Плательщики НДС обязаны вести книгу продаж, кроме случаев, когда (п. 3 ст. 169 НК РФ):
- осуществляют операции, освобожденные от НДС по ст. 149 НК РФ;
- организация (ИП) на УСН или ЕСХН освобождена от обязанностей плательщиков НДС.
Однако это освобождение не применяется при вывозе из России на территорию ЕАЭС товаров, указанных в ст. 149 НК РФ.
Налогоплательщики, осуществляющие как облагаемые, так и освобожденные от НДС операции и выставляющие счета-фактуры, также должны вести указанную книгу (п. 3 ст. 169 НК РФ).
Форма и правила ведения книги продаж утверждены приложением № 5 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137).
Согласно п. 1 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137 (далее – Правила ведения книги продаж), книга продаж ведется на бумажном носителе или в электронном виде.
Книга продаж предназначена для регистрации составленных и (или) выставленных счетов-фактур при возникновении обязанности по исчислению НДС, в том числе:
- при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав;
- при получении предоплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- при получении средств, увеличивающих налоговую базу;
- при выполнении СМР для собственного потребления, передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг) для собственных нужд;
- при исполнении обязанностей налоговых агентов;
- при осуществлении операций, налогоплательщиками, освобожденными от уплаты НДС по ст.ст. 145, 145.1 НК РФ.
Кроме счетов-фактур для исчисления НДС в книге продаж регистрируются:
- бланки строгой отчетности или суммарные данные документов строгой отчетности на основании описи, составленной по итогам продаж за календарный месяц, при реализации товаров (работ, услуг) непосредственно населению (абз. 2 п. 13 Правил ведения книги продаж);
- бухгалтерская справка-расчет суммы НДС, подлежащей восстановлению и уплате в бюджет за текущий календарный год по объектам недвижимости по ст. 171.1 НК РФ (абз. 3 п. 14 Правил ведения книги продаж);
- документы с указанием суммы НДС, которыми оформляется передача имущества, НМА, имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ, товариществ или паевых взносов в паевые фонды кооперативов, при восстановлении налога по пп. 1 п. 3 ст. 170 НК РФ (п. 14 Правил ведения книги продаж);
- первичный документ об уменьшении стоимости приобретенных (полученных) товаров (работ, услуг), имущественных прав при восстановлении в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 170 НК РФ, если такой документ получен покупателем раньше, чем корректировочный счет-фактура (п. 14 Правил ведения книги продаж);
- первичный учетный документ или документ, содержащий суммарные (сводные) данные по операциям за календарный месяц (квартал), если счет-фактура не выставляется по соглашению с контрагентом-неплательщиком НДС (п. 1 Правил ведения книги продаж);
- первичные учетные документы, подтверждающие совершение фактов хозяйственной жизни, или иные документы (в том числе бухгалтерскую справку-расчет), содержащие суммарные (сводные) данные по указанным операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала)- регистрирует комитент, если его товары реализует комиссионер от своего имени физлицам за наличный расчет в розничной торговле (см. письмо Минфина России от 17.03.2015 № 03-07-09/14183);
- документы (чеки), выданные гражданину иностранного государства для компенсации НДС (tax free) по ст. 169.1 НК РФ.
Счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, независимо от даты выставления продавцом или даты получения покупателями (абз. 2 п. 3 Правил ведения книги продаж). При этом счета-фактуры (в том числе корректировочные), составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подлежат единой регистрации (п. 2 Правил ведения книги продаж). Об особенностях регистрации электронных счетов-фактур см. статью "Регистрация электронных счетов-фактур продавцом" справочника "Обмен электронными документами".
После окончания налогового периода до 25-го числа следующего месяца книга продаж, составленная на бумажном носителе, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем (уполномоченным им лицом), прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. Дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе, подписываются руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем (уполномоченным им лицом), прикладываются к книге продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги продаж за указанный налоговый период, прошнуровываются.
Книга продаж, составленная в электронном виде за налоговый период, подписывается усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя при ее передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ (п. 22 Правил ведения книги продаж). В период хранения книги до ее направления в налоговый орган такая подпись не нужна (см. письмо ФНС России от 24.01.2019 № ЕД-4-15/1044).
Книга продаж составленная на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж).
Порядок заполнения книги продаж рассмотрен в следующих рубриках: