Излишнее удержание НДФЛ из дохода налогоплательщика может обнаружить как сам налогоплательщик, так и налоговый агент. Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ налоговый агент, обнаруживший излишнее удержание налога, обязан сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 дней со дня обнаружения. Уведомить физическое лицо можно в произвольной форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Независимо от того, кто обнаружил переплату (налоговый агент или налогоплательщик), для возврата налога необходимо письменное заявление налогоплательщика с указанием банковского счета для перечисления денежных средств. То, что взаимоотношения между налогоплательщиком и налоговым агентом прекратились до подачи такого заявления, на порядок возврата НДФЛ не влияет. То есть организация обязана вернуть налог сотруднику, который был уволен до подачи заявления о возврате (письма Минфина России от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430, от 02.07.2012 № 03-04-06/6-193). Однако НК РФ не предусматривает возврат излишне удержанного налога наследникам умершего сотрудника (письма Минфина России от 07.03.2013 № 03-04-06/7028, от 11.01.2013 № 03-02-07/1-2).
Налоговый агент обязан перечислить налог на счет налогоплательщика в банке в течение 3 месяцев со дня получения
от него заявления. Этот порядок возврата распространяется также на случаи, когда заявление о возврате налогоплательщик
подал по окончании налогового периода, за который необходимо произвести возврат НДФЛ (письмо ФНС России от 28.02.2024 № БС-4-11/2235@).
После получения заявления налоговый агент должен принять решение:
- о самостоятельном возврате налога за счет уменьшения предстоящих платежей как по доходам этого налогоплательщика, так и по доходам иных налогоплательщиков;
- об обращении в налоговый орган за возвратом налога, если суммы предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата налога в срок. Заявление о возврате следует подать в налоговый орган в течение 10 дней с момента получения заявления от налогоплательщика. Для обращения в налоговый орган повторного заявления от физического лица не требуется. Вместе с заявлением на возврат налоговый агент должен представить налоговому органу выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога - бухгалтерские справки, пояснения, расчетно-платежные ведомости с исправлением ошибки (письма ФНС России от 13.08.2014 № ПА-4-11/15988, Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Налоговый агент может перечислить излишне удержанный налог физическому лицу за счет собственных средств, не дожидаясь его возврата из бюджета. Если срок возврата нарушен, на сумму, подлежащую возврату, начисляются проценты за каждый день просрочки исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ.
Особый порядок возврата переплаты предусмотрен для случая, когда налог пересчитывается в связи с изменением статуса налогоплательщика: с нерезидента на резидента1. То есть сначала налог удерживается с нерезидента по ставке 30 процентов, а в связи с приобретением им статуса резидента он пересчитывается по ставке 13 (15, 18, 20 или 22) процентов. Подробнее см. статью-рекомендацию.
1 Резидентами являются физические лица, находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев (ст. 207 НК РФ).