Кто кому оплачивает проезд к месту отпуска и обратно и учитывает это в расходах?
Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ работодатель может учесть расходы на оплату проезда сотрудников и их иждивенцев к месту отпуска на территории России и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Данные затраты учитываются в порядке, предусмотренном законодательством - для организаций, которые финансируются из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем – для остальных организаций.
ТК РФ предусмотрена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, оплачивать работникам и проживающим с ними членам семьи проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно в пределах России. Делать это должны за счет своих средств все организации, находящиеся в северных районах, один раз в два года.
Размер, условия и порядок оплаты проезда и провоза багажа устанавливаются:
- для работников федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений и проживающих с ними членов семьи (неработающим супругам и несовершеннолетним детям) - постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455.
- для лиц, работающих в государственных органах субъектов РФ, государственных учреждениях субъектов РФ, и членов их семьи – региональными нормативно-правовыми актами;
- для лиц, работающих в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, и членов их семьи - нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления;
- для работников других организаций и членов их семьи - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
Такой порядок установлен ст. 325 ТК РФ.
При этом как отмечено выше, п. 7 ст. 255 НК РФ позволяет учесть в расходах оплату проезда не только самого работника, но и лиц, находящихся у него на иждивении. В таком случае в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре необходимо указать, какие именно лица считаются находящимися на иждивении у сотрудника. Например, согласно п. 3 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников федеральной бюджетной сферы (утв. постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455) к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.
Кроме того, согласно п. 7 ст. 255 НК РФ в расходах учитывается оплата проезда к месту проведения отпуска на территории РФ. Зачастую же работники едут в отпуск за границу. О том, в каком размере можно учесть в расходах оплату проезда к месту отпуска и обратно, если работник следует за границу, см. статью-рекомендацию.
Вид транспорта значения не имеет
Обязанность оплатить расходы на проезд к месту отпуска и обратно не ставится ст. 325 ТК РФ в зависимость от того, каким видом транспорта едет работник. Следовательно, при налогообложении прибыли учитывается оплата проезда железнодорожным, воздушным, автомобильным и водным транспортом (исключением является только такси).
Если работник отправляется к месту отпуска личным транспортом, оплата ему производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем (ч. 3 ст. 325 ТК РФ). Например, это может быть стоимость билета в плацкартном вагоне до места отпуска и обратно на основании справки железнодорожной кассы. При этом производить оплату можно на основании кассовых чеков на бензин, датированных не ранее даты выезда и не позднее даты прибытия к месту назначения (письмо ФНС России от 12.09.2006 № ВЕ-6-16/918@ (вместе с письмом Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 № 1010-13, письмом ФНС России от 24.07.2006 № 16-0-07/001583)). При этом автомобиль может принадлежать не только работнику, но и третьему лицу (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03-03-06/1/245).
Когда сотрудник следует к месту проведения отпуска поездом в вагоне повышенной комфортности, в стоимость его билета включается также стоимость дополнительных сервисных услуг. К ним относятся наборы питания, предметы первой необходимости и гигиены (включая постельные принадлежности), печатная продукция и т.п. По мнению контролирующих органов, стоимость подобных услуг формирует стоимость железнодорожного билета. Следовательно, если работодатель примет решение возместить сотруднику стоимость такого билета (предусмотрев это в коллективном договоре или локальном акте по организации), то на такие расходы можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (письма Минфина России от 30.10.2014 № 03-03-10/55079 (доведено до сведения налоговых органов письмом ФНС России от 05.12.2014 № ГД-4-3/25188), от 28.08.2014 № 03-03-07/42948).
Документальное подтверждение расходов на оплату проезда к месту отпуска и обратно
Подтвердить расходы на оплату проезда работника и членов его семьи к месту отпуска и обратно можно следующими документами:
- Коллективный, трудовой договор или локальный нормативный акт, которыми устанавливается право работников на оплату проезда к месту отпуска и обратно, размер и порядок такой оплаты.
- Письменное заявление работника с просьбой оплатить ему проезд к месту отпуска и обратно. Это заявление составляется в свободной форме. В нем следует указать даты отпуска, место, в котором работник намерен провести отпуск, Ф.И.О. лиц, которые находятся у него на иждивении и отправятся вместе с ним в отпуск, вид транспорта, которым работник планирует воспользоваться.
- Копии документов, подтверждающих, что лица указанные в заявлении, находятся на иждивении работника. Такими документами могут быть: свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребенка, трудовая книжка мужа (жены) с записью об увольнении.
- Копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ (в случае, если работник едет за границу) (письмо Минфина России от 12.04.2010 № 03-03-06/2/72).
- Копии документов, которым подтверждается проезд работника и лиц, находящихся у него на иждивении к месту отпуска. О том, какими документами можно подтвердить проезд, если билеты приобретены в электронной форме, см. статью-рекомендацию;
- Приказ о возмещении работнику стоимости проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно. Такой приказ можно составить в свободной форме. В нем следует указать даты отпуска, место его проведения, перечень лиц, находящихся на иждивении у работника (в случае если они путешествовали вместе с сотрудником).
Заметим, что организация вправе предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре перечень документов, которые работник должен предоставить, чтобы получить соответствующую компенсацию (письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/2)
Статьи-рекомендации: