Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ). Оплата работодателем таких расходов работника освобождается от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ. К расходам на наем жилого помещения относятся:
- затраты на бронирование и наем жилого помещения в командировке, за исключением бесплатно предоставленного жилья (п.п. 14 и 21 Положения о командировках);
- затраты на наем жилья в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения о командировках);
- затраты на наем жилого помещения в месте командировки в период временной нетрудоспособности работника, кроме стационарного лечения (п. 25 Положения о командировках);
- затраты на оплату коммунальных услуг в жилых помещениях, арендованных для проживания сотрудника (письмо Минфина России от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).
Однако на практике возникают вопросы об уплате НДФЛ с компенсации стоимости дополнительных услуг, оказанных в гостинице (см. статью-рекомендацию).
Порядок и размер возмещения расходов на наем жилого помещения устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках). ТК РФ не регулирует минимальную или максимальную сумму таких затрат, а НК РФ не устанавливает предельный необлагаемый размер таких выплат. Поэтому работодатель может не облагать НДФЛ ту сумму компенсации, которая указана в данных документах.
При этом работодатель может возмещать работнику сумму расходов, превышающую установленный в организации размер. О том, следует ли удерживать НДФЛ в данном случае, см. статью-рекомендацию.
Компенсация на наем жилого помещения не облагается НДФЛ при условии, что расходы фактически понесены и документально подтверждены (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Если работник пользовался услугами гостиницы, то расходы на проживание можно подтвердить кассовым чеком или документом, составленным на бланке строгой отчетности (далее – БСО), который может быть разработан самой гостиницей. К такому выводу пришел Минфин России в письмах от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556, от 29.10.2009 № 03-01-15/10-485, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400. Требования к БСО приведены здесь
Если работник направлялся в командировку за границу, учесть расходы на проживание сотрудника в гостинице работодатель может на основании квитанций или счетов, выставленных иностранной гостиницей (см. письмо Минфина России от 30.01.2012 № 03-03-06/1/37). При этом соответствующие документы должны быть построчно переведены на русский язык. Таково требование п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (письма Минфина России от 16.02.2009 № 03-03-05/23, от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47, от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
Если работник в период командировки проживал в арендованной квартире, то для освобождения от НДФЛ достаточно представить:
- договор аренды в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ);
- акт приема-передачи жилого арендованного помещения.
Информацию о порядке заключения договора аренды см. справочник "Договоры: условия, формы, налоги", о документальном подтверждении расходов см. здесь.
Если подтверждающие документы отсутствуют, то работодатель также может не удерживать НДФЛ с возмещаемых расходов, но в пределах не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2 500 рублей – при заграничных командировках (п. 1 ст. 217 НК РФ). Суммы компенсации расходов на наем помещения, превышающие указанный размер, должны облагаться НДФЛ (см. письма Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51, от 05.02.2008 № 03-04-06-01/30).
Статьи-рекомендации: