Трудовое законодательство обязывает работодателя возмещать сотруднику расходы, понесенные им во время командировки, в частности (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд к месту командировки и обратно;
- расходы по найму жилого помещения;
- другие расходы, осуществленные работником с разрешения работодателя.
НДС по таким расходам налогоплательщик вправе принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Для применения вычета по командировочным расходам необходимо выполнение следующих условий:
- расходы предназначены для использования в деятельности, облагаемой НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ). С 1 июля 2019 года вычет также возможен, если расходы понесены для оказания услуг (выполнения работ), местом реализации которых не признается РФ по ст. 148 НК РФ (кроме названных в ст. 149 НК РФ);
- расходы приняты к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Датой принятия командировочных расходов к учету является дата утверждения авансового отчета работника, поэтому принять к вычету НДС по командировочным расходам можно только после того, как сотрудник представит отчет о командировке;
- имеется правильно оформленный счет-фактура либо иной документ, подтверждающий уплату НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ). Под иным документом понимаются бланки строгой отчетности, в которых НДС выделен отдельной строкой (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
- расходы принимаются при исчислении налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Рассмотрим порядок применения вычета по отдельным видам командировочных расходов.
Расходы на проезд работников к месту командировки и обратно
Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Достаточно часто возникают ситуации, когда в самом билете сумма НДС не выделена, но у организации имеется соответствующий счет-фактура, который мог бы послужить основанием для вычета.
При покупке проездных документов в электронном виде следует учитывать, что маршрут-квитанция электронного авиабилета и купон электронного железнодорожного билета являются документами строгой отчетности (п. 2 приказов Минтранса России от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322).
По разъяснениям контролирующих органов, при приобретении авиабилетов в электронном виде к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, распечатанного на бумажном носителе, а при приобретении железнодорожных билетов в электронном виде - сумма НДС, выделенная отдельной строкой в контрольном купоне электронного проездного билета, распечатанного на бумажном носителе (см. письма Минфина России от 28.05.2018 № 03-07-07/36077, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594).
Если электронный авиабилет оформлен на иностранном языке, то для вычета НДС по нему реквизиты, необходимые для этого вычета, должны быть переведены на русский язык. При этом переводить на русский язык информацию в авиабилете, которая не относится к применению вычета по НДС, не нужно (см. письма Минфина России от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 10.04.2013 № 03-07-11/11867).
При покупке проездных документов возникают расходы по уплате сервисных сборов. Вычет НДС по сервисному сбору организации-перевозчика применяется аналогично вычету НДС по расходам на проезд, т.е. если сервисный сбор оформлен квитанцией на бланке строгой отчетности и сумма НДС в ней выделена отдельной строкой. Если сервисный сбор уплачен организации-посреднику при покупке проездных документов, то вычет НДС по таким сервисным сборам применяется на основании счета-фактуры, выданного данной организацией.
О том, можно ли принять к вычету НДС по сервисному сбору, если железнодорожный билет (авиабилет) куплен через терминал, см. здесь.
При железнодорожных перевозках, как правило, возникают расходы за пользование постельными принадлежностями. Если данные расходы не включены в стоимость проезда, то на них выдается отдельная квитанция (Квитанция за пользование постельным бельем в поездах по форме ВУ-9), которая также является бланком строгой отчетности (п. 1 Распоряжения ОАО РЖД от 29.09.2008 № 2047р). На основании данной квитанции НДС можно принять к вычету при условии, что сумма налога в ней выделена отдельной строкой.
Расходы на проживание
Расходы на проживание могут быть оплачены следующими способами:
- организацией, направляющей своего работника в командировку;
- самим работником непосредственно в месте проживания во время командировки.
В первом случае для применения вычета при соблюдении прочих условий достаточно получить от гостиницы правильно оформленный счет-фактуру. В этом случае НДС принимается к вычету на общих основаниях, установленных НК РФ (ст.ст. 171, 172 НК РФ, письмо Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/1/279).
Если работник самостоятельно оплачивает проживание в месте командировки, то продавец услуг по проживанию обязан выдать ему кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). Под иным документом установленной формы понимается бланк строгой отчетности (см. п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). При реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам сумма НДС включается в указанную цену (п. 6 ст. 168 НК РФ).
В составе расходов на проживание учитываются также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. К таким услугам могут относиться, например, бронирование номера, пользование телевизором, холодильником, сейфом, утюгом и прочие подобные услуги. Дополнительные услуги, как правило, включаются в счет, выставляемый гостиницей, и при условии принятия таких услуг в качестве расходов при расчете налога на прибыль, а также при соблюдении требований, предъявляемых к счету гостиницы, НДС по ним можно принять к вычету.
Исключение из этого списка составляют расходы на обслуживание в номере, в барах и ресторанах, а также расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейн, тренажерный зал, сауна) (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). К таким же расходам можно отнести расходы на химчистку, парикмахерские услуги, услуги spa-салонов, массаж. Данные расходы не принимаются при исчислении налога на прибыль, и, соответственно, вычет НДС по ним не применяется.
Прочие услуги
Нередко встречаются ситуации, когда работники пользуются услугами такси, чтобы добраться до аэропорта либо железнодорожного вокзала. В этом случае для подтверждения оказания и оплаты услуг такси работнику должен быть выдан кассовый чек, содержащие все обязательные реквизиты, установленные для данных документов (п. 82 правил, утв. постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 № 1586). Если в указанных документах НДС выделен отдельной строкой, то организация может принять его к вычету.
В аэропортах и на вокзалах возможны расходы, связанные с использованием VIP-зала. Кроме того, в командировках работникам могут оказываться услуги, непосредственно не связанные с целью командировки, например, экскурсионные услуги или другие услуги развлекательного характера. Вычет НДС по указанным расходам контролирующие органы ставят в зависимость от того, учитываются ли данные расходы при расчете налога на прибыль. Если расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль, то вычет НДС по ним также не применяется.
Подробнее о возможности налогового вычета по расходам, которые не учитываются при исчислении налога на прибыль, см. здесь.
Статьи-рекомендации: