Рекомендации для осторожных налоговых агентов
Стоимость бесплатного питания, предоставленного работникам, должна облагаться НДФЛ, даже если нельзя определить стоимость питания, потребленного каждым (т.е. персонифицировать доход).
Объясняется это следующим.
Полученное сотрудником бесплатное питание – это его доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Соответственно, работодатель в качестве налогового агента обязан исчислить налог исходя из рыночной стоимости питания (с учетом положений ст. 105.3 НК РФ), включая НДС и акцизы (п. 1 ст. 211 НК РФ).
Положения п. 1 ст. 230 НК РФ предписывают налоговому агенту вести учет доходов, выплаченных физическим лицам в налоговом периоде. Для этого организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету дохода, полученного физическим лицом.
Если невозможно персонифицировать доход (например, питание организовано по системе "шведский стол"), то доход каждого работника следует определять исходя из стоимости питания в расчете на одного человека. Для этого нужно общую сумму расходов на питание разделить на количество участников мероприятия.
(См. письма Минфина России от 17.05.2018 № 03-04-06/33350, от 06.05.2016 № 03-04-05/26361, УФНС по г. Москве от 02.03.2022 № 20-21/023902@).
Поскольку с выплат в натуральной форме налог удержать невозможно, начисленную сумму следует удерживать при выплате любых денежных средств работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Не позднее следующего дня после удержания налог следует перечислить в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Рекомендации для тех, кто готов отстаивать свою позицию
Если невозможно персонифицировать доход конкретного сотрудника при предоставлении бесплатного питания, то НДФЛ организация может не начислять.
Объясняется такой подход следующим.
Если организация выплачивает сотрудникам доход, облагаемый НДФЛ, то она в качестве налогового агента должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода) каждого сотрудника. Это необходимо делать, чтобы начислить НДФЛ с дохода конкретного сотрудника, ведь именно физические лица являются налогоплательщиками НДФЛ.
Однако если невозможно персонифицировать и оценить доход, полученный каждым сотрудником, то дохода, облагаемого НДФЛ, не возникает. Например, при организации шведских столов, фуршетов и пр. Соответственно, организация может не удерживать и не перечислять НДФЛ в бюджет в таком случае.
(См. письма Минфина России от 03.08.2018 № 03-04-06/55047, от 21.03.2016 № 03-04-05/15542, от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, п. 5 Обзора, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015, постановления ФАС Уральского округа от 20.08.2009 № Ф09-5950/09-С2, Дальневосточного округа от 15.06.2009 № Ф03-2484/2009).