Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Сроки удержания по видам выплат приведены в таблице.
Налог удерживается за счет любых денежных средств, выплаченных налогоплательщику или по его поручению третьим лицам. Однако есть ограничения: нельзя удержать более 50 процентов суммы выплаты.
Если удержать НДФЛ невозможно
Налоговому агенту не всегда удается удержать налог, например, при выплате дохода в натуральной форме или в виде материальной выгоды. Поэтому налоговому агенту следует удерживать налог с иных доходов в денежной форме, которые будут выплачены налогоплательщику до конца налогового периода (календарного года). Если до конца года таких выплат не будет и налоговый агент не сможет удержать НДФЛ, то обязанность уплатить налог с него снимается и переходит к физическому лицу (письма Минфина России от 18.11.2020 № 03-04-05/100250, от 20.01.2020 № 03-04-05/2663, от 10.12.2018 № 03-04-05/89331). Причем в следующем году налоговый агент не должен удерживать этот налог из доходов налогоплательщика.
О невозможности удержать НДФЛ в течение налогового периода (календарного года) налоговый агент обязан письменно сообщить налоговому органу и налогоплательщику – физическому лицу (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 25 февраля года, следующего за тем, в котором возникла обязанность удержать налог (о невозможности удержать налог за 2025 год нужно сообщить до 25 февраля 2026 года). Причем удерживать НДФЛ следует вплоть до 31 января года, следующего за истекшим налоговым периодом. И только если нет возможности удержать налог до этой даты, следует сообщить налоговой и налогоплательщику (пп. "а" п. 22 статьи 2, п. 4 ст. 19 Закона № 259-ФЗ).
Сообщение о невозможности удержать налог представляется в составе годового расчета 6-НДФЛ - справка из приложения № 1 к расчету (утв. приказом ФНС России от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1). Если налоговый агент не сообщил физическому лицу такую информацию, то налогоплательщик все равно должен до 1 декабря следующего (за истекшим налоговым периодом) года уплатить сумму неудержанного НДФЛ самостоятельно. Ведь такое сообщение носит информационный характер и не влияет на порядок налогообложения (письмо Минфина России от 24.03.2017 № 03-04-06/17225).
Причем налоговый агент обязан сообщить о невозможности удержать налог, даже если пропустил установленный срок (письмо ФНС России от 16.07.2012 № ЕД-4-3/11637).
Если налоговый агент не сообщил налоговому органу о невозможности удержать налог или сделал это с нарушением срока, он может быть привлечен к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ в виде штрафа в размере 200 рублей.