Внимание
Данная рекомендация не актуальна с 01.01.2024 в связи с тем, что с этой даты суточные при разъездной работе освобождены от НДФЛ в размере не более 700 руб. за каждый день работы (нахождения в пути) в РФ и не более 3500 руб. (до 01.01.2025 - 2500 руб.) за каждый день работы (нахождения в пути) за пределами РФ ( п. 1 ст. 217 НК РФ, см. подробнее).
Работа носит разъездной характер, если она связана с постоянными поездками, но при этом сотрудник может возвращаться к месту жительства каждый день. При разъездном характере работ работодатель возмещает расходы сотрудника, связанные со служебными поездками, в частности, выплачивает суточные (ст. 168.1 ТК РФ).
Размеры и порядок такого возмещения устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
По общему правилу при выплате дохода сотруднику работодатель должен уплатить НДФЛ в бюджет в качестве налогового агента (п. 2 ст. 226 НК РФ). Так, НДФЛ облагается зарплата сотрудника, которая включает в себя вознаграждение за труд и компенсационные, стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ).
Вместе с тем компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, освобождены от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ.
Неясно, являются ли суточные при разъездном характере работ частью зарплаты или компенсацией, освобожденной от НДФЛ, и распространяется ли на них ограничение, установленное п. 1 ст. 217 НК РФ для суточных при командировках (на территории РФ – 700 рублей, за пределами РФ – 2500 рублей).
Рекомендации
Суточные, выплачиваемые сотрудникам при разъездном характере работ, являются компенсационными выплатами, поэтому освобождаются от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ. Работодатель не должен удерживать и уплачивать налог с данных сумм.
Объясняется это следующим.
В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ законодательно установленные выплаты, имеющие компенсационный характер.
Компенсация – денежная выплата сотруднику, направленная на возмещение его расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Суточные возмещают расходы сотрудника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, поэтому освобождаются от НДФЛ как компенсации.
Такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором. Положение п. 1 ст. 217 НК РФ, ограничивающее необлагаемый НДФЛ размер суточных, распространяется только на командировки, но не применяется при выплате суточных при разъездном характере работ. Ведь служебные поездки при разъездном характере работы не являются командировками (ст. 166 ТК РФ).
(См. письма Минфина России от 20.05.2021 № 03-15-06/38668, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 24.02.2021 № 03-04-06/12696, от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364, от 25.07.2018 № 03-04-06/52242, от 07.09.2017 № 03-04-06/57602, от 19.06.2017 № 03-04-06/38080, от 14.04.2017 № 03-04-06/22286, постановление АС Московского округа от 15.04.2021 № Ф05-6145/2021).
Документального подтверждения расходов работников при этом не требуется. Но Минфин отмечает, что при установлении размеров суточных работникам с разъездным характером работы следует учитывать оценку соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам. Во избежание претензий со стороны контролирующих органов в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре должно быть указано, что работа сотрудника носит разъездной характер, а выплачиваемые суммы являются компенсацией. Не лишними будут иные документы, подтверждающие разъездной характер работ, например, для водителя это приказы, путевые листы, отчеты по рейсам и другие документы- (см. письмо ФНС России от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@).
При разъездном характере работ, помимо суточных, сотрудники могут получать надбавки (доплаты), а также компенсации за проезд.