-расчет – в том случае, если форменная одежда продается работникам по пониженной цене.
Статьи-рекомендации: