Работодателю следует исчислять и удерживать НДФЛ со стоимости проезда работников до места работы и обратно, только если сотрудники могут добраться общественным транспортом. Если такое транспортное сообщение отсутствует, исчислять НДФЛ не следует.
Объясняется это следующим.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ в налоговую базу включаются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Под доходом в натуральной форме понимается и оплата организацией работ или услуг в интересах работника, в данном случае – оплата проезда сотрудника (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Если работники могут самостоятельно добраться до места работы общественным транспортом, а работодатель по своей инициативе оплачивает (компенсирует) им расходы на проезд или же самостоятельно организует доставку сотрудников до работы, такой доход будет облагаться НДФЛ по общим правилам, поскольку в данном случае расходы производятся в интересах работников.
Суды также отмечают, что оплата проезда работников до работы и обратно, предусмотренная трудовым (коллективным) договором, не может рассматриваться как компенсация затрат работнику, связанная с исполнением им трудовых обязанностей, поэтому освобождение от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ к ней не применяется.
(См. письма Минфина России от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239, от 16.02.2021 № 03-03-06/1/10424, от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 30.04.2019 № 03-04-06/32414, от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093, от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 16.07.2015 № 03-11-06/1/40977, определения Верховного Суда РФ от 30.11.2015 № 8-КГ15-16, от 02.02.2015 № 3-КГ14-7, от 07.12.2015 № 8-КГ15-12).
Чтобы определить доход каждого сотрудника, облагаемый НДФЛ, контролирующие органы рекомендуют вести персонифицированный учет (см. письма Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128). Однако не всегда работодателю удается персонифицировать доход каждого работника. Как быть в такой ситуации, рассмотрено на примере аналогичной ситуации с предоставлением бесплатного питания работникам (см. статью-рекомендацию).
Если место нахождения организации удалено от маршрутов общественного транспорта и работники не могут добраться до места работы и обратно общественным транспортом, а работодатель оплачивает проезд работников, суммы такой оплаты не будут доходом работника, облагаемым НДФЛ. В данном случае расходы произведены в интересах работодателя (производственная необходимость).
(См. письма Минфина России от 22.12.2022 № 03-04-07/125960, от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 № А56-12834/2010).