Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ организация может учесть расходы в виде среднего заработка, который сохраняется за работником на время отпуска, на который он имеет право в соответствии с законодательством.
В период ежегодного отпуска за работником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Правила его расчета закреплены в ст. 139 ТК РФ, а отдельные особенности исчисления утверждены постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. О том, как рассчитать среднюю заработную плату для оплаты отпуска, см. Справочник кадровика.
Виды отпусков
Ежегодный оплачиваемый отпуск бывает двух видов: основной и дополнительный. Информацию о том, как предоставить сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск, см. в Справочнике кадровика.
Обычная продолжительность основного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Однако отдельным категориям работников предоставляется удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). Например, удлиненный основной отпуск предоставляется работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ), педагогическим работникам (ст. 334 ТК РФ), гражданским служащим (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ), инвалидам (ч. 3 ст. 115 Трудового кодекса РФ). Оплату такого отпуска также можно учесть в расходах. В п. 7 ст. 255 НК РФ нет каких-либо ограничений на этот счет.
В случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, работникам предоставляется дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 1 ст. 116 ТК РФ). В частности, это:
- работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
- работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ);
- спортсмены, тренеры (ст. 348.10 ТК РФ);
- отдельные категории медицинских работников (ч. 3 ст. 350 ТК РФ).
В ч. 2 ст. 116 ТК РФ закреплено право работодателя самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для сотрудников. Для этого порядок и условия предоставления таких отпусков должны быть установлены коллективным договором или локальными нормативными актами. В частности, в них можно предусмотреть:
1) отдельные категории работников, которые будут иметь право на такой отпуск (например, при совмещении разных профессий);
2) случаи, при наступлении которых сотруднику будет предоставлен дополнительный оплачиваемый отпуск (например, рождение ребенка);
3) увеличенную продолжительность дополнительного отпуска для работников, которым такой отпуск предоставляется в соответствии с законодательством.
Однако вопрос возможности учесть расходы на дополнительный отпуск, устанавливаемый работодателем самостоятельно, вызывает споры (подробнее см. статью-рекомендацию).
Отметим также, что по заявлению работника часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. При этом, если отпуска переносятся или суммируются, денежной компенсацией можно заменить только часть отпуска свыше 28 календарных дней за каждый год (ст. 126 ТК РФ). Указанную компенсацию организация также может учесть в расходах на основании п. 8 ст. 255 НК РФ (см. письма Минфина России от 05.05.2016 № 03-03-06/1/25976, от 24.01.2014 № 03-03-07/2516, от 15.12.2010 № 03-03-06/2/212).
Признание сумм отпускных в расходах
Признать расходы на оплату отпускных организация, применяющая метод начисления, может двумя способами.
Во-первых, работодатель может признать расходы на оплату отпуска, как и любые расходы на оплату труда, в том отчетном периоде, в котором отпускные начислены (п. 1 ст. 272 НК РФ, п. 4 ст. 272 НК РФ). Однако есть особенности, когда отпуск приходится на два отчетных периода. В каком периоде признавать расходы на выплату отпускных в этом случае, см. статью-рекомендацию.
Во-вторых, оплату отпуска можно начислить за счет резерва на оплату отпусков. Создание такого резерва и порядок учета расходов установлены ст. 324.1 НК РФ.
Если организация применяет кассовый метод учета, отпускные признаются расходом в момент их фактической выплаты работнику (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Признать суммы среднего заработка, сохраняемого за работником на время отпуска, можно на основании следующих документов:
- Заявление работника о предоставлении ему отпуска.
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику, составленный по унифицированной форме № Т-6, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
- График отпусков, составленный по унифицированной форме № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-60, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
- Табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Статьи-рекомендации: