Дата публикации 14.01.2026

Налоговый агент должен исчислить, удержать и уплатить НДФЛ с доходов, выплаченных физическому лицу (п. 2 ст. 226 НК РФ). Для правильного исчисления налога необходимо определить, является физическое лицо резидентом или нет, поскольку для них установлены разные налоговые ставки (для резидента – 13 (15, 18, 20 и 22) процентов, для нерезидента – 30 процентов).

НК РФ содержит следующие положения о порядке определения статуса физического лица. Налоговыми резидентами являются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Период нахождения физического лица в РФ не прерывается на выезды его за пределы территории РФ для лечения и обучения на срок менее 6 месяцев, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Однако НК РФ не установлен перечень документов, которые налоговый агент должен истребовать у физического лица для установления его налогового статуса.

Рекомендации

Документами, необходимыми для определения статуса физического лица, могут быть любые, которые подтверждают длительность его пребывания в РФ, например:

• копии паспорта с отметкой органов пограничного контроля о пересечении границы РФ. Однако паспорта с отметками пограничных служб иностранных государств не могут использоваться, поскольку они подтверждают нахождение физического лица на территории иностранного государства, а не в РФ;
• табель учета рабочего времени;
• справки с места работы, выданные на основании сведений из табелей учета рабочего времени;
• справки с места учебы;
• свидетельство о регистрации по месту временного пребывания. Однако одного этого документа не достаточно, так как он подтверждает не время пребывания лица на территории страны, а право лица на нахождение в стране (Федеральный закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ "О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства")(см. письма Минфина России от 23.05.2018 № 03-04-06/34676), ФНС России от 22.05.2018 № БС-4-11/9701@;
• вид на жительство. Этого документа не достаточно, так как он подтверждает не время пребывания на территории РФ, а право лица на постоянное проживание в РФ, а также на свободный въезд в РФ и выезд из РФ (см. письмо Минфина России от 24.06.2019 № 03-04-05/46120);
• квитанции о проживании в гостинице и пр.

Нотариальное заверение копий таких документов, а также нотариальное заверение их перевода на русский язык не требуется.

(См. письма ФНС России от 27.12.202 № ШЮ-4-17/16342@, от 30.09.2019 № БС-4-11/19925, от 12.11.2019 № БС-3-11/9731@, от 22.05.2018 № БС-4-11/9701@, Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94771, от 24.06.2019 № 03-04-05/46120, постановления ФАС Московского округа от 09.06.2011 № Ф05-4996/11, ФАС Центрального округа от 11.03.2010 № А54-3126/2009С4).

Также подтвердить статус можно сертификатом, полученным с помощью сервиса ФНС России "Подтверждение статуса налогового резидента Российской Федерации".