Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Подробнее о составе этих расходов см. Справочник кадровика.
От НДФЛ освобождены компенсационные выплаты, связанные с проездом командированного сотрудника (п. 1 ст. 217 НК РФ):
- расходы на проезд до места назначения и обратно, до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения или пересадок. Причем в п. 12 Положения о командировках отмечено, что работодатель оплачивает проезд транспортом общего пользования. Возникает вопрос, освобождается ли от НДФЛ компенсация расходов на такси (см. статью-рекомендацию), на аренду автомобиля (см. статью-рекомендацию), на использование личного автомобиля (см. статью-рекомендацию);
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы на провоз багажа.
Помимо перечисленных расходов работодатель может возмещать командированному сотруднику иные затраты, связанные с проездом, закрепив это в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Освобождение данных выплат от НДФЛ вызывает споры, так как они прямо не перечислены в п. 1 ст. 217 НК РФ. Наиболее распространено возмещение командированному сотруднику:
- взносов на страхование на транспорте (см. статью-рекомендацию);
- расходов на оплату VIP-зала (бизнес-зала) аэропорта или вокзала (см. статью-рекомендацию);
- расходов на парковку личного автомобиля сотрудника (см. статью-рекомендацию).
Порядок возмещения и размер расходов на проезд работника устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках). ТК РФ не регулирует минимальную или максимальную сумму таких затрат, а НК РФ не устанавливает предельный необлагаемый размер таких выплат. Поэтому работодатель может не облагать НДФЛ ту сумму компенсируемых работнику расходов, которая указана в данных документах. При этом работодатель может возмещать работнику сумму расходов, превышающую установленный в организации размер. О том, следует ли удерживать НДФЛ в данном случае, см. статью-рекомендацию.
Компенсация проезда сотрудникам не облагается НДФЛ при условии, что расходы фактически понесены и документально подтверждены (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Если сотрудник добирается общественным транспортом (самолетом, поездом, автобусом и пр.), то затраты как правило подтверждаются проездными документами (билетами) (п. 12 Положения о командировках).
Билеты могут оформляться не только в бумажной, но и в электронной (бездокументарной) форме. В таком случае поэтому возникают сложности с подтверждением таких расходов в целях освобождения от НДФЛ. Вопросы документального подтверждения в таком случае рассмотрены в справочнике "Налог на прибыль организаций":
- Как подтвердить расходы, если билет приобретен в электронной форме?
- Нужно ли переводить электронный билет на русский язык?
- Какие документы необходимы при утере посадочного талона или контрольного купона?
- Нужно ли требовать от командированного работника выписку с банковской карты, если с ее помощью он оплатил электронный билет?
При отсутствии документального подтверждения расходов на проезд работодателю придется удержать НДФЛ с выплат сотрудникам. Ведь в таком случае теряется их компенсационный характер (см. письмо Минфина России от 19.10.2016 № 03-03-06/1/60769).
На практике возможны случаи, когда работник уезжает в командировку раньше или возвращается из нее позже намеченного срока. Также возникают ситуации, когда работника направляют в командировку, отозвав из отпуска по служебной необходимости. В статьях-рекомендациях рассмотрен вопросы удержания НДФЛ с компенсации проезда сотрудника, который:
- провел в месте командировки выходные дни;
- провел в месте командировки отпуск;
- направлен в командировку из отпуска.
Статьи-рекомендации: