Заработная плата может выплачиваться как в денежной, так и в безденежной форме (т.е. вместо денег предоставляются товары, работы, услуги или иное имущество). Натуральная форма оплаты труда допускается при письменном согласии сотрудника. Причем ее размер не должен превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ).
Когда НДФЛ с заработной платы в натуральной форме платит работодатель в качестве налогового агента
По общему правилу работодатель является налоговым агентом по НДФЛ при выплате сотруднику заработной платы, в том числе в натуральной форме, за исполнение им трудовых обязанностей в РФ. При этом не имеет значения, является сотрудник резидентом или нет (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 2 ст. 226 НК РФ).
Кроме того, с 01.01.2024 работодатель является налоговым агентом по НДФЛ при выплате дохода по трудовому договору дистанционному сотруднику, работающему за границей (подробнее см. в статье). До 2024 года при выплате физлицу заработной платы в натуральной форме за трудовую деятельность за пределами РФ (например, при работе в иностранном филиале российской организации), работодатель не являлся налоговым агентом по НДФЛ. В таком случае сотрудник-резидент платил НДФЛ самостоятельно, а доход сотрудника-нерезидента не облагался НДФЛ вообще (пп. 6 п. 3 ст. 208, пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Исчисление НДФЛ с заработной платы в натуральной форме
При выплате части заработной платы в натуральной форме НДФЛ начисляется на стоимость товаров (работ, услуг) или иного имущества, переданного сотруднику. При этом берется его рыночная стоимость, определенная по правилам ст. 105.3 НК РФ, с учетом НДС и акцизов (п. 1 ст. 211 НК РФ).
С 01.01.2025 налог с оплаты труда резидента исчисляется по ставкам 13 (15, 18, 20 и 22) процентов (см. рубрику "НДФЛ с заработной платы резидента"), а также большинства нерезидентов – по ставке 30 процентов (см. рубрику "НДФЛ с заработной платы нерезидента").
Удержание и уплата НДФЛ при выплате натуральной заработной платы
С выплат в натуральной форме налог удержать невозможно. Поэтому начисленную сумму следует удерживать при выплате физическому лицу любых денежных средств (п. 4 ст. 226 НК РФ). Какое-либо волеизъявление налогоплательщика (например, в виде заявления с согласием или разрешением на удержание налога) для этого не требуется (письмо Минфина России от 15.08.2019 № 03-04-06/62457).
Неденежная часть заработной платы должна составлять не более 20 процентов, поэтому работодатель, скорее всего, сможет удержать налог из оставшейся части месячного заработка, выплаченного в денежной форме. Однако следует учитывать ограничение: нельзя удержать более 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
О невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан письменно сообщить налоговому органу и налогоплательщику – физическому лицу (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 25 февраля года, следующего за тем, в котором возникла обязанность удержать налог (о невозможности удержать налог за 2025 год нужно сообщить до 25 февраля 2026 года). Причем удерживать НДФЛ следует вплоть до 31 января года, следующего за истекшим налоговым периодом. И только если нет возможности удержать налог до этой даты, следует сообщить налоговой и налогоплательщику (пп. "а" п. 22 статьи 2, п. 4 ст. 19 Закона № 259-ФЗ). Иными словами НДФЛ, исчисленный по доходам 2025 года, следует удерживать вплоть до 31 января 2026 года.
В таком случае обязанность уплатить НДФЛ снимается с работодателя и переходит к физическому лицу.
С 1 января 2024 года работодатели обязаны перечислять НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ):
- не позднее 28-го числа текущего месяца, если он удержан в период с 1-го по 22-е число текущего месяца;
- не позднее 5-го числа текущего месяца, если он удержан в период с 23-го по последнее число предыдущего месяца.
- не позднее последнего рабочего дня текущего года, если налог удержан в период с 23 по 31 декабря.
В 2023 порядок и срок уплаты НДФЛ следующие. Почти весь год (с 23 января по 22 декабря) действовало единое правило: если НДФЛ удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, то платить в бюджет нужно до 28-го числа текущего месяца. Например, если НДФЛ удержан 25 марта, то уплатить нужно не позднее 28 апреля. Исключений из этого правила два (период с 23 декабря по 22 января):
- если НДФЛ удержан с 1 по 22 января – заплатить нужно не позднее 28 января,
- если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.