Работодателю не нужно исчислять и удерживать НДФЛ со стоимости проезда при переезде сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Однако если переезжает новый сотрудник, с которым трудовой договор пока не заключен, расходы на его проезд облагаются НДФЛ.
Объясняется это следующим.
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагаются законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность.
Если сотрудник переезжает в другую местность по договоренности с работодателем, последний должен возместить ему расходы на переезд и провоз имущества, а также на обустройство на новом месте (ч. 1 ст. 169 ТК РФ).
Контролирующие органы исходят из того, что эта норма применяется, только если на момент переезда в другую местность физическое лицо уже состояло в трудовых отношениях с тем же работодателем.
(См. письма Минфина России от 18.08.2021 № 03-01-10/66518, от 07.03.2019 № 03-04-05/15025, от 13.02.2018 № 03-04-06/8731, от 17.03.2017 № 03-04-06/15550, от 03.11.2016 № 03-04-06/64782, от 10.02.2016 № 03-03-06/3/6878).
Однако указанная норма не предусматривает аналогичных выплат новым сотрудникам, с которыми пока не заключены трудовые договоры. Следовательно, они не подпадают под действие п. 1 ст. 217 НК РФ и облагаются НДФЛ.
(См. письма Минфина России от 05.08.2014 № 03-04-06/38542, от 23.07.2009 № 03-03-05/138, от 14.07.2009 № 03-03-06/2/140).
Во избежание претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем облагать НДФЛ выплаты вновь принятому на работу сотруднику, с которым еще не заключен трудовой договор.